Woningcorporaties werken samen met gemeenten en maatschappelijke instanties aan een goede dienstverlening voor huurders. Daarvoor is het essentieel dat persoonsgegevens op een goede manier worden gebruikt en verwerkt. Daarbij is oog voor privacybescherming essentieel, zeggen Privacy Officer Elice van der Wekken en Bewonersconsulent Maroesja Simons van Centrada. In gesprek met CorporatieGids Magazine vertellen ze over het veilig delen van gegevens, het neerzetten van een integrale aanpak en leren dat vaak meer kan en mag dan wordt gedacht.
Voldoen aan de AVG valt en staat met hoe de medewerkers van Centrada hiermee omgaan, begint Elice het gesprek: “Medewerkers moeten weten dat er regels gelden voor het verwerken van persoonsgegevens, dus ook voor het delen van gegevens met derden. Maar de wet is best moeilijk opgesteld. Begrippen als ‘AVG-beginselen’, ‘doelbinding’ en ‘grondslagen’ zeggen de meeste mensen niet zoveel. Het is de kunst om dit te vertalen naar de praktijk. De belangrijkste uitdaging is ervoor zorgen dat iedereen zijn werk kan doen, maar dat we tegelijkertijd wel aan de AVG voldoen. Dit begint met het vergroten van de bewustwording, wat voortdurend aandacht en tijd vereist. Bijvoorbeeld door medewerkers regelmatig te trainen, door privacykwesties te bespreken in teamvergaderingen, het onderwerp op te nemen in de onboarding van nieuwe medewerkers en een privacy officer beschikbaar stellen om vragen te beantwoorden.”
Verschillende processen
Het delen van persoonsgegevens gebeurt in veel verschillende processen, legt Maroesja uit: “Denk bijvoorbeeld aan het delen van contactgegevens met aannemers voor het maken van afspraken over reparaties, of het verstrekken van informatie over betalingsachterstanden aan het incassobureau. Ook informatie over collega’s wordt gedeeld, bijvoorbeeld aan de partij die onze salarisverwerking uitvoert. Daarnaast ontvangen we ook informatie, bijvoorbeeld van cliënten die uitstromen bij maatschappelijke organisaties, zodat we hen passend kunnen huisvesten. Het delen van privacygevoelige gegevens komt dus in veel verschillende processen voor.”
Terughoudend
In essentie hebben al deze partijen hetzelfde doel: het passend huisvesten van de cliënten van de maatschappelijke organisaties. Maroesja: “Dat betekent passend voor de betreffende persoon, maar ook voor de straat, buurt en wijk waar deze persoon terechtkomt. Waarbij zorgvuldig moet worden omgegaan met de belangen van betrokkenen. In de praktijk ervaren we echter dat maatschappelijke organisaties terughoudend zijn met het verstrekken van persoonsgegevens die wij nodig hebben. Dat komt omdat het gevoelige gegevens zijn. Begrijpelijk, maar het gevolg is dat er in beperkingen wordt gedacht in plaats van kansen. De samenwerking verloopt daardoor moeizamer en trager. Dat was voor ons aanleiding om hiermee aan de slag te gaan.”
Integrale aanpak
Het neerzetten van een integrale aanpak is volgens Elice dan ook essentieel: “Is er geen integrale aanpak, dan handelt iedereen vanuit zijn eigen kennis en interpretatie van wet- en regelgeving, en dan kunnen onwenselijke situaties ontstaan. Of nog erger; de samenwerking kan onder druk komen te staan. Vanuit Centrada gezien betekent een integrale aanpak dat aan de voorkant besproken wordt hoe de samenwerking eruit ziet en wat ervoor nodig is om dit doel op een goede manier te realiseren. Daar valt ook het delen van de benodigde persoonsgegevens onder. Uiteraard wordt daarbij gekeken naar de eisen die de AVG daaraan stelt. Als je aan de voorkant werkbare afspraken hebt gemaakt, is het makkelijker om daar later op terug te vallen.”
Verbinding met partners
Centrada is hiermee aan de slag gegaan door eerst te kijken waar intern de behoefte lag. Maroesja: “Dit bleek vooral te liggen in het onderzoeken waar de kansen op samenwerking liggen als het gaat om de AVG. En dan vooral praktijkgericht delen van de daarvoor benodigde specifieke kennis. Het uitgangspunt was dat we in verbinding willen blijven met onze netwerkpartners, je hebt elkaar immers nodig. We hebben daarom ook juist die mensen uitgenodigd die binnen hun eigen organisatie de kracht hebben om veranderingen door te voeren.”
Praktijksituaties
“Voor het team bewonersconsulenten hebben we eerder een sessie georganiseerd waarin een aantal praktijksituaties werd besproken. Waar lopen we in de praktijk tegenaan en hoe kunnen we daar vanuit de AVG praktisch mee omgaan? En hoewel onze privacy officer de nodige kennis heeft van de AVG, leek het ons verstandig hierbij een privacy expert van Audittrail in te huren. Die wist op een hele toegankelijke en praktische manier de AVG aan deze praktijksituaties te koppelen en maakte duidelijk dat vaak veel meer kan dan gedacht wordt. Van daaruit is dan ook het idee ontstaan om een sessie met onze netwerkpartners te organiseren, waarbij we opnieuw de privacy expert van Audittrail hebben ingeschakeld. In deze sessie is voor de netwerkpartners ook duidelijk geworden dat er meer kan en mag dan zij dachten.”
Nieuwe inzichten
Het inzicht dat vaak meer mag dan gedacht wordt, vraagt om veranderingen in de manier waarop wordt samengewerkt. Elice: “Toestemming van de client is bijvoorbeeld meestal niet de juiste grondslag om in dit kader gegevens met elkaar te delen, en dat gaan we dan ook anders doen. Verder moeten we niet alleen vanuit ons eigen belang de AVG interpreteren, maar ook voor het belang van netwerkpartners. Dat betekent dat we met elkaar het juiste gesprek moeten blijven voeren. Overigens merken we nu al de eerste positieve effecten van de aanpassingen. We ervaren dat netwerkpartners meer de verbinding opzoeken en informatie delen die voorheen niet werken gedeeld. Verder zijn er al nieuwe werkafspraken ontstaan en is er meer oog voor elkaars belangen.”
Inspelen op ontwikkelingen
“Echt ‘klaar’ zijn met het neerzetten van hoe we elkaars gegevens verwerken zijn we nooit,” sluit Elice af. “Wet- en regelgeving kunnen veranderen, zoals het wetsvoorstel Wet Gegevensverwerking door Samenwerkingsverbanden, en nieuwe technologische ontwikkelingen hebben hier invloed op. Maar ook de samenleving verandert. We zien steeds vaker situaties waarbij complexe, meervoudige problematiek aan de orde is en zien steeds vaker woonfraude. Dit vraagt wellicht om andere manieren van samenwerken met dezelfde of mogelijk andere partners. De privacy officer houdt deze ontwikkelingen in de gaten en zal indien nodig verdere aanpassingen initiëren. Zo blijven we voldoen aan wet- en regelgeving, maar beschikken we wel over de juiste gegevens om onze processen efficiënt uit te voeren.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Paul Tuinte
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - Maart 2025 Inhoud Harry Platte (Parteon): Groot dromen, klein doen Laurens Flierman (NEH): Risico’s beter beheersen door…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
