• Home
• Nieuws

Pascal Butterhoff (Welbions): Betere beslissingen nemen door actueler inzicht in rapportages

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 11 April 2019

Het belang van BI bij woningcorporaties is de laatste jaren steeds duidelijker geworden. Maar de manier waarop dit moet worden ingevuld is lastiger te beantwoorden. Woningcorporatie Welbions uit Hengelo richt momenteel haar sturingsprocessen zo in dat het op ieder moment beschikt over actuele sturingsinformatie. CorporatieGids.nl ging daarover in gesprek met Informatiemanager Pascal Butterhoff: “Je kunt meer met informatie en data doen dan vaak gedacht wordt.”

Volgens Pascal is het gebruik van BI onmisbaar geworden bij woningcorporaties. “Het is niet dat wanneer je het niet hebt huizen omvallen, maar het is wel noodzakelijk om de enorme hoeveelheid informatie en data die je hebt goed te gebruiken en de organisatie te kunnen sturen. Daarnaast gebruik je veel informatie die je ook nodig hebt voor wettelijke verantwoording, zoals het toewijzen van een woning.”

Eén waarheid creëren
Welbions verkeert momenteel nog in een ‘flink verouderde situatie’ wat betreft de manier waarop rapportages worden samengesteld, beschrijft Pascal. “We houden in Excel-bestanden de wijsheid bij. Het verzamelen en presenteren van informatie gaat handmatig, waardoor vooral hier nog stappen gemaakt kunnen worden. Daarnaast zijn definities een aandachtspunt. Als ik bijvoorbeeld praat over verkochte woningen, kan zo’n term drie verschillende antwoorden krijgen. Het creëren van één waarheid binnen de organisatie is een vereiste.”

Continu inzicht
Omdat veel handelingen nog handmatig gedaan moeten worden, kunnen de Twentenaren één keer per vier maanden rapporteren. “Die frequentie willen wij omhoog brengen,” vertelt Pascal. “Medewerkers willen vaker dan eens per vier maanden weten hoe het ervoor staat. Daarbij willen wij ook de manier waarop informatie gepresenteerd wordt verbeteren. Nu is bijvoorbeeld huurderving nog een hard cijfer is een Word- of Excel-bestand. Maar je wilt op detailniveau kunnen ‘doorklikken’ op zoek naar informatie, bijvoorbeeld hoeveel huurderving er is en waardoor dat komt. Juist daardoor kun je goede beslissingen nemen en zaken positief beïnvloeden.”

Bewustwording
De eerste stap in deze professionaliseringsslag is bewustwording. “Je moet als organisatie goed doorhebben dat je meer met informatie en data kunt doen dan momenteel het geval is. Daarbij is het nodig om afspraken met elkaar te maken over wat ‘de waarheid’ is en wat definities zijn. Ik merk dat mensen vaak niet beseffen dat je voor sturing minder informatie nodig hebt dan gedacht wordt. Goed kijken naar wat nodig is om je doelstellingen te bereiken, is dus ook essentieel. Pas wanneer je dit helder hebt, kun je BI technisch neerzetten.”

Data op orde
Welbions was in 2017 druk bezig met de implementatie van een nieuw ERP-systeem. “Daar lag toen onze focus op. Vorig jaar waren we hiermee klaar, en hadden we tijd om stuurinformatie op te pakken. Tegelijkertijd wilden we aan de slag met datakwaliteit.” De Twentenaren deden vervolgens een nulmeting, waaruit bleek dat de datakwaliteit al redelijk op orde was: “Bij de implementatie van ons nieuwe ERP-systeem was veel informatie namelijk al geactualiseerd, en verkeerde info door de conversie weggevallen. Het is nu taak dit nog verder op orde te krijgen.”

Standaardpakket rapportages
Bij de professionalisering werkt Welbions nauw samen met CNS: “Samen met hen hebben we onder andere een inventarisatie gedaan naar onze behoeften,” legt Pascal uit. “We willen namelijk graag met BI aan de gang, maar weten niet precies wat mogelijk is. CNS biedt daarbij uitkomst omdat ze onder andere een standaardpakket hebben met de meest voorkomende rapportages voor corporaties. Dit is out of the box beschikbaar, en geeft ons een mooie basis om verder op te bouwen. Momenteel zijn wij met een proof of concept hiervan bezig, waarmee wij medewerkers hieraan willen laten wennen en kijken hoe wij BI verder binnen de organisatie kunnen uitrollen.”

Niet vanaf nul beginnen
Daarnaast werkt Welbions ook samen met haar Twentse collega’s Domijn en De Woonplaats. “Wij werken bij verschillende onderwerpen al met elkaar samen, zoals de implementering van de marktwaarde en beleidswaarde of de scheiding tussen DAEB en niet-DAEB. Elke twee weken zit ik als informatiemanager samen met mijn vakcollega’s van deze corporaties, en dan komen onderwerpen als BI en datakwaliteit ook langs. Door ervaringen met elkaar uit te wisselen, hoeven wij niet vanaf nul te beginnen. Vooral De Woonplaats is al geruime tijd bezig met het gebruik van sturingsinformatie, en wij kunnen ons daaraan optrekken.”

Data voor je laten werken
Volgens Pascal is de corporatie momenteel druk bezig met het implementeren van de proof of concept, en kijkt het naar hoe BI verder uitgerold kan worden. “Een volgende stap kan namelijk zijn dat wij meer gebruikmaken van geografische data, waarmee je kunt zien hoe een huis of straat eruit ziet en zaken die geplot kunnen worden op een kaart worden meegenomen. Daarnaast kun je via big data ook kijken naar predictive analytics, en voorspellingen doen over bijvoorbeeld welke mensen binnenkort hun huur opzeggen. BI wordt daarnaast steeds minder iets dat ‘alleen’ van de corporatie is, maar ook wordt gedeeld met andere partijen zoals de gemeente en verantwoordingsinstanties. Op die manier laat je de enorme hoeveelheid data en informatie waarover je beschikt pas echt voor je werken.”

Bron: CorporatieMedia | Foto: Welbions