• CorporatieGids
• Nieuws

Marco van Drogenbroek (OneXillium): E-facturatie is geen IT-project, maar een organisatie- en procestransformatie

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 8 April 2026

E-facturatie gaat de komende jaren enorm veranderen bij woningcorporaties. Nieuwe Europese regelgeving zorgt ervoor dat organisaties uiterlijk richting 2030 hun facturatieprocessen moeten aanpassen en elektronische facturen volgens de Peppol-standaard moeten kunnen verzenden en ontvangen. Wat vraagt deze transitie van corporaties, waarom is het belangrijk om nu al te beginnen en hoe kan e-facturatie juist bijdragen aan slimmere processen? CorporatieGids.nl sprak hierover met Marco van Drogenbroek, Business Consultant bij OneXillium.

E-facturatie wordt steeds meer verplicht in Europa, begint Marco het gesprek: “In Nederland is het vanaf 2017 al verplicht om met de Rijksoverheid e-facturen te sturen en die eis wordt de komende jaren verder uitgebreid. Woningcorporaties moeten voor 2030 in staat zijn e-facturen via Peppol te kunnen ontvangen en verzenden. De uitdaging daarbij is dat je op tijd moet beginnen met het inrichten en beschikbaar van de processen voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. We zien in de inrichtingen die we nu aan het doen zijn dat de ERP-oplossingen namelijk nog niet of slechts gedeeltelijk hier klaar voor zijn. De meeste corporaties weten dat Peppol bestaat, maar schuiven de adoptie vooruit omdat ze denken dat dit pas later gaat spelen. Dat is zonde, want e-facturatie is geen IT-project, maar een organisatie- en procestransformatie met een IT-component waar je nu al mee geconfronteerd worden.”

Europees netwerk
Op de vraag wat de komst van Peppol voor woningcorporaties gaat betekenen, vertelt Marco: “De ontwikkeling van deze standaard leeft al een tijdje. We hebben een periode gehad dat we UBL-berichten zouden gaan gebruiken, met als doel een standaard manier van data-uitwisseling. Dat is niet helemaal gelukt en op een bepaald moment waren er veel verschillende varianten van zo’n UBL-bericht. Met Peppol is nu een Europees netwerk gecreëerd waar berichten op geplaatst kunnen worden. Dit betekent dat de huidige processen voor het verwerken van facturen aangepast moeten worden.”

Handmatig werk voorkomen
Marco verwacht dat het aanleveren van e-facturen via Peppol sneller gaat dan wat nu de verwachting is: “De ‘deadline’ is over minder dan vier jaar, en dat betekent dat je nu al moet kijken met IT-leveranciers hoe je die processen kunt ondersteunen. Doe je dat niet, dan betekent dit waarschijnlijk het handmatig verwerken van facturen in de toekomst, iets wat je uiteraard zoveel mogelijk wilt voorkomen en automatisch wilt laten plaatsvinden.”

Hefboom
Marco ziet de omarming van Peppol niet alleen als een compliance-vraagstuk, maar juist ook als een kans om processen slimmer in te richten: “Dit vraagstuk start vaak vanuit wet- en regelgeving en het gevolg hiervan is dat er een technische koppeling wordt gemaakt, bestaande processen blijven bestaan en de Peppol-berichten ernaast draaien. De echte waarde zit erin dat bij een goede inrichting minder werk nodig is voor het verwerken van binnenkomende facturen. Dit kan door goede afstemmingen met leveranciers en rijkelijke informatie in het bericht om de boeking af te handelen. E-facturatie is dus een compliance-vraagstuk, maar ook een hefboom voor procesverbeteringen.”

Peppol verzorgen
“OneXillium kan woningcorporaties daarbij helpen door de Peppol-registratie te verzorgen,” gaat Marco verder. “Onze omgeving is een access point om toegang te krijgen tot het netwerk en voldoet aan alle wet- en regelgeving. Zo kunnen bijvoorbeeld berichten waarin een PDF aanwezig is standaard uit een e-mail worden gehaald en aangeboden. Als een embedded PDF niet aanwezig is, kunnen we met onze standaard stylesheet de factuur als PDF aanbieden. Hierdoor kan een corporatie gemakkelijk zowel UBL- als Peppol-berichten ontvangen. Ons platform is daarnaast schaalbaar en aan te passen aan de klantsituatie. We sturen dus niet alleen een UBL door naar de omgeving, maar kunnen ook middels workflows en AI specifieke inrichtingen maken die voor de corporatie van toepassing zijn.”

Begin op tijd
Het factureringsproces is bij uitstek geschikt voor automatisering, sluit Marco af: “Er zullen daardoor de komende jaren steeds minder handelingen nodig zijn om facturen af te handelen. Doorlooptijden en het betaalbaar stellen van facturen zal sneller verlopen. Waar corporaties wel rekening mee moeten houden, is dat ze nog steeds een verplichting hebben om facturen minstens zeven jaar te bewaren en dat aantoonbaar moet zijn dat de factuur inclusief workflowgegevens het originele bericht is geweest. Dat blijft hetzelfde als je nu aan een accountant moet tonen. Wil je dat richting de toekomst borgen, is het zaak om niet te laat te beginnen met het nemen van voorbereidingen om deze nieuwe standaard te omarmen.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Theo Scholten