Niek Verbunt (Maasdelta): Digitalisering houdt je organisatie een spiegel voor

Geplaatst door CorporatieMedia op
 

Digitale transformatie draait niet om zoveel mogelijk systemen, dashboards of AI-toepassingen, maar om de vraag hoe je als organisatie beter wilt werken. Bij Maasdelta is die beweging nauw verbonden met de koers richting 2030: meer kijken door de ogen van de bewoner, beter anticiperen op wat er in buurten speelt en als organisatie blijven leren en verbeteren. CorporatieGids Magazine sprak met Regisseur Digitale Transformatie Niek Verbunt over de stappen die Maasdelta de afgelopen jaren heeft gezet: “Digitalisering houdt corporaties vooral een spiegel voor: hoe duidelijk is het werk eigenlijk georganiseerd?”

Niek startte tweeënhalf jaar geleden bij Maasdelta als Data Engineer op een toen nog nieuwe afdeling Databeheer en Informatiemanagement: “De opdracht daar was breder dan alleen techniek. Het ging over architectuur, een dataplatform, dashboards en governance, maar ook over het meenemen van collega’s in de waarde van data. Toen de functie Regisseur Digitale Transformatie vrijkwam, voelde dat meteen als een logische volgende stap. In mijn vorige rol bemoeide ik mij stiekem al breder met processen, interne samenwerking en organisatievraagstukken, en nu mag ik dat officieel doen. In de praktijk draait het vooral om vertalen en verbinden: tussen strategie en uitvoering, tussen ICT en business én tussen digitale ambities en wat collega’s dagelijks nodig hebben om hun werk goed te doen. Digitalisering gaat namelijk niet alleen over systemen, maar vooral over hoe je als organisatie werkt, keuzes maakt en bewoners beter helpt.”

Slimmer werken
Op de vraag wat vandaag de dag de belangrijkste digitaliseringsuitdagingen zijn voor Maasdelta, vertelt Niek: “Als ik er twee moet noemen, zijn dat voor mij dataregistratie makkelijker maken en technologie slimmer inzetten om het werk te ondersteunen. De eerste uitdaging zit bij data. We hebben de afgelopen jaren een stevige basis gelegd met ons dataplatform en dashboards, maar goede data ontstaat niet in een dashboard. Goede data ontstaat in het dagelijkse werk. De vraag is dus hoe we het voor collega’s logisch en eenvoudig maken om gegevens goed vast te leggen. Niet als extra administratie, maar als onderdeel van het proces.”

“De tweede uitdaging zit in slimmer werken. Collega’s zijn veel tijd kwijt aan zoeken, controleren, samenvatten, overtypen of het beantwoorden van terugkerende vragen. Daar kan digitalisering echt helpen. AI gaat daarin ook een rol spelen door repeterend werk te verminderen en sneller bij de juiste informatie te komen. Uiteindelijk moet digitalisering het werk eenvoudiger maken: bewoners sneller duidelijkheid geven, medewerkers minder laten zoeken en ons als organisatie beter laten zien waar het werk vastloopt. Anders zijn we vooral bezig met systemen, in plaats van met verbeteren.”

Ander gedrag
Maasdelta ziet volgens Niek al langer het belang in van digitalisering: “Een voorbeeld daarvan is onze digitale visie uit 2020. De beweging die daar is ingezet, krijgt een vervolg in onze koers richting 2030. Met dit koersplan heeft Maasdelta stevige ambities neergezet: meer kijken door de ogen van de bewoner, beter inspelen op wat er in buurten speelt, slimmer omgaan met onze woningvoorraad en als organisatie blijven leren en verbeteren. Dat vraagt niet alleen om plannen of systemen, maar vooral om ander dagelijks gedrag. Juist daar wordt digitalisering interessant. Als je bewoners sneller en duidelijker wilt helpen, moet je bijvoorbeeld kunnen zien wat er met een vraag gebeurt. Een herkenbaar voorbeeld is klantopvolging. Een bewoner belt over een lopende vraag en de collega aan de telefoon wil helpen, maar moet zoeken: staat de laatste afspraak in het systeem, in een notitie, in een mail of misschien nog in iemands hoofd? Dan zie je meteen dat dit niet alleen een ICT-vraagstuk is, maar ook gaat over registratie, eigenaarschap, procesafspraken en samenwerking. Als het werk niet helder is georganiseerd, digitaliseer je vooral ruis en onduidelijkheid.”

Digitale ambities vertalen
Het vertalen van digitale ambities naar concrete stappen is daarbij vaak het lastigst: “De uitvoering wordt pas spannend als je het concreet maakt. Waar beginnen we? Wie is eigenaar? Welke data vertrouwen we? Welke afspraak geldt organisatiebreed? Wie heeft tijd om iets echt te laten landen? En misschien wel de moeilijkste vraag: wat doen we voorlopig dus níet? In de praktijk gaat het vaak mis doordat organisaties snel in de actiestand schieten. Corporaties zijn echte doe-organisaties en als er iets nodig is, gaan mensen aan de slag. Dat kan een valkuil zijn, want voor je het weet lopen er veel initiatieven tegelijk, zonder dat scherp genoeg is wie eigenaar is, wat succes betekent en hoe het onderdeel wordt van het dagelijkse werk. Bij Maasdelta zien we dat ook. Er is veel energie en bereidheid om te verbeteren. Daarom moeten we scherp kiezen, zodat we initiatieven ook kunnen dragen, afmaken en borgen in de organisatie.”

