• Home
• Nieuws

Performance Management vanuit het techniek perspectief (Gereedschap dat alles kan, kan alles net niet goed genoeg)

In mijn vorige blog hebben we geconstateerd dat men met het business perspectief bepaalt wat er moet gebeuren, met het cultuur perspectief zorgt dat het gebeurt en met het techniek perspectief regelt hoe het gebeurt. Dat laatste kan met een voorbeeld uit de praktijk goed worden geïllustreerd.

Vaak heb ik in het verleden (als hobbyist en amateur klusser in huis) gereedschap gekocht. Vaak heb ik dan stil gestaan bij gereedschap dat als 'een wonder van techniek' en als 'multifunctioneel' werd aangeprezen. Meestal heb ik dan gedacht: "dit stuk gereedschap kan niet precies wat ik nodig heb, maar met een beetje aanpassing en slim gebruik er van moet het lukken en kan ik er daarnaast nog veel meer mee doen". Na aanschaf ben ik dan ook uiteindelijk altijd teleurgesteld. Van alle klussen die ik er mee heb geprobeerd aan te pakken lukte er nooit één naar volle tevredenheid. Op een bepaald moment kreeg ik de tip van een verkoper dat ik goed gereedschap moest kopen dat de klus kon klaren en daar ook speciaal voor bedoeld was. Het kon misschien wat minder, maar was perfect uitgerust om de klus te klaren met een goede kwaliteit. Sindsdien koop ik alleen nog gereedschap dat bedoeld is voor de specifieke klus die gedaan moet worden (alhoewel de impulsaankopen in de koopjesbak mij nog steeds aantrekken hoor). Gereedschap dat alles kan, kan alles net niet goed genoeg.

Het techniek perspectief
In deze blog gaan we kort meer in op het techniek perspectief. Wij stellen dat Performance Management onderdeel is van het werkveld Business Intelligence (BI). Bij BI kunnen we ruwweg een driedeling maken die aan de techniek is gerelateerd.

Laag 1 is de data-laag. Binnen de data-laag wordt brondata verkregen uit in- en externe systemen, vinden transformaties en schoning plaats, worden gegevens gecombineerd en geïntegreerd en worden kwaliteitsslagen gemaakt. Elementen als koppelingen, ETL, ODS, DWH vinden we terug in deze laag.

Laag 2 heeft betrekking op analyses en rapportages. Een analyse of een rapportage wordt veelal uitgevoerd op een DWH en levert informatie op voor de gebruiker organisatie die gebruikt wordt om de organisatie operationeel te besturen. Vaak wordt gebruik gemaakt van gestandaardiseerde periodieke rapportages of van ad-hoc analyses.

Laag 3 heeft betrekking op Performance Management waarin met behulp van management modellen (zoals de Balanced Scorecard) kennis wordt geleverd ten aanzien van de status van een organisatie (onderdeel). De status wordt gerelateerd aan van tevoren vastgelegde normen op gedefinieerde doelen die de organisatie heeft.

Eenvoudig gesteld is laag 1 de data-laag, laag 2 de informatie-laag en laag 3 de kennis-laag. Deze indeling kunnen we weer direct vertalen naar management termen: laag 1 is meestal operationeel (platte lijsten uit 1 of meerdere bronnen), laag 2 is dan tactisch (datawarehouse met KPI's en dashboards) en laag 3 de strategische laag (Performance management met Scorecards).

Logischerwijs kennen de drie verschillende lagen vaak ook een andere gebruikersgroep. Op laag 1 gaat het meestal om operationele opgeschoonde data en rapportages die vaak uit operationele systemen uit het primaire proces worden verzameld. Laag 2 gebruikt deze data om voor het lagere en het middel management (ad hoc) analyses uit te voeren over de status van de operaties in het primaire proces. Laag 3 gebruikt geaggregeerde data om (voor het hoger management en bestuurders/directeuren) op management modellen gebaseerde analyses uit te voeren over de status van het bedrijf. Natuurlijk zal het per organisatie verschillen door wie de verschillende lagen zullen worden gebruikt.

Performance Management staat dus vaak op de schouders van de twee andere lagen. Om in staat te zijn effectief Performance Management in te voeren op basis van management modellen en hierop te acteren is het cruciaal dat het techniek perspectief voldoende aandacht krijgt. Met name bij Performance Management is het gebruik van de juiste tool niet altijd goed geborgd. Een algemene Business Intelligence tool zal vrijwel altijd onvoldoende functionaliteit hebben om de vaak complexe modellen eenvoudig en op een juist geaggregeerd niveau te kunnen ondersteunen. Verder gaat Performance Management over meer dan alleen informatie tonen, het gaat ook over het nemen en vooral uitzetten van acties, het ingrijpen wanneer nodig, het verzamelen van informatie die niet in systemen is vastgelegd, het aanpassen van plannen en het laten bezinken van de genomen besluiten (PDCA-cyclus) in de organisatie. Hier kan dus niet zo maar een willekeurige BI tool worden genomen en ingericht.

Een BI tool die alles kan, kan alles net niet goed genoeg.

Zoals met alle techniek is het gebruik van de juiste tool een voorwaarde voor een goede toepassing in een organisatie. Goed gereedschap is het halve werk! Wanneer u dus een echt goede tool wilt gaan gebruiken die een antwoord is op uw vraag op het gebied van Performance Management neemt u dan vooral contact op met Bizzscore.

Door: dr. J. Han Numan, Manager Bizzscore

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Bizzscore in de CorporatieGids 2014 te bekijken.