• Home
• Nieuws

De Key pakt verhuurproces internationale studenten aan tijdens automatiseringsslag

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 21 May 2015

Ieder jaar verhuurt woningbouwvereniging De Key uit Amsterdam ongeveer 1.400 van haar 34.000 vhe's aan internationale studenten. Een intensief proces, en daarom besloot de corporatie vorig jaar dit specifieke verhuurproces te automatiseren, ondersteund door Qvision. "De Key wilde als organisatie een flinke automatiseringsslag maken, en zag de verhuur bij internationale studenten als de ideale proeftuin," aldus accountmanager studentenhuisvesting Warner Thijssen.

Ieder jaar huisvest De Key duizenden internationale studenten van onder andere de Universiteit van Amsterdam (UvA) en Hogeschool van Amsterdam (HvA). Volgens Warner verschilt het verhuurproces rondom deze studenten van de 'normale' particuliere verhuurcyclus: "Dit type studentenhuisvesting kent een aantal unieke kenmerken, zoals een relatief korte huurperiode van vijf, tien of twaalf maanden. Ook arriveren en vertrekken huurders vaak in grote groepen tegelijk."

Wens voor automatisering
Volgens Warner had De Key de afgelopen jaren enig kunst- en vliegwerk nodig om haar werkstromen handmatig te sturen: "Tot eind 2014 probeerden wij zoveel mogelijk te werken met het primaire verhuurprogramma van De Key: Wocas4All van Centric. Door middel van een aantal aanpassingen binnen het systeem en slimme oplossingen met andere programma's zoals Excel, konden wij toch onze werkstromen sturen."

"De wens om te automatiseren werd desondanks steeds groter. Ik kom zelf uit de hotelbranche en was daar gewend aan geautomatiseerde reserveringssystemen. In 2014 deed zich bij ons de juiste kans voor. De Key wilde als organisatie een flinke automatiseringsslag maken, en de verhuur bij internationale studenten leende zich daar perfect voor. Deze groep is namelijk honderd procent online, en door de grote aantallen mutaties kon er veel rendement worden behaald."

Werk uit handen
Vanwege de automatsering rondom dit specifieke verhuurproces wordt De Key veel werk uit handen genomen: "Het voornaamste verschil is dat de huurder eigenlijk geheel zelfstandig zijn woning reserveert," legt Warner uit. "Zij kiest een woning op basis van locatie, foto's en plattegronden. Aansluitend gaat de huurder online akkoord met de huurovereenkomst en algemene voorwaarden, en betaalt ze de gewenste bedragen met haar creditcard."

"Hierdoor hoeven wij bij aankomst in Amsterdam slechts twee handelingen uit te voeren: het controleren van het identiteitsbewijs en het uitreiken van de sleutels. Voorheen was het min of meer noodzakelijk dat dit op ons eigen kantoor plaatsvond, maar nu kunnen wij dit makkelijk verplaatsen. Denk aan Schiphol, de universiteit of het wooncomplex zelf. Voor alle partijen is het proces nu een stuk gemakkelijker."

Duurzaam en duidelijker
Niet alleen is het verhuurproces voor internationale studenten eenvoudiger sinds de automatisering, volgens Warner genieten alle partijen ook van andere voordelen: "Wij gebruiken nu bijvoorbeeld geen papieren huurcontracten meer. Alle afgesloten contracten worden automatisch opgeslagen in ons digitale archief. Wij verwerken ongeveer drieduizend overeenkomsten per jaar, die eerst allemaal in tweevoud werden geprint. Op deze manier hebben wij op het gebied van duurzaamheid een grote slag kunnen slaan."

"Daarnaast boeken wij met de automatisering veel tijdswinst omdat handelingen zijn weggevallen. Ook krijgt de klant meer informatie over zijn of haar woning door middel van foto's, omschrijvingen en plattegronden. Hierdoor hebben ze minder vragen en is het e-mailverkeer bij De Key op dit gebied met vijftig procent afgenomen."

Controlerend en sturend
Volgens de accountmanager studentenhuisvesting is het takenpakket van werknemers binnen De Key veranderd sinds de automatisering: "Zij voeren nu controlerende en sturende taken uit, in plaats van uitvoerende. Vroeger moesten wij tijdens piekmaanden extra medewerkers inzetten, terwijl wij nu volstaan met het normale aantal. Zij bewaken het proces en grijpen in waar nodig."

"De automatisering vergt wel meer aandacht van de werknemers," gaat Warner verder. "Er zijn namelijk veel nieuwe koppelingen tussen de systemen geplaatst, en door middel van webservices worden allerlei gegevens continu uitgewisseld. Dan kan er we eens een kink in de kabel komen en dient er gehandeld te worden. Dit is overigens niet per se een nadeel van het automatiseren, maar vraagt wel om meer aandacht bij de nieuwe taken."

Versie 2.0
Het nieuwe systeem werd vorig jaar ingevoerd bij De Key onder begeleiding van Qvision. Een uitdaging voor het ICT-bedrijf, aldus Warner: "Onze processen zijn namelijk erg specifiek, en daarom moest alles op maat gemaakt worden. We dienden daarbij rekening te houden met de wensen en belangen van drie partijen: de onderwijsinstellingen, de studenten en De Key zelf. De samenwerking verliep echter zeer goed, van het functionele ontwerp tot aan de implementatie."

"Natuurlijk gingen er weleens dingen mis, zoals de eerdergenoemde 'kink in de kabel'. Qvision pakte deze zaken echter snel en adequaat op. Zij hebben zich echt verdiept in onze processen en dachten ten allen tijde volledig met ons mee. Inmiddels hebben wij al diverse aanvullende wensen, zoals het verkorten van de tijd tussen boeken en betalen, een filter die de leeftijd van de huurder meeneemt bij de beschikbare woningen en verbeteringen rondom de IBAN- en BIC-code. Versie 2.0 van ons automatiseringssysteem zal deze maand worden ontwikkeld."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 21 mei 2015

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Qvision in de CorporatieGids 2015 te bekijken.