Max Maas, Eric Bos, Luc Reijn en Chris van Lumig (ZOwonen, HEEMwonen en Woonpunt): Een onafhankelijk datalake geeft grip, flexibiliteit en snelheid

Geplaatst door CorporatieMedia op
 

Steeds meer woningcorporaties willen grip krijgen op hun data. Niet alleen om minder afhankelijk te zijn van leveranciers, maar ook om sneller in te spelen op informatievragen uit de organisatie, processen slimmer te ondersteunen en beter onderbouwde keuzes te maken. Een eigen dataplatform of datalake wordt daarbij steeds vaker gezien als fundament. Maar wat vraagt dat in de praktijk van techniek, organisatie en competenties? En wat levert het corporaties concreet op? CorporatieGids.nl sprak hierover met Data Specialist Max Maas van ZOwonen, Teamleider I&A Eric Bos van HEEMwonen en BI Specialisten Luc Reijn en Chris van Lumig van Woonpunt.

Voor de corporaties lag de aanleiding om een eigen dataplatform te onderzoeken vooral in de groeiende afhankelijkheid van externe partijen, vertelt Max. “Lange tijd hebben we data en rapportages extern laten beheren, mede omdat die kennis intern beperkt aanwezig was. Maar telkens wanneer zo’n partij veranderde van structuur, organisatie of contract, stonden we weer met lege handen en moesten we opnieuw beginnen. Bovendien kregen we vooral standaardoplossingen terug, terwijl wij juist behoefte hadden aan maatwerk en meer operationele informatie. Die afhankelijkheid begon steeds meer te wringen als ik naar onszelf kijk, want ZOwonen wilde intern ook processen vereenvoudigen en automatiseren. Als je applicaties wilt inzetten die processen aansturen op basis van data uit je bronsystemen, heb je specifieke datasets nodig. Als leveranciers die niet standaard leveren, vergroot dat de afhankelijkheid verder. Juist daarom zijn we gaan onderzoeken of een eigen datalake ons meer grip, flexibiliteit en snelheid kon geven.”

Ruwe data
Op de vraag wat een datalake precies inhoudt, zegt Eric: “Een datalake is in de basis de plek waar ruwe data uit alle databronnen samenkomen. Daar hoeft nog niet direct structuur in te zitten of zelfs een concrete vraag onder te liggen. Juist dat is de kracht: als de directie later besluit op een bepaald thema te willen sturen, kun je als I&A-afdeling zeggen dat je die data al jarenlang verzamelt en dus ook kunt vergelijken.” Volgens Luc verschilt dit fundamenteel van de traditionele ontsluiting via ERP-systemen: “Daar haal je data meestal op via views, API’s of exports, vaak beperkt tot de actuele situatie. In een eigen dataplatform sla je juist ruwe, volledige en historische data op. Waar ERP-ontsluiting daarnaast vaak een lineair proces is van bron naar rapport, kun je in een datalake werken met een gelaagde architectuur en naast gestructureerde ook semi-gestructureerde en ongestructureerde data verwerken. Zo ben je beter voorbereid op wijzigingen in bronsystemen en houd je meer grip op versiebeheer.”

Regie terugkrijgen
De keuze van de drie corporaties voor een onafhankelijk dataplatform betekent volgens Max en Eric dat de regie over data weer nadrukkelijk binnen de eigen organisatie komt te liggen. “Je houdt niet alleen eigenaarschap over de data zelf, maar ook over het hele landschap waarin die data bewegen. Daardoor kun je sneller inspelen op nieuwe vragen uit de organisatie en op technologische ontwikkelingen. Tegelijkertijd vraagt die keuze ook om gerichte investeringen in kennis en competenties. Een onafhankelijk platform werkt alleen als je als I&A-organisatie zelf de expertise opbouwt om het te beheren, te begrijpen en verder te ontwikkelen. Maar juist die investering levert veel flexibiliteit en wendbaarheid op: je bepaalt zelf welke data je verzamelt, hoe je die modelleert en hoe je daarmee waarde creëert voor de organisatie.”

