• Home
• Nieuws

De Woonplaats: Goede interne controle basis voor correcte verantwoording

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 12 September 2017

Vorig jaar koos De Woonplaats - samen met collega-corporaties Welbion en Domijn - voor een nieuw ERP-systeem: Dynamics Empire van cegeka-dsa. De implementatie werd tevens aangegrepen om de interne autorisaties van bijna tweehonderd medewerkers opnieuw in te richten. Hoe heeft de corporatie uit Enschede dat gedaan? Hoe wordt een effectieve interne controle enerzijds  en een goede ondersteuning van medewerkers anderzijds geborgd? Wij spraken daarover met Teamleider Financiële Sturing Ronald Geel.

Door de komst van Dynamics Empire sloot de oude autorisatiestructuur niet meer goed aan op de rest van de systemen. Ronald: "Dit was voor ons reden om te kijken naar een nieuwe oplossing. Het is voor iedere organisatie van belang om een juiste verdeling van taken en bevoegdheden te hanteren. Door dit ook in je primaire systeem goed in te richten, ondersteun je medewerkers bij het goed uitvoeren van hun werkzaamheden en verbetert de kwaliteit van de interne controle."

Basis voor verantwoording
"De autorisatie-inrichting dient aan te sluiten op de vereiste verdeling van taken en bevoegdheden," legt Ronald uit op de vraag vanuit welke visie De Woonplaats heeft gehandeld. "Een goede autorisatie-inrichting vormt immers mede de basis voor correcte interne en externe verantwoording. Belangrijke speerpunten hierbij zijn dat medewerkers hun werkzaamheden goed kunnen blijven uitvoeren, en de functiescheiding aansluit op het beleid dat De Woonplaats hiervoor heeft opgesteld."

Door beleid, werkzaamheden van medewerkers en interne controle met elkaar te verbinden, ontstaat er volgens de teamleider begrip voor autorisatie binnen de organisatie. "Het is voor medewerkers duidelijk waarom ze niet overal bij kunnen. Naast duidelijkheid stelt goed ingerichte autorisatie ons ook in staat adequater te kunnen handelen bij gewenste of gedwongen wijzigingen in de administratieve organisatie en blijft daarbij de kwaliteit van de interne controle geborgd."

Juiste balans
De balans vinden tussen het vertalen van het geformuleerde beleid naar de structuur van mogelijkheden van het primaire systeem, het efficiënt functioneren van medewerkers en een goede kwaliteit van de autorisatie-inrichting en interne controle was volgens Ronald de grootste uitdaging tijdens het proces. De Woonplaats heeft daarbij de hulp ingeschakeld van security en controlspecialist 2-Control. "Tijdens de initiële inrichting gaven zij direct aan waar mogelijk conflicten in de bevoegdheden zouden kunnen ontstaan. Daarbij konden wij merken dat 2-Control goed bekend is met de sector. Ze waren in staat ons een spiegel voor te houden, en tegelijkertijd te kijken naar hoe andere corporaties hun autorisaties inrichten. Vanuit die feiten hebben wij weloverwogen beslissingen kunnen nemen."

Standaard
Bij het inrichten van de autorisatie heeft De Woonplaats gekozen voor de Best Practice - of standaard - methode. "Ons nieuwe ERP-systeem was ook ingericht via de Best Practice methode, en daar past eenzelfde autorisatie bij," legt Ronald uit. "De meerwaarde zat hem hier vooral in de tijdwinst en borging van kwaliteit. En omdat het ook bij andere corporaties was ingericht en er afstemming was geweest met een accountantsorganisatie, was dit voor ons een goed startpunt."

Meedenken over beleid
Het opnieuw inrichten van de autorisaties begon met het geven van ruimte aan medewerkers om mee te denken over het beleid. Ronald: "Wij hebben als corporatie een wat meer 'gesloten setup'. In andere woorden betekent dat: goed kijken naar wat medewerkers écht nodig hebben voor hun taken. Niet omdat we hen niet vertrouwen, maar om te voorkomen dat per ongeluk fouten gemaakt kunnen worden. Samen met de medewerkers hebben wij gekeken naar wat de essentie is van de autorisaties. Wat heb je nodig om je taken goed uit te voeren, en hoe wil jij graag hebben dat het is ingericht."

Vanaf het eerste overleg over de nieuwe inrichting heeft De Woonplaats ook continu haar concern controller betrokken. "Deze onafhankelijke persoon beoordeelde continu of de autorisatie-inrichting voldeed en de taken genoeg gescheiden waren. Daarnaast hebben wij afspraken gemaakt over de procedure hoe gewenste wijzigingen in de autorisaties worden aangemeld, verwerkt en beoordeeld."

Verbeteren interne controle
"Door middel van enkele trainingen heeft 2-Control ons vervolgens ondersteund de autorisaties verder aan te scherpen en de inrichting nog meer te verbeteren," gaat Ronald verder. "Daarnaast zijn onze concern controller en de medewerker administratieve organisatie/interne controle opgeleid in het werken met de controletool die wij ook van 2-Control afnemen. Hiermee is altijd te checken hoe de kwaliteit van de autorisatie-inrichting is, en of een eventuele wijziging in een autorisatie tot conflicten leidt. Zo kunnen wij tot op veldniveau controles uitvoeren en direct de consequenties zien, wat de kwaliteit van de interne controle verder verbetert."

Kwaliteit en begrip borgen
Op de vraag wat Ronald mee zou willen geven aan andere collega-corporaties op het gebied van de autorisatie-inrichting, zegt hij: "Verbind business, ICT en beleid met elkaar. Door de wensen, eisen en mogelijkheden samen te bespreken, ontstaat draagvlak voor een goede inrichting. En dat is de manier om kwaliteit en begrip te borgen."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 8 september 2017