• Home
• Nieuws

Efficiënte communicatie tussen de SSH en huurders via Business Central

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 13 April 2021

De SSH, een van de grootste aanbieders van studentenhuisvesting in Nederland, bevindt zich samen met Hoppinger als digital partner middenin een uitdagende digitale transformatie. Sinds een half jaar is de SSH live met een geheel nieuw platform, met daarin onder meer een nieuwe website met aanbodportaal, een ‘mijn-omgeving’ voor huurders en een uitgebreid woonruimteverdeelsysteem. Hoppinger Business Solutions is in dit proces betrokken en is verantwoordelijk voor de implementatie van o.a. Dynamics 365 Business Central en het optimaliseren van de communicatiestromen tussen de SSH en de huurders.

Geautomatiseerd mailen naar de juiste groepen bewoners
Een grote stap in de optimalisatie van de backofficeprocessen is de medewerkers een makkelijke manier te bieden om grote groepen huurders en woningzoekenden geautomatiseerd te e-mailen. Of juist een hele selectieve groep, zoals de bewoners van een verdieping van een studentencomplex. Belangrijk hierbij was dat huurders de mail ook terugzien in hun huurdersportaal, er geen dubbele invoer van gegevens nodig is en de communicatiehistorie voor verhuurmedewerkers inzichtelijk is. En natuurlijk moest de oplossing flexibel zijn voor toekomstige CRM-behoeften.

Extensie voor Business Central
Bulkmail is geen standaard onderdeel van Dynamics 365 Business Central, het CRM-systeem van de SSH. Daarom heeft Hoppinger Business Solutions zelf een bulkmail-extensie op Business Central ontwikkeld, gebruikmakend van een aantal standaard componenten. De applicatie is geïntegreerd met ATLAS, de centrale database van de SSH. Business Central haalt de benodigde informatie voor mailings op uit ATLAS, bijv. NAW-gegevens en of iemand woningzoekende is of niet.

Voordelen voor de SSH én de huurder
Medewerkers kunnen nu gemakkelijk mailings versturen aan grote groepen huurders of naar hele specifieke subgroepen. Daarvoor zijn meer dan 50 vooraf gedefinieerde filters uitgerold. Medewerkers kunnen echter ook op basis van iedere gewenste eenheid met een paar klikken nieuwe custom filters aanmaken. Zo bereikt de SSH eenvoudig alle bewoners van een bepaalde stad met nieuws over activiteiten, alle bewoners van een complex voor een info-avond, of alleen de bewoners van een bepaalde verdieping als het water door onderhoud tijdelijk afgesloten moet worden. Alle berichten zijn voor de student zichtbaar in het portaal en medewerkers kunnen via Business Central de volledige communicatiehistorie inzien.

50.000 mails
In de eerste 2 maanden zijn via Business Central al 50.000 mails naar woningzoekenden en huurders verstuurd! De student ontvangt de mail automatisch in de juiste taal, gebaseerd op de voorkeurstaal zoals die is vastgelegd in het systeem. En wordt een kamer onderverhuurd aan een tijdelijke bewoner, dan krijgt deze nu ook automatisch de mail. Ronald de Lange, Manager I&A bij de SSH, is blij met de nieuwe functionaliteit en kijkt uit naar de volgende stappen in het project: “We werken aan het geautomatiseerd vastleggen van álle interacties in Business Central, zoals ook via telefoon of chat, en het inrichten van workflows in Microsoft SharePoint en Power Automate om vervolgacties te kunnen koppelen aan die interacties. Ook wordt een interne kennisbank opgebouwd in SharePoint om alle relevante informatie gemakkelijk en snel vindbaar te maken voor medewerkers.” Meer informatie over bulkmail via Business Central? Bekijk dan hier de case!

Bron: Hoppinger, Foto: Hoppinger