• Home
• Nieuws

7 zonden bij informatietoegankelijkheid. Nr. 4: Uitwijkgedrag

Overvolle netwerkschijven en e-mailboxen, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en beleid, dit zijn slechts een paar voorbeelden van de issues die spelen als het gaat om de toegankelijkheid van informatie. In deze serie 'de 7 zonden bij informatietoegankelijkheid' zoomen we in op dit probleem en geven uiteraard ook tips om deze problemen op te lossen. We tellen af van nummer 7 naar nummer 1.

Zonde 4 bij informatietoegankelijkheid: Uitwijkgedrag

Waarom bewaren medewerkers hun informatie op netwerkschijven, persoonlijke schijven, in the cloud of elders? Waarom niet in een centrale voorziening (centraal informatiesysteem) waar iedereen bij kan en waarmee informatie echt centraal toegankelijk kan worden gemaakt? Veel gehoorde argumenten zijn:

• Het centrale systeem werkt niet prettig (opbouw, inrichting, toegang, performance, etc).
• Er is geen vertrouwen in het beheer van het centrale digitale beheersysteem.
• Even zelf opslaan gaat sneller.
• Eigen opslag wordt beter begrepen. Men kent zelf de structuur en inhoud van de schijf.
• Ik heb het altijd bij me (laptop, iPad).
• Afdelingen willen niet dat anderen in hun werkinformatie kunnen komen.
• Mappen worden gebruikt als ‘collaborationtool’. Samen werken aan documenten binnen mappen op de schijf. Daar kan een centrale voorziening niet altijd aan voldoen.

En dan ontstaat ‘uitwijkgedrag’. Wanneer we onvoldoende aandacht besteden aan snelheid, gebruikersgemak en gebruikerstraining, simpele inrichting, werkcultuur, afspraken over centraal gebruik en mogelijkheden voor samenwerking, zullen medewerkers belangrijke informatie naar eigen inzicht blijven beheren en opslaan binnen eigen omgevingen.

Dus niet alleen achteraf belangrijke informatie ‘opdweilen’ (lees van de schijven naar een centrale voorziening overzetten), maar ook zorgen dat de kraan dicht kan. Of wel, los alle redenen op die leiden tot uitwijkgedrag. Pas wanneer we dat echt aanpakken, gaan medewerkers gebruik maken van het centrale informatiesysteem en de voordelen daarvan inzien.

Door: John Gerse, professional bij Doxis.