• Home
• Nieuws

Kevin Osei Assibey (De Key): Automatische factuurverwerking maakt opmars in de sector

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 16 January 2019

Hoewel automatische factuurverwerking een opmars maakt bij woningcorporaties, worden nog steeds ieder jaar tienduizenden facturen handmatig gescand en verwerkt. Dat blijkt uit onderzoek van Kevin Osei Assibey van Woningstichting de Key onder 24 L- en XL-corporaties. CorporatieGids Magazine sprak met hem over de uitkomsten van het onderzoek en de toekomst van digitale facturen in de sector.

Kevin is als Trainee van Talent in Huis – een traineeprogramma voor woningcorporaties – betrokken bij het crediteurenproces bij de Key en deed daarom onderzoek naar de digitalisering van het factureringsproces bij grote woningcorporaties. De belangrijkste conclusie uit het onderzoek is volgens Kevin dat automatische factuurherkenning snel terrein wint. “Een derde van de corporaties ontvangt vrijwel alle facturen digitaal, waarna het automatisch herkend wordt en doorgezet. Aan de andere kant blijkt de helft van de corporaties facturen nog met de hand te verwerken.”

Fysiek en digitaal
Gemiddeld ontvangen de onderzochte corporaties ruim 35.000 facturen per jaar. Kijkend naar de verhouding digitale en papieren facturen, ontvangt het leeuwendeel (83 procent) meer dan 80 procent van haar facturen digitaal. Opvallend is echter dat bij één op de vijf corporaties nog ruim 40 procent van de facturen fysiek binnenkomt. Vrijwel al deze corporaties – 95 procent van degene die het nog niet geautomatiseerd hebben – verwachten binnen vijf jaar een volledig digitaal factureringsproces te hebben.

Handmatige handelingen
Kijkend naar hoe vervolgens facturen binnen de organisatie verwerkt worden, blijkt dat de helft van de corporaties dit nog handmatig uitvoert. Ook de facturen die digitaal binnenkomen worden door een werknemer handmatig doorgezet. Dit verbaast Kevin niet: “De ontwikkelingen van volledige automatische factuurverwerking staan eigenlijk nog in de kinderschoenen. Wel geeft het aan dat veel corporaties op dezelfde lijn zitten als het gaat om de procesindeling van factuurverwerking. Dit biedt de mogelijkheid om als corporatie steun bij elkaar te zoeken en kennis en ervaring te delen. Dit gebeurt nu echter nog weinig.”

“Aan de andere kant heeft 33 procent van de corporaties het proces wel volledig digitaal ingericht. Eventuele fysieke facturen worden door softwareprogramma’s automatisch herkend en gescand, en vervolgens doorgeboekt naar het ERP-systeem. Het klein deel van de corporaties heeft dit proces uitbesteed.”

Belemmeringen
De grootste belemmering om nu in plaats van morgen over te gaan op volledig automatische factuurverwerking blijkt de samenwerking met leveranciers of organisaties te zijn. “Het probleem is dat leveranciers of andere ketenpartners soms eerst hun eigen systemen moeten aanpassen. Niet iedere organisatie staat hiervoor open, en dat is voor 38 procent van de corporaties een reden om nu facturen nog handmatig te verwerken. Een extra uitdaging voor leveranciers en organisaties daarbij is dat ze meerdere verzoeken kunnen krijgen van partners waar ze rekening mee moeten houden, omdat nog niet iedereen dezelfde systemen of factuurstandaarden hanteert.”

Voor een derde van de corporaties vormen systemen en ICT-infrastructuur een andere belemmering. Kevin: “Hiermee wordt bedoeld dat corporaties – wanneer ze willen overschakelen op volledig automatische factuurverwerking – ook moeten overstappen op een ander bedrijfssysteem. Dit vergt veel tijd en geld, en is voor hen een te grote stap om het proces nu al te digitaliseren.”  

Obstakels
De meest belangrijke obstakel bij corporaties die al wel gebruikmaken van factuurherkenning zijn onjuiste gegevens (54 procent). Daarnaast blijken volgens het onderzoek geen goede scanherkenning (50 procent) en een lange doorlooptijd voor het accorderingsproces (42 procent) een belemmering te vormen.

Samen optrekken
Uit het onderzoek blijkt dat veel corporaties – 67 procent – open staan om samen met andere corporaties op te trekken. “De antwoorden van de corporaties laten zien dat ze in veel gevallen tegen dezelfde problemen aanlopen. Op het moment dat corporaties deze ervaringen met elkaar delen, hoeft niet iedereen zelf het wiel opnieuw uit te vinden. Dat kan de adoptie van een digitaal factureringsproces in de sector bevorderen.”

Stad en platteland
In totaal deden 24 woningcorporaties uit de L- en XL-categorie van de Aedes Benchmark mee aan het onderzoek, waarbij 22 zijn aangesloten bij De Vernieuwde Stad. Opvallend genoeg ziet Kevin een verschil tussen stedelijke- en plattelands corporaties in de resultaten. “De corporaties die aangeven volledig automatisch te werken, zitten vooral in de grote steden zoals Amsterdam, Rotterdam en Den Haag. Corporaties uit de provinciën of streekgebieden maken veelal nog gebruik van papieren facturen en kunnen hier nog een efficiencyslag slaan.”

Sneeuwbaleffect
Op de vraag of de resultaten ook van toepassing zijn op kleine corporaties, zegt Kevin: “Ook kleine corporaties zullen in de toekomst naar verwachting meer gebruik gaan maken van volledige automatische factuurverwerking. Het wordt steeds goedkoper en daarnaast wordt via wetgeving het werken met factuurstandaarden gestimuleerd. Dit gaat een sneeuwbaleffect hebben, waardoor ook kleinere corporaties steeds makkelijker dit proces kunnen digitaliseren en automatiseren.”

Bron: CorporatieGids Magazine | Foto: Kevin Osei Assibey