Een corporatie zonder papier?
Corporaties zijn al jaren bezig met document management systemen (DMS). Het kwam op als een veredeld postregistratiesysteem, maar ontwikkelt zich voortdurend. Sommige corporaties spreken al niet meer over document management, maar over enterprise content management (ECM). In dezelfde adem wordt ook iets geroepen over ‘Het Nieuwe Werken’. En papierloos natuurlijk, dat is ook helemaal van deze tijd.
Bestaat dat al? Een papierloze corporatie? Misschien wel, maar wij zijn ze nog niet tegengekomen. Papierloos (of papierarm) werken is voor veel corporaties nog een uitdaging. Nog steeds worden stapels papier geprint, verplaatst, gearchiveerd en verstuurd. Daardoor is de vindbaarheid en versiebeheer van documenten een probleem. Digitalisering biedt niet altijd de oplossing. Want ook dan worden documenten meerdere keren opgeslagen, op verschillende plaatsen en vaak met meerdere versies. Dit gebeurt vaak op een netwerkschijf en vrijwel nooit binnen een DMS. Maar als je ‘nieuw’ wilt werken en papierloos wil worden, dan is ECM een belangrijke voorwaarde. De manier van werken gaat veranderen. Medewerkers hebben een grote en intensieve informatiebehoefte, onafhankelijk van plaats en tijd. De medewerker wil en heeft een eigen verantwoordelijkheid omtrent die informatie.
Die verantwoordelijkheid kan genomen worden met ECM, waarbij alle content volgens een bepaalde structuur op een portaal te benaderen is en altijd de laatste versie beschikbaar is.
ECM beheert ongestructureerde informatie in een bredere scope dan een DMS. Bovendien maakt ECM deze informatie via portalen beschikbaar, daar waar een DMS een product is met veelal een productspecifieke userinterface. Feit is dat de afstand tussen medewerker en DMS te groot is. Indexeren en documentkenmerken, dat zegt de medewerker niet veel. Ze willen zaakgericht en projectmatig werken. Zoeken doe je niet op vooraf ingegeven kenmerken of moeilijke metainformatie. Zoeken doe je zoals via Google: gewoon intypen wat je zoekt en krijgen wat je zoekt. Of het nu gaat om documenten, afbeeldingen, video’s of een tweet.
Doe je nog niks aan enterprise content management? Dan ben je niet verloren. Met een ‘simpel’ DMS kunnen veel corporaties vandaag nog prima uit de voeten. Maar je weet niet hoe het morgen is.
Auteur: Martin Schrap is Senior Business Consultant bij VVA-informatisering
dr. lec. Barry Derksen van het Business & IT Trends Institute verzorgt donderdag 24 september tijdens CorporatiePlein in Expo Houten een presentatie over het ‘alignen van business en IT’ . Ben je medewerker van een woningcorporatie en van plan de sessie te bezoeken? Beantwoord dan de vragen in bijgaand document (PDF) en neem je resultaten mee!
De sessies van Barry staan gepland om 12.00 uur en 15.30 uur en zijn identiek. Wil je één van de twee sessies bijwonen, zorg dan dat je op tijd bent, want vol is vol.
CorporatiePlein is uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van woningcorporaties. Vooraf registreren voor gratis toegang is kan op www.corporatieplein.nl
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
