Met de verplichte KvK-aanlevering in XBRL van de jaarrekening 2025, staat het Referentie Grootboek Schema (RGS) aan de vooravond van een aantal belangrijke wijzigingen in de manier waarop woningcorporaties hun financiële verantwoording efficiënt, nauwkeurig en minder foutgevoelig kunnen aanleveren. CorporatieGids Magazine sprak met Johan Oosterhoff, directeur-bestuurder van Patrimonium Urk en Erik Kes, Senior Adviseur Financieel Management bij Havensteder – beide onderdeel van de RGS-werkgroep – over de noodzaak tot implementatie van de standaard, adoptie in de sector en de winst die RGS corporaties kan bieden.
Met het Referentie Grootboek Schema kunnen woningcorporaties een belangrijke stap zetten in de standaardisering van hun financiële administratie, begint Erik het gesprek: “RGS is een standaard die ondersteund wordt vanuit Aedes. Door te werken met RGS ben je in staat een belangrijk deel van je dVi en jaarrekening en eventuele toekomstige verantwoordingsrapportages rechtstreeks uit je bronsysteem te halen. Daarvoor kan je RGS als grootboekrekeningschema hanteren, maar het kan ook als mapping worden gebruikt op een eigen rekeningschema. Dit maakt het afleggen van verantwoording makkelijker, efficiënter en minder foutgevoelig.”
ICT-perspectief
RGS bestaat al een tijdje. Dat nog niet alle corporaties RGS gebruiken, is toe te schrijven aan een combinatie van factoren, vertelt Johan: “In 2019 is de voor corporaties specifieke RGS gelanceerd, maar sindsdien nog niet door iedereen omarmd. Enerzijds door gebrek aan urgentie – corporaties hoefden tot op heden niet digitaal te rapporteren aan de KvK – anderzijds omdat RGS vooral is gepromoot vanuit een ICT-perspectief. En hoewel een deel van de implementatie om de techniek draait, spelen juist financieel-administratieve vraagstukken zoals verloopstaten, kostenverdelingen en boekingsgangen de hoofdrol. Met de verplichting voor corporaties om de jaarrekening 2025 digitaal in XBRL aan te leveren aan de KvK, zien we een kans om RGS vanuit deze invalshoek te benaderen, met een duidelijk verhaal waar RGS begint en ophoudt. Dat er uiteindelijk techniek nodig is voor system-to-system aanlevering van verantwoordingsinformatie is louter een logisch gevolg.”
Eigen schema vertalen
De implementatie van RGS is volgens Johan meer dan het simpelweg vertalen van een bestaand grootboekschema; “Het begint bij het vertalen van je eigen grootboekschema. Maar dan ben je slechts halverwege. Er moet een doorvertaling komen naar de verantwoordingsrapportage die naast cijfers ook kwalitatieve informatie vraagt.” Erik vult aan: “Wil je RGS optimaal benutten voor automatisering zal je alles intracomptabel moeten maken, bijvoorbeeld het boeken van categoriaal naar functioneel en het boeken in verloopstaten. Met de ondersteuning van de RGS kennisgroep kunnen corporaties leren hoe ze RGS kunnen inzetten, waardoor onder andere de weg vrijkomt voor de system-to-system aanlevering van jaarrekeningen via XBRL-bestanden in overeenstemming met de SBR-standaard.”
Vervolgstap
Richting 2025 zijn diverse corporaties bezig met de vertaling van eigen grootboekrekeningen naar het RGS-systeem, waaronder Patrimonium Urk. Johan: “In 2022 hebben wij met een aantal MKW-corporaties al de vertaalslag gemaakt. De vertaling van de eigen cijfers naar RGS-systematiek is gelukt. Daarna zijn we op zoek gegaan hoe we de vervolgstap kunnen maken om te komen tot een system-to-system aanlevering van de jaarrekening. We zijn nu bezig met een pilot om met behulp van een tool de jaarrekening 2023 via een XBRL-bestand aan te leveren aan de KvK. Momenteel is er nog geen verplichting om de jaarrekening digitaal aan te leveren, maar vanaf boekjaar 2025 wordt dit dus verplicht. Daarom is nu het moment om te starten met het implementeren van RGS.”
