• Home
• Nieuws

Onderzoek VVA-informatisering: Het succes van I&A samenwerkingsverbanden in de corporatiesector

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 1 April 2015

Samenwerken op informatisering en automatisering (I&A) kan ervoor zorgen dat bedrijfsprocessen van woningcorporaties effectiever en effiiënter worden vormgegeven. Mark Musters, Business Consultant bij VVA-informatisering deed als afstudeeropdracht aan de Tilburg University onderzoek naar het succes van samenwerkingen in de corporatiesector.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie maart 2015

‘’Het onderzoek naar het succesvol opzetten en managen van I&A samenwerkingsverbanden bestond uit (theoretisch) literatuuronderzoek en (empirisch) veldwerk’’, licht Mark zijn aanpak toe. ‘’In het theoretisch deel zijn verschillende modellen van samenwerking onderzocht en samengebracht tot een nieuw model dat toepasbaar is op de woningcorporatiebranche. Dit model is vervolgens empirisch getoetst door middel van interviews en cases met verschillende corporaties in bestaande samenwerkingsverbanden’’.

Niveaus van I&A samenwerking
Mark licht eerst de niveaus van I&A samenwerking toe: ‘’Het onderzoek onderscheidt drie verschillende niveaus van I&A samenwerking. Het eerste niveau is samenwerken op inkoop, waarbij woningcorporaties samenwerken bij de aanschaf van IT en gerelateerde projecten om zo kostenvoordeel te behalen. Bij strategische doelstellingen als continuïteit en bedrijfszekerheid is er al meer centrale afstemming benodigd. Het tweede niveau wordt daarom bereikt wanneer woningcorporaties het IT-beleid en gedeelde infrastructuur op elkaar afstemmen. Het derde en meest intensieve niveau van samenwerking wordt bereikt wanneer ook de primaire applicaties en gemeenschappelijke processen op elkaar afgestemd worden. Dit niveau past bij verregaande doelstellingen op continuïteit en bedrijfszekerheid, professionalisering van de bedrijfsvoering en het verbeteren van de interne en externe informatievoorziening’’.

Hij vervolgt: ‘’Tijdens het onderzoek is gebleken dat het succesvol opzetten en managen van I&A samenwerkingsverbanden tussen woningcorporaties afhangt van verschillende aspecten. Naast het niveau van I&A samenwerking en de hierbij behorende doelstellingen spelen ook enterprise architectuur, business-IT alignment, innovaties, IT governance en een aantal algemene succesfactoren een rol’’.

Enterprise architectuur
‘’Enterprise architectuur speelt een rol met de integratie en standaardisatie van processen, gegevens en systemen van I&A samenwerkingsverbanden. Hierbij geldt dat voor een intensiever niveau van I&A samenwerking een hogere mate van integratie en standaardisatie van processen, gegevens en systemen nodig is’’, zegt Mark. Woningcorporaties moeten elkaar in bredere zin kunnen vinden. Wanneer men primaire processen en applicaties op elkaar wil afstemmen, moeten woningcorporaties ‘dezelfde taal’ spreken. In de corporatiebranche zijn er voorbeelden te noemen van I&A samenwerkingsverbanden die niet succesvol waren in het behalen van de doelstellingen, omdat deze niet aansloten bij de mate van integratie en standaardisatie tussen de samenwerkende woningcorporaties. Mark: ‘’Ik kan ze niet bij naam noemen, maar het zijn samenwerkingen waarbij de doelstellingen (het ambitieniveau) niet matcht met het juiste niveau van samenwerking en dus de inrichting. Denk aan corporaties die verregaande kostenvoordelen op processen en beheer willen halen, maar vervolgens niet ver genoeg gaan in standaardisatie van die processen. Dit heeft dan vaak weer te maken met het durven loslaten van een bepaalde autonomie. Integratie en standaardisatie zijn dus belangrijk bij intensievere niveaus van I&A samenwerking tussen woningcorporaties’’.

Business-IT alignment
Mark vervolgt: ‘’Business-IT alignment en innovaties zijn ook van belang bij het aangaan van I&A samenwerkingsverbanden tussen woningcorporaties. Het strategic alignment model van Henderson en Venkatraman en de innovatietheorie van Rogers omschrijven modellen die organisaties kunnen gebruiken om hun visie op I&A – en ontwikkelingen in het algemeen – te classificeren. Deze modellen zijn ingezet om de invloed van verschillende niveaus van I&A samenwerking te bepalen. Hieruit is gebleken dat overeenkomstige visie op het gebied van Business-IT alignment en innovaties meer van belang zijn bij intensievere vormen van I&A samenwerkingsverbanden. Dit komt met name doordat er afstemming plaats moet vinden op beleid en infrastructuur. Deze overeenkomstige visie is echter geen voorwaarde voor succesvolle samenwerking. Er zijn I&A samenwerkingsverbanden tussen woningcorporaties waarbij innovaties op onderdelen van elkaar verschillen. De kracht van samenwerking in deze voorbeelden zit hem in het feit dat de woningcorporaties elkaar op die onderdelen aanvullen’’.

