• Home
• Nieuws

‘Gedeeld SSC om continuïteit, deskundigheid en lerend vermogen te borgen’

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 9 August 2018

Vijf jaar geleden richtten woningcorporaties Alleewonen en Zayaz een Shared Services Center (SSC) op. De corporaties constateerden dat het nauwelijks mogelijk was voor individuele organisaties om een I&A team op te zetten met de juiste competenties, kennis en capaciteit tegen acceptabele kosten. Door met één team voor twee corporaties te werken, moest de juiste deskundigheid en continuïteit geleverd worden. Is dat – vijf jaar na dato – gelukt? Een gesprek met Bertine Scholten, Adviseur Informatisering bij Alwel en Zayaz, over samenwerken.

Sinds 2013 is er een boel veranderd bij de samenwerkende corporaties, met de fusie tussen Alleewonen en Woonstichting Etten-Leur tot Alwel als beste voorbeeld. Het gedeelde I&A hart tussen de twee organisaties klopt echter nog als vanouds. Op de vraag hoe Alwel en Zayaz het SSC precies hebben ingericht, zegt Bertine: “Om het gemakkelijk te houden voor onze collega’s zeggen we vaak dat wij een I&A team zijn van twee corporaties. Daarbij is de automatiseringskant uitbesteed aan een outsourcingspartij, en bestaat ons team dus volledig uit ‘I’-tjes.”

Advies over processen
Het SSC telt tien medewerkers waaronder een teammanager, een projectleider, een DIV-specialist, twee technische informatiespecialisten, vier adviseurs informatisering en een medewerker informatisering die iedereen ondersteund. “De taken die binnen het SSC uitgevoerd worden zijn heel breed. Zowel gevraagd als ongevraagd geven wij advies over procesverbeteringen en begeleiden we ook implementaties van nieuwe applicaties. We proberen goed contact te houden met andere corporaties en onze ogen open te houden voor nieuwe ontwikkelingen in de branche. Daarnaast wordt ook het functioneel beheer van diverse applicaties binnen ons team opgepakt. Hierdoor weten we wat de mogelijkheden zijn van de applicaties, en kunnen we de business weer beter adviseren over het inrichten van processen.”

Vertrouwen
De tien medewerkers in het SSC bestaat uit mensen die in dienst zijn bij Zayaz of Alwel. “Bij zo’n constructie is vertrouwen van groot belang,” vertelt Bertine. “Vertrouwen dat de SSC-medewerker van de andere organisatie de juiste dingen doet voor jouw eigen organisatie. Dat vertrouwen begint bij de bestuurders die de samenwerking geïnitieerd hebben, en hebben wij als SSC vervolgens waar te maken. Een gemeenschappelijke culturele deler is daarin te vinden. Beide corporaties hebben veel vertrouwen in hun medewerkers en geven de ruimte om hen zelf initiatief te laten nemen, zolang het bijdraagt aan het hoger liggende doel: de huurder.”

Een andere gemeenschappelijke deler tussen de twee corporaties is een redelijk gelijk ICT-landschap. “Dat geeft ons nog een voordeel. Wanneer we met een ontwikkeling, update of verbetering bezig zijn bij de ene corporatie, kunnen we vervolgens het geleerde opnieuw toepassen bij de andere corporatie. Die kennisdeling is van zeer toegevoegde waarde. Het gelijktrekken van het ICT-landschap is niet noodzakelijk, maar wel handig. Aan de andere kant word je door de verschillen uitgedaagd om creatiever te zijn en betere ideeën te bedenken over het verbeteren van gebruik of efficiënter inrichten van processen.”

Fusie
Tijdens de fusie vorig jaar tussen Alleewonen en Woonstichting Etten-Leur heeft het SSC haar kracht bewezen, vertelt Bertine. “Het SSC heeft daar een heel grote rol gespeeld. Doorgaans is de afspraak dat we de helft van onze tijd bij een corporatie aanwezig zijn. Echter hebben we door de fusie veel grote ICT-projecten gedraaid waar veel werk uit naar voren kwam. Hierdoor hebben veel SSC-medewerkers honderd procent van hun tijd bij Alwel doorgebracht, bijvoorbeeld bij het project om het ERP-systeem van de twee fusieorganisaties samen te voegen of de implementatie van de KCC-omgeving en intranet.”

Samenwerkingspartners
Die intranet- en KCC-omgeving nemen de corporaties – net als hun klantportaal – af van Kubion. “Het intranet hebben we samen met Kubion ontwikkeld bij Alwel,” legt Bertine uit. “Deze producten helpen ons bij het efficiënter maken van gestandaardiseerde processen zoals het indienen van een reparatieverzoek of opzeggen van de huur. Door de automatisering houden werknemers meer tijd over voor maatwerk. Het fijne aan onze samenwerking met Kubion is dat ze ons kennen. Je hoeft alleen maar je naam te noemen als je belt, en ze weten al over welke corporatie het gaat en hoe het bij ons is ingericht. Daarnaast leren wij via de gebruikersgroep andere klanten kennen die van dezelfde producten gebruikmaken, waardoor wij met hen kunnen sparren over processen en mogelijke oplossingen. Het is altijd erg leuk en leerzaam om te zien hoe iemand anders met hetzelfde systeem omgaat. Deze gebruikersgroep wordt ondersteund door Kubion bij vragen, maar levert ook input als Kubion ontwikkelt op een bepaald onderwerp. De mogelijkheid om mee te denken en invloed te mogen uitoefenen maakt dat wij meer samenwerkingspartners zijn dan een klassieke klant-leverancier relatie hebben.”

Kennis van beide organisaties
Op de vraag wat er door de komst van het SSC is veranderd voor medewerkers, vertelt Bertine: “Doordat we als SSC werken voor twee corporaties ligt onze kracht in het feit dat we beide organisaties enorm goed kennen. We weten wat er speelt, wie waarmee bezig is, bij wie wij moeten zijn bij vragen en adviezen en wat wij moeten doen.”

Tevreden
Terugkijkend op de samenwerking zijn beide corporaties tevreden met de behaalde resultaten, zegt Bertine. “Het belangrijkste resultaat is dat we voldaan hebben aan de doelstellingen die we voor ogen hadden met het SSC: een deskundig team, continuïteit in de dienstverlening, met een lerend effect door kennisdeling tussen de organisaties.”

“Het is voor het SSC van belang om de organisatieverschillen te begrijpen en te respecteren. Maar de basis voor samenwerking wordt gelegd met wederzijds vertrouwen. Vertrouwen moet je onderhouden, en daarom komen de bestuurders van Alwel en Zayaz periodiek bijeen om dat vertrouwen naar elkaar én naar het SSC uit te spreken. Waarbij er natuurlijk ruimte blijft voor een kritische kanttekening of gewenste verbetering.”

ICT-ontwikkelingen van morgen
De komende jaren ziet Bertine de manier waarop het SSC is georganiseerd niet veranderen. “Dat staat momenteel goed, en de uitdagingen van morgen zitten vooral in alle ICT-ontwikkelingen die ons staan te wachten. Of nu al beschikbaar zijn. Hierdoor moeten wij onze expertisegebieden uitbreiden of verleggen. Het continu onderhouden en uitbreiden van onze kennis en het durven loslaten van het ‘oude vertrouwde’ is daarbij een belangrijke sleutel.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 8 augustus 2018