• Home
• Nieuws

7 zonden bij informatietoegankelijkheid. Nr. 3: nog niet oriënteren op een digitaal depot

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 17 February 2014

Overvolle netwerkschijven en e-mailboxen, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en beleid, dit zijn slechts een paar voorbeelden van de issues die spelen als het gaat om de toegankelijkheid van informatie. In deze serie 'de 7 zonden bij informatietoegankelijkheid' zoomen we in op dit probleem en geven uiteraard ook tips om deze problemen op te lossen. We tellen af van nummer 7 naar nummer 1.

Zonde 3: nog niet oriënteren op een digitaal depot

Veel organisaties werken inmiddels digitaal. Zij gebruiken veelal digitale kopieën naast het papieren archief. Vervanging (substitutie) van het papier betreft de volgende stap. Over een aantal jaren worden alleen nog ‘digitaal geboren’ documenten of digitale reproducties (digitale vervangingen van papier) gebruikt.

Binnen deze verzameling aan documenten gebruiken we ook documenten die ‘voor de eeuwigheid’ bewaard dienen te worden. Het gaat daarbij om het zogenaamde digitale (cultureel) erfgoed van Nederland. We slaan deze documenten nu nog op in allerlei systemen, op schijven of misschien zelfs in the cloud. Maar wat doen we in de toekomst? Er komt natuurlijk een tijd dat we deze documenten echt een plek moeten gaan geven waar ze 1) duurzaam voor de eeuwigheid kunnen worden bewaard en 2) toegankelijk zijn voor ‘het grote publiek’.

Voor velen lijkt dat nog heel ver weg. Toch zou het goed zijn als organisaties zich nu al meer gingen oriënteren op het gebruik van een digitaal depot of alternatief daarvoor. Oriënteren op hoe het erfgoed, vanuit systemen, schijven etc. digitaal wordt overgebracht naar de ‘digitale archiefbewaarplaats’. Oriënteren op een digitaal depot betekent dan ook:

- weten welke documenten voor eeuwige bewaring in aanmerking komen en waar deze nu zijn opgeslagen (systemen, schijven, cloud, etc.);
- bedenken hoe deze documenten straks van de huidige omgeving worden overgezet naar een digitaal depot;
- regelen dat deze documenten, qua toegankelijkheid, voldoen aan de daaraan gestelde normen (metadata, opslagformaat, etc.);
- een keuze maken qua digitaal depot (zelf aankopen of extern opslaan);
- bepalen in hoeverre beperking van openbaarheid een rol speelt;
- bepalen van het moment van overbrengen naar een digitaal depot;
- zorgen voor voldoende medewerkers, met voldoende kennis en competenties, om taken en verantwoordelijkheden in relatie tot een digitaal depot uit te kunnen voeren.

Digitaal overbrengen vanuit een documentmanagementsysteem lijkt nog het meest eenvoudige. Maar als we nu al weten dat, zo blijkt uit de praktijk, bij veel organisaties ook nog eeuwig te bewaren documenten op andere omgevingen worden opgeslagen, dan is er nog en behoorlijke weg te gaan. We zullen ook deze documenten voor de toekomst ‘zeker moeten te stellen’. Moeten bewaken dat deze documenten niet, op termijn, in de digitale prullenbak verdwijnen. Tijd dus voor ‘digitale waakzaamheid’ in aanloop naar digitale duurzaamheid.

Door: John Gerse, professional bij Doxis Informatiemanagers