Vaklieden Volkshuisvesting Arnhem herwapenen zich
Afgelopen 2 januari was het D-day bij Volkshuisvesting Arnhem. De Arnhemse woningcorporatie, gevestigd aan de voet van de John Frostbrug, nam die dag een compleet vernieuwde ICT-omgeving in gebruik. Gelijktijdig met de introductie van een nieuw ERP-systeem werd ook de automatisering van de technische buitendienst vernieuwd. Een brug te ver? We vroegen het Berry Souwman, teamleider Uitvoering.
Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine [571 KB]
,,Het is veel in een keer’’, geeft Berry toe. ,,Maar een brug te ver zeker niet. Wij hadden het voordeel dat de vakmannen al gewend waren aan het werken met een handheld. Voor hen was de verandering dit keer iets minder groot. Voor andere afdelingen, waar men nog niet gewend was aan werken binnen een ERP systeem, duurt zo’n gewenningsperiode wat langer. Dit komt vooral omdat er nu op een andere manier wordt gewerkt. Maar goed, na een gezellig Nieuwjaarsontbijt is iedereen aan de slag gegaan. Dat was dus best even spannend. Daarna hebben we een paar erg drukke dagen gehad maar nu zijn de meeste opstart problemen wel verholpen’’, blikt Berry tevreden terug.
Zes jaar ervaring
Volkshuisvesting Arnhem heeft tien vakmannen in de eigen dienst. Hiervan werkt één vakman de helft ook op kantoor als planner. Waar veel woningcorporaties nog moeten beginnen met mobiele oplossingen voor vaklieden, hadden Berry en zijn mannen al ruime ervaring. ,,Klopt. Ruim zes jaar geleden zijn we al overgestapt van de papieren opdrachtbon naar een volledig digitaal systeem. De vakmannen liepen met zo’n grote handheld rond die ongeveer drie keer groter was dan de huidige. Maar het eerste jaar werd er voor de zekerheid ook nog een papieren bon meegegeven. Dat geeft al aan dat het moeilijk wennen was destijds. Sinds 1 januari zijn we overgestapt naar Connect-IT. Dit programma sluit beter aan bij Empire, het nieuwe primaire systeem dat eveneens op 1 januari in gebruik is genomen.
Opdrachten schuiven
Volgens Berry is het nieuwe systeem vooral voor de planners veel makkelijker. ,,Zij kunnen de planning goed op hun computerscherm overzien en opdrachten gemakkelijk heen en weer schuiven’’, legt hij uit. ,,Zo kan je eenvoudig de ideale route voor elke vakman plannen. Voor de vakmannen verandert er ook het een en ander. Zij moeten steeds meer registreren om het systeem van informatie te voorzien. Dit kan voor vooral de oudere vakmannen, die niet zijn opgegroeid met computers, soms lastig zijn. Gelukkig pakt iedereen het bij ons goed op’’. Op de vraag of het geautomatiseerde proces ook efficiencyvoordeel oplevert, antwoordt Berry: ,,We zijn efficiënter in de routeplanning maar ook vooral in het bestellen van verbruikte materialen. Wat een vakman nu gebruikt ligt gemiddeld morgen weer bij hem in de auto, zonder dat we zelf een groot voorraad magazijn hebben. Ook de kilometerregistratie wordt gelijk, volgens de normen van de belastingdienst, goed geregistreerd. Dit scheelt achteraf weer een hoop gepuzzel met de handgeschreven briefjes die de vakman eerder moest inleveren. Ook de kostenposten zoals uren en materiaal worden financieel gelijk op de juiste plek weggeschreven’’.
Ook voor de klant levert het voordeel, zegt Berry. ,,Jazeker. Als de administratie op orde is, en de planning duidelijk komen we elke afspraak na. Het komt vaker voor dat de klant niet thui is dan dat wij de afspraak missen. En als de vakman de meest voorkomende materialen in zijn bus heeft kan hij het probleemgelijk oplossen. Vervolgafspraken zijn dus minder nodig. En zo zijn we dus weer efficiënter’’.
Inzicht
Het nieuwe systeem biedt volgens Berry vooral veel inzicht. ,,Op dit moment kunnen wij op de minuut nauwkeurig zien wat de status van een opdracht is. Is de vakman aan het rijden of aan het klussen en is de klus geklaard of moet er nog iets gebeuren? Alles is te volgen op het digitale planbord. Dankzij de koppeling met het ERP-systeem is de status van een opdracht ook voor andere medewerkers inzichtelijk.
Minder mensen
Of minder processtappen, minder papier ook minder mensen betekent, antwoordt Berry resoluut: ,,Zo zou je het automatiseren kunnen gebruiken, maar zo doen wij dat niet! De tijd die vrijkomt door het efficiënter werken, benutten onze vakmannen bijvoorbeeld door ook op pad te gaan om onze woningen te controleren op slecht of niet onderhouden tuinen of verkeerd opgehangen schotels. En hoe meer we zelf kunnen uitvoeren hoe minder we hoeven uit te zetten bij derden, zoals aannemers en installateurs.
Mensen betrekken
Dat de medewerkers relatief snel met de nieuwe ICT-omgeving en mobiele oplossingen uit de voeten kunnen, komt volgens Berry ook doordat ze er vroegtijdig bij betrokken werden. Hij licht toe: ,,Wij hebben ervoor gekozen om veel zelf te doen en niet al het werk uit te besteden aan een ander. Hierdoor zit je zelf diep in het systeem en betrek je veel collega’s uit je directe omgeving, die later ook met dit systeem moeten gaan werken. Zo komt het nieuwe programma voor iedereen wat dichterbij en heeft vooraf een groot deel zijn of haar mening al kunnen geven. Hiermee voorkom je weerstand. Daarnaast hebben we voor alle betrokkenen een cursusdag georganiseerd om alle nieuwe werkzaamheden nog eens door te nemen. Hieruit zijn ook weer verbeterpunten gekomen die we gelijk hebben doorgevoerd. En wat ook erg belangrijk is, neem de tijd voor iedereen die vragen heeft op het moment dat hij of zij moet werken met het nieuwe systeem. Niet alles is voor iedereen vanzelfsprekend’’.
Bron: CorporatieGids Magazine editie februari 2012