• Home
• Nieuws

José Leek (Wooncompagnie): Reporting geeft inzicht om jezelf continu te verbeteren

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 7 January 2022

De jaarrekening, begroting, verantwoordingsinformatie voor de overheid of stuurinformatie voor je eigen organisatie; het belang van reporting is de laatste jaren enorm gegroeid bij woningcorporaties. Wat zijn echter de kneepjes van reporting zodat data voor je gaan werken? CorporatieGids Magazine sprak erover met José Leek, Medewerker Reporting bij Wooncompagnie uit Hoorn.

Om als woningcorporatie je ambities waar te maken, is reporting een must geworden, begint José het gesprek: “Iedere corporatie heeft natuurlijk doelen gesteld, en daarbij is het belangrijk te weten waar je staat zodat je indien nodig kunt bijsturen. Dat doen wij als Wooncompagnie met stuur- en verantwoordingsinformatie. Om dat steeds beter te kunnen doen, optimaliseren wij het proces rondom monitoring en verantwoorden continu. We kunnen daardoor informatie steeds makkelijker verzamelen, presenteren en de herkomst van data voortdurend traceren.”

Standaard definities
Die optimaliseringsslag rondom reporting begon zes jaar geleden, toen Wooncompagnie besloot stappen te zetten rondom de standaardisatie van informatie. “Tot dat moment werd er nog vooral gebruikgemaakt van maatwerk bij bijvoorbeeld rapportages,” licht José toe. “Dat betekende dat iedere afdeling – of soms zelfs medewerker – eigen definities had. Dat hebben we nu meer gecentraliseerd. Door de standaard definities hebben we het als collega’s allemaal over hetzelfde, zodat het gesprek over prestaties makkelijker wordt. Daarnaast kunnen we onszelf makkelijker vergelijken met collega-corporaties, om zo te zien waar wij onszelf kunnen verbeteren. Als laatste zorgt gebruikmaken van standaard definities ook voor een meer real time beeld van onze organisatie; vroeger kregen we een wekelijkse update van de cijfers, dat is inmiddels dagelijks geworden.”

Doorpakken
Wooncompagnie werkt voor reporting samen met Skarp, vertelt José. “We richten bijvoorbeeld samen Power BI in, maar ze pakken ook informatieverzoeken vanuit de organisatie op zoals rondom de begroting en de dPi en dVi. Op die manier ontzorgt Skarp ons; zij zijn de schakel tussen ons primaire systeem en standaard definities als CORA en VERA.“

Onlangs hebben Wooncompagnie en Skarp de samenwerking verder geïntensiveerd, legt José uit: “Ik zit nu standaard één ochtend per twee weken samen met één van hun consultants. Omdat we tijd voor elkaar vrijgemaakt hebben, krijgen we elkaar snel te pakken en kunnen we lekker doorpakken. Dat zorgt ervoor dat – wanneer bijvoorbeeld nieuwe dashboards gevalideerd worden – we direct kunnen kijken of de organisatie ermee zijn werk kan doen. Zo niet, dan passen we dat direct aan. Het rendement ligt hierdoor veel hoger.”

Mindset
Op de vraag wat er eigenlijk voor nodig is om goed te kunnen reporten, legt José uit: “Aan de ene kant heb je IT-hulpmiddelen nodig die je ondersteunen. Niet alleen in het presenteren van cijfers, maar ook tools waarmee je inzicht krijgt in welke stappen je kunt nemen om resultaten te verbeteren in de toekomst. Aan de andere kant heb je daar ook een bepaalde mindset van medewerkers voor nodig. Je moet met z’n allen willen verbeteren en steeds een stapje beter willen gaan voor de huurder. Door die combinatie kun je je ambities ook in de toekomst blijven waarmaken.”

Onderbuikgevoel verifiëren
Hoewel IT-tools dus belangrijk zijn bij het kunnen verkrijgen van stuur- en verantwoordingsinformatie, ziet José geen mogelijkheid voor een volledig volautomatisch proces. “Natuurlijk moet de IT je ondersteunen en is het goed dat bijvoorbeeld datavelden automatisch worden ingevuld, maar je moet wel kijken wat achter de cijfers schuil gaat. Klopt het met het gevoel dat je hebt. Omdat je bepaalde stappen automatiseert, kun je meer tijd besteden aan de analyse en kijken of gevoelens wel kloppen. Denk bijvoorbeeld aan het aantal huurachterstanden of een hoeveelheid eenheden; als dat niet klopt moet je niet blind vertrouwen op de uitkomst maar zelf checken hoe het komt dat het cijfer buiten het verwachtingspatroon valt.”

Meer inzicht
De komende periode wil Wooncompagnie het gebruik van reporting verder integreren in de organisatie. “Zo werken we momenteel met Skarp aan nieuwe dashboards die collega’s meer inzicht geven in hoe zaken gaan. Op die manier willen we hen meer helpen over wat wel of niet werkt. Daarnaast willen we de koppeling maken met het Referentie Grootboek Schema. Dit is een vervolg op de eerdere standaardiseringstappen die we hebben gezet, en laat ons Wooncompagnie nog makkelijker vergelijken met andere corporaties. Zo willen we steeds beter een beeld krijgen over wat goed gaat, wat beter kan en waar we ons op moeten focussen.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Murk Feitsma