Leerproces
Eric benadrukt dat voor een werkend en toekomstbestendig dataplatform niet alleen techniek, maar ook het leerproces van de organisatie cruciaal is. “We hebben daarbij samengewerkt met PWCo. De kennis en competenties opbouwen om zelf een dataplatform neer te zetten en door te ontwikkelen, doe je niet van vandaag op morgen. Vanaf het moment dat je kiest voor eigenaarschap over je datalandschap, blijf je keuzes maken en heb je dus een partner nodig die begrijpt dat dit een ontwikkelproces is. Daar past geen klassieke opdrachtgever-leverancierrelatie bij. Met PWCo hebben we een partij die wil investeren in de organisatie én in de koers die je met elkaar vaart, waarbinnen de ruimte is om samen te ontdekken en te leren.”

Soepele overgang
Volgens Chris is de ingebruikname van het dataplatform erg soepel verlopen, zowel technisch als organisatorisch. “Voor het BI-team van Woonpunt verliep de overgang geruisloos, vooral omdat er aan de voorkant een helder functioneel en technisch ontwerp lag. Daarnaast hebben we sterk ingezet op goede documentatie en op co-creatie met de leverancier, in plaats van iets volledig door een leverancier te laten bouwen en vervolgens over te nemen. Ook voor de business bleef de overgang grotendeels op de achtergrond. Eindgebruikers hebben nauwelijks iets gemerkt van de overstap naar het eigen dataplatform. Dat is een groot verschil met eerdere wijzigingen, waarbij gebruikers bijvoorbeeld opnieuw app-registraties moesten doorvoeren en dat geregeld leidde tot frustratie en onbegrip.”

Inspelen op de informatievraag
Max benadrukt dat het gebruik van het dataplatform van PWCo ZOwonen tot nu toe vooral meer wendbaarheid en betrouwbaarheid heeft opgeleverd. “Neem bijvoorbeeld de maatwerk maandrapportages. Die werden vroeger volledig handmatig in Power BI gemaakt op basis van maandelijkse Excel-exports. Daardoor waren ze fragiel en niet altijd betrouwbaar. Nu zijn alle transformaties binnen het platform gebouwd, waardoor de data automatisch wordt ververst en de rapportages veel stabieler zijn. Daarnaast biedt het platform kansen voor verdere automatisering. We hebben bijvoorbeeld ingericht dat zodra een specifiek veld wordt gewijzigd, de betreffende collega automatisch een e-mail ontvangt. Dat zijn praktische toepassingen die direct laten zien hoe data niet alleen inzicht geven, maar ook processen slimmer kunnen ondersteunen.”

Daar plaatst Eric wel een belangrijke nuance bij. “Een datalake is natuurlijk maar één onderdeel van je totale datahuishouding. Daarom is het zinvoller om te kijken naar wat het geheel heeft opgeleverd. Voor ons zit de grootste winst vooral in snelheid en kwaliteit. Je bent niet meer dagen of weken aan het pingpongen om een inzicht scherp te krijgen, maar kunt veel directer leveren wat de organisatie nodig heeft.”

Kansen benutten
Chris kijkt afsluitend vooral naar de kansen die zijn ontstaan nu de corporaties meer regie hebben over hun eigen data. “We kunnen in de toekomst nieuwe technieken inzetten om processen beter inzichtelijk te maken, bijvoorbeeld middels process mining, of om toekomstige ontwikkelingen te voorspellen met predictive modeling. Ook biedt het mogelijkheden om AI op een veilige manier toe te passen binnen je eigen omgeving. Daarbij ligt de echte meerwaarde in het combineren en delen van data. Als je databronnen slim samenbrengt, kun je ontwikkelingen in buurten en wijken veel beter onderbouwen en verklaren. Ook kunnen we data beter delen met collegacorporaties uit de regio, zodat je samen een compleet beeld krijgt van bijvoorbeeld overlast of verhuurvraagstukken of beter van elkaar kunnen leren.” Max knikt en sluit af: “Zo zorgen we ervoor dat medewerkers steeds meer tijd krijgen voor waar het echt om draait als corporatie: contact met de huurder en deze zo goed mogelijk helpen.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Magnific