• Home
• Nieuws

Marc Jansen en Frank Roelofs (Woonstichting Valburg): De perfecte timing van een cloudstrategie

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 13 January 2021

Volledig in de cloud werken, dat leek tot voor kort nog een stap voor de grotere woningcorporaties. Woonstichting Valburg - dertien medewerkers en 1.150 vhe - bewees vorig jaar het tegendeel en maakt intussen alweer een jaar haar cloudstrategie waar. Hoe is de reis naar de cloud verlopen? En welke invloed heeft corona op deze reis gehad? We kijken terug met directeur-bestuurder Marc Jansen en ICT-coördinator Frank Roelofs. "Een ding is zeker; met de kennis van nu weten we dat de timing van de reis perfect was."

De reis naar de cloud maak je niet alleen. Op de vraag hoe Woonstichting Valburg terugkijkt op deze reis volgt dan ook eerst een ode aan de goede reisgenoten. Frank vertelt: “Extern werkten we samen met de mensen van cegeka-dsa en op de achtergrond met die van Microsoft. Daarnaast waren intern de collega’s bereid om te testen. Met elkaar wilden we iets nieuws proberen om er een geslaagd traject van te maken, want het geeft energie om in samenwerking voorop te lopen.”

Positief kritisch
“Samen zijn we dit ontwikkelproces aangegaan,” gaat Marc verder. “We gunden het elkaar om fouten te maken en waren positief kritisch naar elkaar. Op deze manier konden we de techniek verbinden aan gebruikerservaringen. Het meest trots zijn we dat de hele migratie naar de cloud zonder een enkele verstoring van de dienstverlening is gebeurd. Onze huurders hebben er, voor zover wij weten, niets van gemerkt.”

Timing
Alles valt of staat bij goede timing. Dat de cloudstrategie precies op tijd kwam, beaamt Frank dan ook. “We waren net klaar met de inrichting van Teams, SharePoint én de migratie van alle bestanden toen de coronacrisis begon. We hebben bij de eerste lockdown in maart op maandagochtend allemaal onze laptops, beeldschermen en andere benodigdheden opgehaald. ’s Middags werkte iedereen al vanuit huis. We konden gelukkig de vaste telefoons mee naar huis nemen en zo de huurders te woord staan. Dat was niet altijd even handig, vandaar dat alle medewerkers nu een mobiele telefoon hebben die verbonden is met onze telefooncentrale.”

Uitdagingen
“En helemaal voorbereid op zoiets als corona ben je natuurlijk nooit,” vult Marc aan. “De grootste uitdaging zat denk ik in de fysieke klantcontacten, zoals bij reparatieverzoeken, inspecties en verhuringen. Dit zijn de contactmomenten met de huurder, waarbij we goed na hebben gedacht over hoe we deze op een veilige manier voor de klant én voor onze collega’s konden realiseren. Waar het kon spraken we huurders via beeldbellen, dat werkte niet altijd even goed. Toen er versoepelingen in de maatregelen kwamen, vonden afspraken plaats met voldoende afstand en later ook met mondkapjes.”

“Ook het gebruik van de communicatiemiddelen en thuiswerken was even wennen voor de medewerkers. Dit leverde verder geen grote problemen op. Wij houden met Teams twee keer in de week een overleg als hele organisatie. Dit doen we om de informele en formele communicatie op gang te houden. Voor corona begon iedereen al te wennen aan het werken in de cloud. Die gewenningsperiode is nu, misschien wel dankzij corona, achter de rug.”

Stapsgewijs 
Werken in de cloud is een nieuwe manier van werken, waar collega’s in meegenomen moeten worden. Dit heeft de woningcorporatie uit Zetten stapsgewijs aangepakt. Frank legt uit: “De overgang naar de cloud hebben we geleidelijk gemaakt sinds 2016. In eerste instantie gingen we documenten delen via SharePoint in plaats van via de mail. Vervolgens maakten we de overstap naar Dynamics Empire en eind 2019 hebben we de overgang naar Office 365 afgerond. Medewerkers zijn getraind in hoe ze hiermee kunnen werken en de inrichting hebben we, op basis van hoofdprocessen, met elkaar bepaald.”

