• Home
• Nieuws

'Goede integratie van systemen essentieel voor een flexibele corporatie'

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 12 July 2016

Sinds 1 mei dit jaar gaat Condor System Integration door het leven als integratiespecialist Koolibri. Een nieuwe naam voor een nieuw bedrijf maar met hetzelfde doel: corporaties voorzien van de best mogelijke integratie van systemen. CorporatieGids.nl ging in gesprek met Robert Daniels van Koolibri, en sprak met hem over de visie van het nieuwe bedrijf en het belang van koppelingen bij corporaties. "Koppelingen staan bij corporaties nog vaak in de kinderschoenen."

"De behoefte om goed te kunnen koppelen neemt de laatste jaren steeds meer toe," legt Robert uit. "Dit komt vooral door ontwikkelingen op het gebied van applicaties en internet. Opvallend is dat voor corporaties de uiteindelijke integratie vaak niet de grootste uitdaging is, maar het pad om te komen tot integratie. Veel corporaties hebben namelijk een globaal beeld van de processen die met systemen ondersteund worden, maar missen vaak de samenhang tussen de systemen binnen het proces."

Onbevredigend                                                                                         
Robert geeft een voorbeeld. "Een corporatie vraagt bijvoorbeeld 'wij willen een KCC-toepassing want die helpt ons onze klanten beter te woord te staan', maar beseffen niet dat deze toegang de ingang is voor een aantal andere personen in de organisatie. Door de inzet van een KCC kan men in ieder geval centraal contact hebben met de klanten, maar de informatie die nodig is voor het contact, de resultaten hiervan en gevolgen voor andere personen is niet uitgewerkt. Bestaande processen worden daardoor zodanig verstoord dat de communicatie met klanten aan de voorkant heel mooi lijkt, maar de resultaten voor de huurder onbevredigend zijn."

Dit kan niet alleen voor problemen zorgen, maar fouten in een slecht georganiseerd koppelingslandschap zijn daarnaast ook erg lastig op te lossen. "Voor iedere applicatie die gekoppeld wordt, moet een nieuwe 'point-to-point' verbinding worden opgezet. Als je dan naar een onderdeel kijkt - bijvoorbeeld de keten van het onderhoudsproces - zijn verschillende systemen daar onderdeel van. Bijvoorbeeld het ERP-systeem, de planningsmodule, de onderhoudsmodule, de ketenpartner en facturering, die allemaal onderling verbonden zijn. Als er in de keten tussen bijvoorbeeld het ERP richting de facturering iets fout gaat, moeten vier point-to-point verbinding onderzocht worden, die vaak verschillende leveranciers en afdelingen hebben. Een grote speurtocht door de gehele keten dus, waarbij de onderhoudsopdracht uiteindelijk ook niet gefactureerd kan worden."

Efficiency en anticiperen
Volgens Robert zou een corporatie daarom efficiënter haar koppelingen in kunnen richten door eerst de processen en informatiestromen goed in kaart te brengen. "Op basis van deze informatie is te achterhalen welke informatie nodig is binnen de diverse processen om deze goed tot uitvoering te laten komen. De volgende stap is - over applicaties en processen heen - te bepalen welke informatie een gemeenschappelijke factor bevat. Denk hierbij aan het aantal vhe, informatie die nodig is in het onderhoudproces, verhuurmutatieproces, managementinformatie, woonruimtebemiddeling en het vastgoedwaarderingsproces. Het is veel makkelijker om één standaard component te gebruiken die bij het ontwerp van alle processen gebruikt kan worden."

"Wanneer dit helder op papier staat, kan een corporatie een verdiepingsslag maken door te bepalen waar eventuele specifieke informatie een plek moet krijgen. Daar worden maatwerkcomponenten voor gebouwd, die als add-on te gebruiken zijn op standaardcomponenten met als doel specifieke procesinformatie te kunnen delen. Zo creëert een corporatie een set aan bestandsdelen die het voor haar mogelijk maakt niet alleen applicaties efficiënt te gebruiken, maar ook snel op ontwikkelingen te anticiperen."

Ervaring
Koolibri kan corporaties hierbij helpen, legt Robert uit. "We nemen hen bij de hand en lopen samen de eerdergenoemde stappen door. Wij beschikken door ons team met consultants over een ruime kennis en veel ervaring binnen de corporatiebranche, waardoor wij corporaties goed kunnen ondersteunen in de juiste keuze. Daarnaast werken wij nauw samen met verschillende leveranciers, zoals MainPlus met wie wij aan hun onderhoudssoftware MainFlow 3.0 hebben gewerkt. Zo hebben corporaties de zekerheid dat hun uitgekozen applicaties op de juiste wijze binnen hun organisatie draaien."

Goede visie
"De invulling van koppelingen bij corporaties zal daarnaast de komende jaren sterk veranderen," sluit Robert af. "De ontwikkelingen binnen de branche zullen zich steeds meer richten op het 2-Speed-IT-model, wat eigenlijk betekent dat er wordt gekozen voor een robuuste ERP-kern en een flexibele laag aan de buitenkant. Corporaties zullen daarom niet langer hoeven wachten op aanpassingen binnen het ERP-systeem, maar op zoek gaan naar oplossingen die direct geïmplementeerd kunnen worden."

"Het is daarbij van belang dat de corporatie een goede visie heeft op het gebruik van koppelingen, zodat hier op een juiste manier invulling aan wordt gegeven. Het investeren in herbruikbare componenten bijvoorbeeld, wat aan de voorkant meer tijd kost, maar uiteindelijk de corporatie minder problemen, minder kosten en meer flexibiliteit oplevert."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 12 juli 2016