Als woningcorporatie wil je zo efficiënt en optimaal mogelijk je werk doen. Goed beschreven processen zijn daar essentieel bij, maar in de praktijk blijken corporaties nog vaak hun processen niet beschreven te hebben. Daarom komen Aedes en CorpoNet met het Processenboek. CorporatieGids.nl sprak met Hans Bloemen, senior consultant bij Sensus, over het inzichtelijk maken en gebruiken van de standaardprocessen voor de sector.
Het Processenboek is voor én door de sector gemaakt, begint Hans het gesprek. “Het is een initiatief van Aedes en CorpoNet, die in samenwerking met een aantal woningcorporaties de belangrijkste processen voor de sector hebben beschreven. Dit zijn referentieprocessen die andere corporaties kunnen gebruiken voor het beschrijven of optimaliseren van hun eigen processen. Dit kan namelijk tijd en geld besparen en helpt processen efficiënter uit te voeren en beter te digitaliseren. Daarnaast dragen uniform beschreven processen bij aan een betere sturing en vermindering van risico’s.”
Goede basis
De processen uit het boek vormen een goede basis om eigen processen te beschrijven, vat Hans samen. “Er staat namelijk bij elke processtap duidelijk beschreven wat erbij komt kijken. Daarnaast staan er managementaspecten bij zoals KPI’s, risico’s en beheersmaatregelen. Hierdoor zie je duidelijk de samenhang tussen deze onderwerpen en kun je het risicomanagement goed vormgeven. Daarbij zijn deze onderwerpen heel uniform en voor iedere corporatie te gebruiken.”
Voor iedereen
Daarmee bedoelt Hans corporaties van alle groottes: “Kleinere corporaties kunnen het Procesboek gebruiken om met beperkte middelen processen uit te werken. Zij hoeven niet het wiel steeds opnieuw uit te vinden en kunnen direct aan de slag. Grotere corporaties kunnen het weer gebruiken om beschreven processen tegen het licht te houden. Ze kunnen aanvullingen of aanpassingen uit het referentiemodel overnemen en zo zorgen voor meer uniformiteit. Dit is bijvoorbeeld een handige werkwijze als het proces in je eigen corporatie erg afwijkt van collegacorporaties of het referentieproces. De reden dat het van elkaar afwijkt is vaak omdat het beleid anders is, maar kan ook door bijvoorbeeld ketensamenwerking verschillen.”
Processen toegankelijk maken
Sensus werkt de referentieprocessen uit het Procesboek uit in haar software en stelt deze gratis ter beschikking aan haar klanten én de sector. Hans: “In Sensus BPM Online kunnen corporaties de referentieprocessen gratis inzien, bewerken en delen. Hierbij vinden we het belangrijk dat processen toegankelijk zijn. We werken met een visuele taal, waardoor de informatie voor iedereen goed te begrijpen is.”
“Verder organiseren we regelmatig webinars over het Processenboek, waarin we laten zien hoe het referentieproces eruit ziet in Sensus BPM Online en hoe je hier zelf mee aan de slag kunt. Hierbij staan we stil bij de belangrijkste keuzemomenten en stappen uit het referentieproces. Zo hebben we een webinar over het incassoproces en volgt er in het najaar een webinar over het reparatieonderhoudproces. Daarnaast bieden wij verschillende andere voorbeeldprocessen voor de sector. Deze zijn beschreven door woningcorporaties en kunnen als referentie worden gebruikt om zelf de processen te beschrijven.”
Nieuwe processen
Op de vraag hoe de toekomst van het Processenboek eruit ziet, sluit Hans af: “Momenteel zijn er verschillende processen in de reviewfase. Denk aan bijvoorbeeld reparatieonderhoud, wat inmiddels ook in Sensus staat. Maar ook aan verhuurmutatie, inschrijven woningzoekenden, leveren servicecomponenten, plannen van onderhoud en het opstellen van een meerjarenonderhoudsbegroting en conditiemeting. Ook sturing en ondersteuning kunnen in de toekomst interessante onderwerpen zijn voor het Processenboek. Zeker omdat deze processen meer op elkaar zullen lijken. Daarnaast zou het waardevol zijn als – naast de KPI’s, risico’s en beheersmaatregelen – ook de wet- en regelgeving meegenomen wordt in het Processenboek. Dat stelt corporaties het beste in staat processen uniform te beschrijven waardoor onder andere tijd en geld bespaard kan worden.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: Sensus
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