Steeds meer digitaal
En door die stappen heen werkt de woningcorporatie steeds meer digitaal. Marc: “We kunnen op elk moment met elk apparaat inloggen en ons werk doen. Zeker in deze tijd is dat een enorm voordeel. Bij reparatieverzoeken vragen we de huurder nu bijvoorbeeld om foto’s of een filmpje te sturen. In veel gevallen kunnen we de beoordeling van het verzoek doen zonder langs te hoeven komen. Onze huurders merken dat wij steeds meer dingen digitaal doen. Zo komen de opzichters nu bijvoorbeeld met notebooks bij de mensen thuis. Ook voeren we de komende weken de digitalisering van huurcontracten en de digitale handtekening in.”

Zonder kantoor
En digitaal gaat verder. “Wij hebben in ons bedrijfsplan inderdaad staan dat wij ontwikkelen naar een organisatie die werkt zonder kantoor,” liet Marc in het interview uit 2019 al optekenen. En dit heeft een nieuwe impuls gekregen vertelt hij nu. “Eerder werd nog wel eens sceptisch gekeken naar thuiswerken. Nu is dat vrijwel niet meer zo. We gaan daar volgend jaar dan ook mee verder. Een aardig bijverschijnsel is dat andere organisaties nu ook ervaring hebben met plaatsonafhankelijk werken. Dit vergroot voor ons de kans op samenwerking met die partijen en dat doen we op centrale plekken in de dorpen.”

Wederkerig partnerschap
De reisgenoot cegeka-dsa kwam al even aan bod. Een wederkerig partner van Woonstichting Valburg. “Zij nemen ons mee in ICT-ontwikkelingen, vanuit een duidelijk merkbare klantgerichtheid,” vertelt Marc. “Zij houden oog voor onze collega’s, hún eindgebruikers. Anderzijds kan cegeka-dsa bij ons, door onze schaalgrootte, Dynamics Empire testen en relevante feedback krijgen. Er is in meerdere opzichten wederkerigheid.” 

Frank vult aan: “Wat wij heel fijn vinden is dat Dynamics Empire continu wordt doorontwikkeld, door zowel cegeka-dsa als door Microsoft. Dit maakt dat alles steeds beter integreert met Office 365, waardoor de ICT minder complex wordt. Ook zijn gegevens veilig en worden processen geborgd. Dat geeft een vertrouwd gevoel.”

Volgende stappen
Dat in het kantoor van Woonstichting Valburg steeds minder systemen staan, wordt duidelijk als we Frank vragen naar de volgende stappen in de cloudstrategie. “Twee van onze applicaties zijn nog niet cloud gebaseerd. Hier hebben we inmiddels wel oplossingen voor, waardoor ze niet meer lokaal geïnstalleerd staan. Daarnaast verwachten we volgend jaar ook ons DMS in de cloud te hebben en binnen twee jaar willen we dat álle systemen in de cloud staan. Hierbij hebben we oog voor een belangrijke zijstap, namelijk werken aan datakwaliteit en -vaardigheid. De komende tijd zal hier veel aandacht aan worden besteed.”

ICT centraal
Met een cloudstrategie neemt ICT een belangrijke plek in de organisatie in. Voor corporaties die deze stap gaan zetten, deelt Marc een belangrijk aandachtpunt: “Wees op de hoogte van ICT-ontwikkelingen, pas deze toe en neem je medewerkers hierin mee. ICT-ontwikkelingen bepalen in toenemende mate je koers als woningcorporatie. ICT was eerst iets op bureau-niveau, later werd het iets voor de interne organisatie en nu bepaalt het je plek in het relatie-netwerk, waar je huurder een centrale plek in heeft.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Mariska Klok