IT-governance
‘’Een belangrijk onderdeel bij iedere samenwerking, is de besluitvorming’’, zegt Mark. ‘’Om die reden is er vanuit IT governance gekeken naar het besluitvormingsproces bij de verschillende niveaus van I&A samenwerking. Hieruit blijkt dat een intensiever niveau van I&A samenwerking vraagt om meer centrale besluitvorming. Op het niveau van gezamenlijke inkoop is er niet veel gezamenlijke besluitvorming nodig, maar bij de afstemming van beleid, infrastructuur en/of primaire applicaties zullen woningcorporaties in staat moeten zijn om de grip op I&A gedeeltelijk los te laten. Het loslaten van de autonomie op I&A is één van de moeilijkste stappen om te komen tot een succesvol I&A samenwerkingsverband’’.

Succesvolle samenwerking
‘’Het behandelen van de bovengenoemde onderdelen heeft geleid tot de conclusies van het onderzoek naar I&A samenwerking’’, licht Mark toe. ‘’Woningcorporaties slagen in het succesvol opzetten en managen van een I&A samenwerkingsverband door vooraf de doelstellingen van de samenwerking te bepalen, een keuze te maken voor het daarbij behorende niveau van I&A samenwerking en vervolgens de samenwerking in te richten aan de hand van de gekozen vorm’’

Eerste niveau
Mark vervolgt: ‘’Bij het eerste niveau, samenwerking op inkoop, is er weinig tot geen integratie en standaardisatie van processen, gegevens en systemen nodig, is het afwijken van de visie op I&A en innovaties geen belemmering en hoeft de besluitvorming niet centraal belegd te worden. Algemene succesfactoren die verder een rol spelen bij I&A samenwerking zijn steun vanuit het topmanagement en focus op de doelstellingen’’.

Tweede niveau
‘’Bij het tweede niveau is er afstemming op I&A beleid en infrastructuur’’, zegt Mark. ‘’Een hogere mate van integratie en met name standaardisatie hebben een positieve invloed op het succes van de samenwerking. De besluitvorming kan op dit niveau nog per corporatie belegd zijn, maar centrale afstemming hierin is van belang voor succesvolle samenwerking op dit niveau. De algemene succesfactoren, steun vanuit het topmanagement en focus op de doelstellingen worden belangrijker naarmate de samenwerking intensiever wordt. Daarbij wordt het ook belangrijker om medewerkers te betrekken in het veranderingsproces’’.

Meest intensieve niveau
Mark vervolgt: ‘’Samenwerking waarbij ook primaire applicaties en processen op elkaar afgestemd worden, is het meest intensieve niveau. Hiervoor is een hoge mate van standaardisatie en een middel tot hoge mate van integratie nodig. Daarnaast is het bij deze vorm erg van belang dat de besluitvorming centraal belegd is. Ten slotte zijn de algemene succesfactoren steun vanuit het topmanagement, focus op strategische doelstellingen en begeleiding van het veranderingsproces van groot belang bij dit niveau van I&A samenwerking tussen woningcorporaties. Verder van invloed op het succes is steun vanuit het topmanagement, focus op strategische doelstellingen en begeleiding van het veranderingsproces. Deze succesfactoren worden belangrijker naarmate het niveau van samenwerking toeneemt’’.

Schoolvoorbeelden
Of er ‘schoolvoorbeelden’ van samenwerkingsvormen in de sector bekend zijn waar op alle niveaus een match is, zegt hij: ‘’Volledig samenwerken op het derde niveau is in de praktijk nog niet gerealiseerd. Het volledig standaardiseren en (met name) integreren van processen, systemen en gegevens is iets wat je enkel bij fusieorganisaties tegenkomt. Maar dan spreek je officieel niet meer over een samenwerking’’.

Succesfactor
‘’De belangrijkste succes en faalfactor is de keuze voor het samenwerkingsniveau dat past bij de doelstellingen van de deelnemende corporaties’’, vat Mark samen.

Cultuur
Het aspect cultuur - het moet onderling ook klikken - als faalfactor is niet onderzocht. ‘’Dit lag buiten de scope van het onderzoek, maar cultuur en vertrouwen zijn absoluut cruciaal voor succesvolle samenwerking’’, beaamt Mark.

Bron: CorporatieGids Magazine