Spiegel
Juist daar houdt digitalisering Maasdelta volgens Niek een spiegel voor: “Digitalisering maakt zichtbaar waar het in de praktijk vaak schuurt: werk is niet altijd zichtbaar, data kan versnipperd zijn en samenwerking blijft soms impliciet. Zolang werk vooral via mail, losse lijstjes en onderlinge afstemming loopt, kun je veel oplossen met vakmanschap. Maar die manier van werken heeft ook een keerzijde: niet altijd is duidelijk wie waarvan is, welke informatie leidend is en waar iets blijft hangen. Neem een bewonersvraag die meerdere afdelingen raakt. Zodra je die digitaal wilt ondersteunen, moet je precies weten wat de status is, wie opvolgt, welke informatie klopt en wanneer de bewoner iets terughoort. Digitalisering laat daarmee niet alleen zien wat er in een systeem staat, maar vooral hoe duidelijk je het werk met elkaar hebt georganiseerd.”

Van beweging naar ontwikkeling
‘Beweging betekent nog geen ontwikkeling’ noemt Niek dat: “Je herkent dat aan het verschil tussen iets opleveren en iets echt veranderen. Beweging is dat er iets gebeurt: een dashboard gaat live, er komt een systeem bij of een pilot wordt gedraaid. Dat voelt als vooruitgang, maar beweging kan ook alle kanten op gaan. Ontwikkeling ontstaat pas als die beweging bijdraagt aan een gedeeld doel. Dat hebben we zelf ook ervaren met dashboards. Je kunt samen met collega’s in co-creatie iets moois bouwen, waarbij iedereen meedenkt en de potentie ziet. Maar de livegang is niet de finish; vaak begint het echte werk dan pas. Als gebruikers daarna blijven praten over ‘het dashboard van het datateam’, is dat veelzeggend. Dan is het dashboard wel opgeleverd, maar nog niet echt van de organisatie.”

Werkbare basis
Volgens Niek begint succesvolle digitalisering met een stap die klein genoeg is om in beweging te komen, maar serieus genoeg om ervan te leren: “Een mooi voorbeeld daarvan is het onderhoudsdashboard. Hierbij hebben we niet gewacht tot alles perfect was, maar zijn we gestart met een werkbare basis en hebben we daarna actief gestuurd op het gebruik ervan. Maandelijks werden de resultaten besproken met directeuren, managers en teamleiders. Hierdoor werd het dashboard beter: visuals zijn aangepast, inzichten zijn aangescherpt en er kwamen nieuwe vragen op tafel. Tegelijkertijd leidde het ook tot een ander gesprek en gedrag, en zijn we bijvoorbeeld scherper gaan kijken naar registraties, definities en datakwaliteit. Dat is volgens mij hoe digitalisering landt in het werk. Niet wachten tot het perfect is, maar ook niet iets opleveren en daarna doorrennen.”

Dichtbij de praktijk
Andere woningcorporaties die hun digitale ambities concreter willen maken, adviseert Niek om vooral dicht bij de praktijk te beginnen: “Begin bij het werk, niet bij de oplossing. Maak digitale ambities kleiner, concreter en dichter bij het werk. Grote ambities zijn belangrijk, want die geven richting. Maar ontwikkeling ontstaat uiteindelijk in de praktijk. Begin daarom niet met de vraag welke technologie je wilt inzetten, maar met de vraag wat je beter wilt organiseren. Durf vervolgens een keuze te maken die past bij je organisatie, ook als dat niet de makkelijkste of meest voor de hand liggende route is. Voor een middelgrote corporatie kan het bijvoorbeeld heel waardevol zijn om zelf meer kennis op te bouwen rond data en digitalisering, in plaats van alles buiten de deur te leggen. Dat vraagt lef en investering, maar het maakt je als organisatie ook sterker en minder afhankelijk.”

CorporatiePlein
Op 10 september vertelt Niek meer over de door Maasdelta gezette stappen tijdens een theatersessie op CorporatiePlein: “In deze sessie neem ik bezoekers mee in die praktijk van organisatie, data en samenwerking. Ik hoop vooral dat mensen met energie de zaal uitlopen. Niet omdat ik een spectaculaire AI-demo geef of een superstrakke oplossing kom presenteren – dat soort sessies zijn er genoeg – maar omdat ik bezoekers meeneem in de praktijk. Geen blauwdruk en geen succesverhaal waarin alles al is opgelost, maar een eerlijk verhaal vanuit Maasdelta en mijn eigen zoektocht. Mijn boodschap is eigenlijk vrij simpel: durf in de spiegel te kijken. Digitalisering laat zien hoe je als organisatie echt werkt. Dat is soms confronterend, maar vooral heel waardevol. Uiteindelijk gaat het niet om indrukwekkende AI-demo’s, de mooiste dashboards of zoveel mogelijk digitale projecten. Het gaat erom dat bewoners sneller duidelijkheid krijgen, medewerkers minder hoeven te zoeken en samenwerking makkelijker wordt.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Rhalda Jansen