Corporaties staan voor keuzes in het onderhoudsproces: wat doen we zelf, wat besteden we uit? Hierbij is de trend dat werkzaamheden in meer of mindere mate worden uitbesteed aan ketenpartners zoals aannemers, zowel voor dagelijks onderhoud als mutatieonderhoud. Zo neemt de ketenpartner bij een aantal corporaties de telefoon op wanneer een huurder de corporatie belt voor een reparatieverzoek. Of wordt de eindopname uitgevoerd door de aannemer tijdens het mutatieproces. In alle gevallen is het delen van informatie essentieel.
Corporaties en aannemers werken vaak met hun eigen systemen. Deze ERP-systemen zijn veelal ontworpen vanuit de behoeften van de eigen administratie. Ze zijn niet ontworpen om informatie te delen tussen corporatie en aannemer, terwijl de processen in de praktijk echter naadloos in elkaar kunnen overlopen. Hierdoor worden gegevens dubbel beheerd.
Sommige systemen kunnen wel gegevens uitwisselen maar van echt delen van informat ie is geen sprake. Met name voor de aannemer valt er nog veel efficiency te behalen, dat uiteindelijk ook in het voordeel zal uitpakken voor de corporatie. Opvallend is dat corporaties veelal denken dat ze de keten heel efficiënt ingericht hebben, terwijl de aannemer met extra werk wordt opgezadeld.
Een praktijkvoorbeeld: een corporatie plaatst een werkopdracht in hun leveranciersportaal. De opdracht is verstrekt, het wachten is op de inkoopfactuur… Voor de aannemer begint nu de administratieve rompslomp. Opdrachten komen namelijk niet binnen in 1 portaal, maar elke opdrachtgever heeft haar eigen portaal. Zo heeft een grotere aannemer al gauw te maken met een aantal portalen dat op één hand niet meer te tellen is. Die portalen zien er ook vaak verschillend uit, want elke ERP-leverancier heeft haar eigen “oplossing”. De aannemer drukt de werkopdracht af op papier. Vervolgens wordt deze weer gescand en daarna ingeladen in het eigen ERP-systeem (echt waar!). Aangezien er hierbij veel detailinformatie verloren is gegaan, wordt de bon handmatig aangevuld of soms in zijn geheel over getypt.
Een ander voorbeeld dat wij regelmatig tegenkomen: tijdens het uitvoeren van een eindopname gaat de aannemer met 2 tablets de woning in, 1 tablet van de corporatie en 1 tablet van het primaire systeem van de aannemer. “Uiteraard” is van gegevensuitwisseling geen sprake. De facturatie gaat ook al lekker digitaal, althans voor de corporatie.
De aannemer wordt veelal gedwongen, volgens het strakke stramien van de ERP-leverancier van de corporatie, de factuur (handmatig) in het leveranciersportaal in te geven. We hebben met onze eigen ogen gezien hoeveel werk dit kost voor de aannemer. Echter “geen probleem” voor de corporatie, want de inkoopfactuur komt digitaal binnen.
We willen met deze voorbeelden de corporaties een spiegel voorhouden. U bent waarschijnlijk veel minder digitaal dan u denkt en daar gaan toverwoor den als XML maar ten dele bij helpen. Ketensamenwerking draait slechts voor een deel om techniek en draait voor een belangrijk deel om samenwerking, communicatie en vertrouwen. Met Casix werken aannemers en corporaties in hetzelfde systeem en is dat een vanzelfsprekendheid. Uiteraard kent Casix een duidelijke functiescheiding tussen de corporatie als opdrachtgever en de aannemer als opdrachtnemer. Aan de betreffende partij wordt alleen de voor hen relevante informatie beschikbaar gesteld: uiteindelijk blijft de corporatie in controle.
Aannemers zijn enthousiast over Casix en vragen om te helpen in het verbeteren van hun ketenprocessen. Wij implementeren integrale oplossingen die ervoor zorgen dat het gehele onderhoudsproces voor alle partijen (ook de huurders) efficiënter verloopt. Casix brengt de hele keten bij elkaar: van opdrachtverstrekking tot digitale facturatie. Indien gewenst kan ook self-billing worden toegepast. Casix zorgt ervoor dat de verborgen overhead kan verdwijnen. Mooie bijkomstigheid is dat de kosten hierdoor dalen.
Vanzelfsprekend ondersteunt Casix alle Ketenstandaard-versies en VERA. Maar ook zonder VERA zijn integraties met alle ERP-systemen beschikbaar. Tevens biedt Casix uitstekende faciliteiten voor kleinere aannemers zonder uitgebreid ERP-systeem.
Geen enkele corporatie of aannemer hanteert dezelfde werkwijze. Als Casix voelen wij ons daarom wel eens verwant aan de beroemde familie Barbapapa. Is er een brug nodig tussen aannemer en corporatie? Huup, huup, Barbatruc en wij zorgen voor een elastische oplossing.
Wilt u hier meer over weten? Wij nodigen u graag uit om, samen met uw ketenpartner(s), hierover met ons van gedachten te wisselen.
Bron: CorporatieGids 2019 | Foto: Casix
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