System-to-system aanlevering
“Met een aantal MKW-corporaties zijn we bij elkaar gaan zitten en zijn heel praktisch aan de slag gegaan,” vervolgt Johan. “Aan de hand van een handleiding en Excel-model hebben we de eigen saldibalans per jaareinde via RGS omgezet naar de cijfers van de meest recente goedgekeurde jaarrekening. Daarbij is de eerste stap het koppelen van de eigen grootboekrekening aan RGS-rekeningen. Maar dan mis je nog een aantal stappen om te komen tot de jaarrekeningcijfers, zoals de verloopstaten of de functionele indeling van de winst- en verliesrekening. Ook die stappen hebben we doorlopen.”
“Om vervolgens een jaarrekening te kunnen aanleveren is ook nog aanvullende informatie nodig zoals grondslagen voor de waardering van activa en passiva en grondslagen voor de bepaling van het resultaat, toelichtingen op jaarrekeningposten en overige niet-financiële informatie. Kortom: om een jaarrekening system-to-system te kunnen aanleveren is tooling nodig die de RGS-cijfers vertaalt naar de jaarrekening, die de mogelijkheid biedt om de aanvullende informatie toe te voegen en vervolgens met behulp van SBR (Standard Business Reporting) een XBRL-bestand genereert die digitaal verstuurd kan worden.”
Hulpmiddel
Op de vraag of het gebruik van RGS verplicht zou moeten worden om de adoptie in de sector te versnellen, schudt Erik zijn hoofd: “Nee, want RGS is een hulpmiddel. Het is noodzakelijk dat software beschikbaar komt die geënt is op de verantwoordingsmodellen die bij woningcorporaties van toepassing zijn. Deze kan je dan voeden vanuit RGS. Hierbij kan worden gedacht aan de aanlevering van dVi, Aedes-benchmark en eigen interne periodieke verantwoordingsrapportage, naast de jaarverslaggeving. Het werken vanuit uniforme modellen levert de corporaties dan tijdwinst op en betere vergelijking onderling.”
Uniforme toelichting
Bij Havensteder wordt reikhalzend uitgekeken naar de nieuwe release van RGS voordat de volledige overstap wordt gemaakt, legt Erik uit: “Wij willen wachten met de implementatie tot de versie 3.7 wordt gereleaset na de zomer waar de wijzigingen om te komen tot de uniforme toelichting op de jaarrekening inzitten. We hebben inmiddels wel op dVi-niveau het grootboek in RGS gemapt en zijn in gesprek met een softwareleverancier om voor dVi een XBRL te kunnen genereren.”
Geautomatiseerde tool
Gevraagd naar de richting waar RGS zich de komende tijd verder heen zal ontwikkelen, vertelt Erik: “Vanuit de werkgroep hebben we een uniform jaarrekeningmodel ontwikkeld die als standaard en basis kan dienen voor alle corporaties. Momenteel zijn we bezig met het vertalen van dit model naar RGS, zodat deze in de volgende release één op één op elkaar aansluiten. Johan is daarnaast bezig om, in samenwerking met een softwareleverancier, een tool te ontwikkelen die op basis van de jaarcijfers op RGS-codes en een geüniformeerde jaarrekening met de al eerder genoemde ‘druk-op-de-knop’ een jaarrekening genereert. Aedes Datastandaarden is in gesprek met de softwareleveranciers om de standaard nog beter te integreren in hun software. Met de verplichte aanlevering van de jaarrekening in XBRL is RGS één van de vijf producten – VERA, DIV, DICO, Aedes ILS en RGS – die hoog op de agenda van 2024 van Aedes Datastandaarden staat.”
Breed gedragen standaard
“2025 lijkt misschien nog ver weg, maar komt sneller dan je denkt. Nu is het moment om met RGS aan de slag te gaan. Geïnteresseerde corporaties kunnen zich bij de RGS-werkgroep aanmelden om de ontwikkeling te versnellen,” sluit Johan af: “Neem hieraan deel, draag casussen aan die om verduidelijking of uitwerking vragen en deel ervaringen met elkaar. Door de kennis en energie te bundelen komen we samen tot een breed geaccepteerde standaard en wordt een system-to-system uitwisseling met een druk op de knop voor jouw corporatie straks echt realiteit.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Jan van der Ploeg, Jan Vredenburg
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
