• Home
• Nieuws

24ROSA: Sneller, efficiënter en klantgerichter dagelijks onderhoud door het digitaliseren van het NPO-proces

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 7 September 2023

Het niet-planmatig onderhoudsproces is een van de belangrijkste processen bij een woningcorporatie. Hoe richt je deze optimaal in waarbij je zorgt voor efficiënte bedrijfsvoering, tevreden huurders en data die onderhoud voorspellen? 24ROSA vertelt er op 14 september over tijdens CorporatiePlein en wij spraken vooraf alvast met directeur Camiel Prudon.

Wat staat centraal op jullie stand op CorporatiePlein 2023?
Het 24ROSA-systeem vereenvoudigt en optimaliseert het proces van dagelijks onderhoud en reparatieonderhoud door een naadloze integratie met beheerders- en corporatiesystemen. Ongeacht wat voor een systeem dat is. Medewerkers van klantencontactcentra werken binnen één centraal portaal. Dat werkt makkelijker, sneller, met veel minder kans op fouten en draagt bij aan de tevredenheid van huurders.

Klachtenafhandeling verloopt grotendeels automatisch via webformulieren of telefoontjes. De slimme tool herkent automatisch huurders en hun woningen, eerdere meldingen en corporatievoorwaarden. De klacht wordt beoordeeld en er wordt automatisch een afspraak in de agenda van de aannemer gemaakt. Het systeem genereert bevestigingen met ordernummers voor facturering. Bovendien levert het systeem waardevolle data voor gefundeerde besluitvorming over preventief onderhoud of het op- of afschalen van onderhoudscycli.

We maken gebruik van digitale tools, RPA (robotica) en automatische koppelingen (API) om handmatige handelingen te minimaliseren zonder de kernsystemen te vervangen. De 24ROSA-module geeft op een zeer laagdrempelige manier handvaten en tools aan eerstelijns medewerkers waarbij alle handelingen en genomen acties volledig geautomatiseerd worden verwerkt in het primaire bronsysteem.

Voor welke informatie kunnen bezoekers bij jullie terecht?
Hoe krijgen wij meer grip op de kwaliteit, huurdertevredenheid en financiën van het niet planmatig onderhoudsproces? Het "one call does it all" systeem van 24ROSA stroomlijnt klacht- en storingsmeldingen voor huurders. Meldingen komen binnen via telefoon of online bij de corporatie, die deze doorsluist naar de NPO-aannemer, interne afdelingen of 24ROSA's contactcentrum. De slimme 24ROSA NPO-module herkent automatisch huurders, hun geschiedenis en voorwaarden. Degene die de melding aanneemt stelt samen met de huurder vast wat er aan de hand is. Vervolgens geeft het systeem aan wie moet worden aangestuurd om de storing te verhelpen, hoeveel tijd dat gaat kosten en het maakt meteen een afspraak in de agenda van de uitvoerende partij; ketenpartner, onderaannemer of ZZP’er. “Mevrouw Jansen, morgenochtend om 8.30 uur staat een medewerker van de firma Pietersen bij u op de stoep.” Wel zo helder. En razendsnel.

De tool vult het ERP-systeem met relevante gegevens, zoals melder, uitvoerder en voorwaarden. Uitvoerende partijen ontvangen automatisch opdrachtbevestigingen met unieke ordernummers. Voortdurende DICO-koppelingen volgen de opdrachtstatus, waardoor huurders en alle betrokkenen op de hoogte blijven. Na voltooiing meldt 24ROSA de gereedstatus aan het corporatiesysteem, sluit dossiers en verzendt facturen.  

De huurder wordt direct geholpen en weet precies waar hij aan toe is. De aannemer ontvangt een kwalitatief veel betere opdrachtbon en kan dus sneller en efficiënter werken. En de corporatie heeft optimaal grip – niet in de laatste plaats financieel - op het hele NPO-proces.

Op welk vlak kunnen jullie corporaties écht verder helpen?
Het digitaliseren van het NPO-proces leidt tot hogere huurdertevredenheid, een efficiënter proces met als gevolg lagere kosten én meer inzicht. Ons systeem genereert enorm veel data. Daarmee kijken we terug; wat is er gebeurd, hoe is het gegaan, hoe kunnen we verbeteren? Met de data kunnen we echter ook vooruit kijken. We kunnen trends signaleren op basis waarvan opdrachtgevers strategische en beleidsmatige beslissingen kunnen nemen. Een toenemend aantal verstoppingen bijvoorbeeld; misschien wordt het tijd om de hele straat op te breken. Of omgekeerd, als er nauwelijks klachten over schilderwerk binnenkomen, kunnen we de onderhoudscyclus misschien wel verlengen van vijf naar zeven jaar. Met dat soort voorspellende modellen zijn data-analisten continu bezig. Daarmee zal het onderscheid tussen niet-planmatig en planmatig onderhoud steeds kleiner worden en kan het onderhoudsproces beter, voordeliger en klantgerichter worden georganiseerd.

24ROSA is op CorporatiePlein te vinden op stand 31.

Aanmelden voor CorporatiePlein kan via deze link.

Bron: CorporatieMedia, Foto: 24ROSA