• Home
• Nieuws

Jan van Dijk (CNS): "Maak medewerkers bewust en datakwaliteit meetbaar"

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 3 April 2017

Corporaties moeten steeds vaker en meer digitaal verantwoording afleggen. Dat betekent een grotere focus op datakwaliteit. Maar in hoeverre is de kwaliteit van gegevens bij woningcorporaties daadwerkelijk op orde? Een gesprek met Jan van Dijk, directeur bij CNS: "Medewerkers bewust maken van het belang van data is essentieel."

"Goede datakwaliteit is voor elke organisatie van levensbelang," begint Jan het gesprek. "In de corporatiebranche wordt het gebrek aan kwaliteit de laatste jaren steeds duidelijker zichtbaar. De groter wordende verantwoordingsdruk zorgt ervoor dat problemen sneller aan de oppervlakte komen en de focus op efficiëntie bij corporaties kan daarnaast alleen slagen als de kwaliteit van data op orde is. Ook wordt datakwaliteit voor huurders steeds belangrijker. Zij regelen steeds meer zelf door middel van huurdersportalen, en incorrecte data zorgen ervoor dat het vertrouwen in het portaal en in de corporatie afneemt. Ook zal het KCC meer telefoontjes van huurders moeten afhandelen."  

Bewustzijn
De belangrijkste uitdaging rondom datakwaliteit is het veranderen van bewustzijn bij corporatiemedewerkers, legt Jan uit. "Vaak wordt er onvoldoende gerealiseerd wat de gevolgen zijn van foutieve of ontbrekende data. Vaak omdat degene die de data invoert niet degene is die de data gebruikt. Wanneer een bouwjaar van een complex bijvoorbeeld verkeerd wordt ingevuld, heeft dat invloed op de marktwaarde, de planning voor planmatig onderhoud en de vaststelling van de resterende levensduur. Dit levert extra werk op voor assetmanagers, verhoogt het risico op fouten en kan zelfs leiden tot verkeerde beslissingen omtrent exploitatie. Grote kans dat degene die het bouwjaar invoert zich dit niet realiseert."

"Daarnaast moet het verbeteren van datakwaliteit niet als kortstondig project worden benaderd, maar als continu proces. Vaak kunnen fouten niet van de ene op de andere dag worden opgelost. Wij merken dat meestal bij ruim de helft van de eenheden fouten in de data zit. Het is niet mogelijk om een project op te zetten waarin al deze eenheden worden bezocht om de gegevens te verbeteren. Bovendien, als het proces van vastleggen van de data niet verbetert, zullen nieuwe fouten net zo snel worden toegevoegd. Een verandering in de processen en beleid is nodig om over langere termijn de kwaliteit te verbeteren. Dit soort initiatieven vergen wel een lange adem en zonder dat de resultaten hiervan meetbaar zijn is het moeilijk de focus hierop te houden."

Optimale datakwaliteit
Volgens Jan hangt de term 'optimale datakwaliteit' af van de eisen die de corporatie stelt. "Deze verschillen met de aard van de data. Gegevens over bijvoorbeeld inkomens en huurprijzen bij nieuwe verhuringen zijn van hoge kwaliteit door de verantwoording omtrent passend toewijzen. Wanneer e-mailadressen uitsluitend worden gebruikt voor de nieuwsbrief, dan hoeven de eisen aan data niet heel hoog te zijn. Dit verandert echter wanneer een corporatie zich ten doel stelt om via een huurdersportaal de klantenservice te verbeteren en kosten te verlagen. Als het meer kost om de datakwaliteit te verbeteren dan dat het aan kwaliteit oplevert, zou overwogen moeten worden of de inspanning wel nut heeft. Maar wij komen in de praktijk vaak tegen dat de kwaliteit van essentiële data, zoals gegevens over woningwaardering, erg laag is."

Meetbaar maken
Om de kwaliteit van data te verbeteren, moet dit eerst meetbaar gemaakt worden. Jan: "Vrijwel alle corporaties waar wij mee spreken zijn zich bewust van dit probleem, maar hebben nog geen oplossing gevonden. Er heerst een gevoel dat het ERP-systeem onbetrouwbaar is, maar hard bewijs ontbreekt. Medewerkers komen fouten tegen wat leidt tot discussies of een schaduwadministratie in Excel, maar een structurele aanpak van de problemen ontbreekt."

"Wanneer duidelijk wordt welke informatie moet worden verbeterd, kunnen initiatieven vorm krijgen. Deze bestaan uit het vaststellen van eigenaren en belanghebbenden van informatie en het maken van afspraken over procedures en bevoegdheden voor het vastleggen van data. Wanneer de kwaliteit van data goed meetbaar is, kunnen op basis daarvan de prioriteiten worden vastgesteld. Door het blijven meten kunnen de vorderingen goed in de gaten worden gehouden, en de initiatieven eventueel worden bijgestuurd."

DQ Monitor
CNS kan corporaties helpen met het meetbaar en zichtbaar maken van de kwaliteit van informatie, legt Jan uit. "Dit doen wij door middel van de DQ Monitor. We bieden kwaliteitscontroles die specifieke onderwerpen binnen de corporatiemarkt belichten. Als eerste hebben wij een set met controles ontwikkeld voor de gegevens over de woningwaardering. Met de DQ Monitor wordt zichtbaar welke eenheden onvolledige, foutieve informatie bevatten. Ook wordt het verloop van de datakwaliteit over de tijd zichtbaar. Dit helpt corporaties te bepalen waar de inspanning voor het verbeteren op gericht moet zijn, en welke resultaten worden bereikt."

Toenemende druk
Het nemen van stappen om de kwaliteit van data te verbeteren is volgens Jan erg belangrijk. "Het belang van data zal de komende jaren alleen maar toenemen. De verantwoordingsdruk vanuit de overheid wordt ook steeds groter en daarnaast verwachten wij dat de overheid corporaties steeds meer zal verplichten dit digitaal te doen. De druk om kosten te reduceren en initiatieven om dit te bereiken via verdergaande digitalisering, hebben hetzelfde effect. Hoe meer informatie extern ter beschikking wordt gesteld, hoe hoger de eisen aan datakwaliteit zullen zijn."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 3 april 2017