• Home
• Nieuws

Digitale betaalprocessen leveren winst voor huurder én corporatie

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 14 November 2022

Woningcorporaties hebben hun processen in de afgelopen jaren veelal gedigitaliseerd. Toch is er nog steeds winst te boeken door het verder stroomlijnen van administratieve processen.

Samen met Cindy Horn, Lead Consultant bij Mail to Pay, kijken we naar de betaalprocessen bij woningcorporaties en de kansen die daar liggen: “Het steeds verder digitaliseren van betaalprocessen bespaart tijd, geld én komt huurderswensen tegemoet.”

Digitalisering en automatisering zijn volgens Cindy nog steeds grote uitdagingen voor woningcorporaties. “Je ziet dat corporaties maandelijks nog veel post versturen voor verschillende processen,” begint ze het gesprek. “Ook wordt er nog gewerkt met het bijhouden van verschillende Excel-lijsten, bijvoorbeeld om contact op te nemen met huurders of hen aan te melden voor vroegsignalering. Die processen kunnen mijn inziens worden geoptimaliseerd.”

Handmatig werk digitaliseren
Cindy gaat verder: “Wat je in het verleden zag, was dat corporaties veel tijd kwijt waren aan administratieve handelingen voor het versturen van verschillende correspondentie. Daarnaast ging veel nog per brief en als er iets per e-mail werd verstuurd, was er geen back-up. Dus op het moment dat de e-mail niet kon worden afgeleverd, was er weer een handmatige actie nodig om dit op te volgen en ervoor te zorgen dat er alsnog een brief werd verstuurd. Inmiddels wordt er steeds meer ingezet op zoveel mogelijk digitaal. Door hierbij gebruik te maken van flows heb je direct een back-up zonder dat er handwerk aan te pas komt. Zo wordt een hoop tijd gewonnen, die kan worden ingezet voor persoonlijk contact met huurders die het écht nodig hebben. Ook wordt er geld bespaard als je steeds meer digitaal verstuurt.”

Direct inzetbaar
Mail to Pay kan woningcorporaties bij deze vraagstukken helpen. “We ondersteunen ruim dertig corporaties jaarlijks bij de afrekeningen service- en stookkosten en huurverhogingsmededelingen. Door dit zoveel mogelijk digitaal te doen – bijvoorbeeld door automatisch een brief versturen als een e-mail niet mogelijk is of direct een betaalmogelijkheid aanbieden als bijbetaald moet worden – is enorme tijdwinst behaald. Omdat we steeds meer corporaties als klant hebben, proberen we ook continu op de behoeftes in de branche in te spelen. Als een corporatie met een vraag komt, kijken we of we hierin kunnen voorzien. Meestal is dit namelijk direct inzetbaar bij onze andere klanten.”

Automatische vroegsignalering
“Vrijwel iedereen is met Mail to Pay begonnen voor het versturen van een e-mail met betaallink, maar onze software is voor zoveel meer processen te gebruiken,” vervolgt Cindy. “Vooral daar waar je wilt digitaliseren en processen zoveel mogelijk wilt automatiseren. Zo werd begin 2021 verplicht alle huurders met een achterstand aan te melden voor vroegsignalering. Omdat veel corporaties met onze incassoflows werken, zijn we direct gaan onderzoeken of wij die aanlevering automatisch kunnen verzorgen. Dat hebben we gezamenlijk met een klant uitgewerkt en scheelt de andere corporaties nu enorm veel handmatige handelingen.”

iDEAL en QR-code
Op de vraag wat deze digitalisering huurders oplevert, vertelt Cindy: “Het leidt in het algemeen tot een betere klantervaring. Door gebruik te maken van onze software kun je verschillende type huurders op een andere manier aanschrijven. Zo wil je een huurder die voor het eerst een achterstand heeft anders benaderen dan iemand die elke maand te laat betaalt. Ook bied je direct betaalgemak voor de huurder, bijvoorbeeld door het gemakkelijk en veilig betalen via iDEAL of een QR-code aan te bieden.”

Winst
“Deze mogelijkheden zullen in de komende jaren alleen maar populairder worden onder huurders”, sluit Cindy af: “Huurders willen steeds meer zelf bepalen hoe ze betalen of hoe ze gegevens aanleveren. Door de diensten zoveel mogelijk online aan te bieden, kan een corporatie in deze behoefte voorzien. Dat levert onderaan de streep niet alleen de huurder, maar ook de corporatie zelf veel winst op.”

Bron: Aareon, Foto: Aareon