• Home
• Nieuws

Raymond van der Vlies (Trivire): Hard op weg om volledig in de cloud te werken

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 6 May 2020

Woningcorporaties kiezen er steeds vaker voor om de ICT buiten de deur te zetten. Wat betekent de stap naar de cloud voor een organisatie, en hoe zorg je ervoor dat bedrijfsprocessen door kunnen gaan? CorporatieGids.nl sprak daarover met Raymond van der Vlies, adviseur informatiemanagement bij Trivire: “Werken in de cloud levert ons meer kwaliteit, continuïteit en flexibiliteit op.”

De Dordtse corporatie maakte in 2016 de stap naar de cloud, begint Raymond. “Toen hadden we nog een volledige I&A-afdeling en deden we alles in eigen beheer. Toen echter alle apparatuur vervangen moest worden en veel I&A-collega’s richting de pensioenleeftijd gingen, hebben we nagedacht over de noodzaak van een eigen afdeling. Al snel werd duidelijk dat outsourcen veel voordelen zou opleveren, en zag je ook dat ontwikkelingen bij de corporaties steeds meer over informatie- en procesmanagement gaan en minder over automatisering.”

Kwaliteit, continuïteit en flexibiliteit
De voordelen van de cloud zijn volgens Raymond samen te vatten in drie pijlers: kwaliteit, continuïteit en flexibiliteit. “De kwaliteit zit hem in de nauwe samenwerking met onze cloudleverancier. Zij hebben specialistische kennis, en wij kunnen ons tegelijkertijd focussen op het informatiemanagement. Daarnaast is de continuïteit ook beter geborgd door de samenwerking; de tijd dat er bij ziekte vertraging ontstond bij projecten of onderhoud aan systemen is voorbij.”

“Als laatste konden we door de stap naar de cloud ook het project ‘Slimmer werken’ tot uitvoering brengen. Hiervoor heeft iedereen een laptop gekregen waardoor plaatsonafhankelijk gewerkt kan worden. In de coronacrisis is ons kantoor dan ook praktisch leeg, en kan het werk gewoon thuis doorgaan.”

Stip op de horizon
Het is volgens Raymond belangrijk te beseffen dat de cloud niet een doel is, maar een middel om doelen te bereiken. “Juist door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van de cloud, kunnen we huurders nog beter bedienen. We staan bij voorkeur digitaal met hen in contact en handelen onze processen digitaal af, tenzij dit niet aansluit bij de mogelijkheden van de huurder. Op dit moment zijn we nog volop bezig om ons gehele ICT-landschap naar de cloud te migreren, en onze stip op de horizon is om eind 2022 volledig in de cloud te werken. Daarbij werken we nu ook al zoveel mogelijk digitaal samen met onze belangrijkste aannemers, en streven we ernaar om nog meer in de keten samen te werken via de cloud.”

Verantwoordelijk
Op de vraag of de stap naar de cloud een cultuuromslag met zich mee heeft gebracht, vertelt Raymond: “Het was zeker aan het begin erg wennen. Veel collega’s waren toch gewend – of verwend – om even binnen te kunnen lopen bij de I&A-afdeling en het zo snel te regelen. Dat kan nu niet meer en daar hebben we in het begin streng op gestuurd. Zo hebben we onderscheid gemaakt tussen vragen over ons ERP-systeem Tobias AX en de cloud, om medewerkers met vragen naar de juiste persoon te geleiden.”

“Daarbij is het belangrijk dat je zelf ook kennis in huis houdt. Uiteindelijk blijf je zelf verantwoordelijk voor de keuzes die je wilt maken en daarvoor is enige kennis van techniek en een eigen visie essentieel.”

Verantwoording
Bij het gebruik van de cloud werkt Trivire nauw samen met The Sourcing Company. Raymond: “Zij leveren onder andere professionele gebruikersondersteuning, beheren de ICT-infrastructuur, lossen eventuele storingen op, voeren wijzigingen door, participeren in projecten, geven advies en werken met ons samen aan pilots om verbeteringen door te kunnen voeren. Daarnaast voldoet TSC aan alle certificeringen, wat voor ons van toegevoegde waarde is bij het afleggen van verantwoording aan onze accountants en RvC-leden.”

Beveiliging
Dit zorgt volgens Raymond onder andere voor betere veiligheid van systemen. “TSC houdt zich streng aan de protocollen die we hebben afgesproken. Zo hangen al onze devices Intune en worden daar volledig beheerd door onze cloudpartner. Zij kunnen de instellingen, functies en beveiliging daar uitvoeren en afdwingen. Omdat wij allemaal een laptop en mobiele telefoon hebben, betekent dit dat alle devices volledig volgens onze regels en instellingen geconfigureerd zijn. Denk bijvoorbeeld aan vereisten voor wachtwoorden, pincodes, een VPN-verbinding en beveiliging tegen bedreigingen.”

Robotisering
“De cloud helpt Trivire ook bij robotisering,” gaat Raymond verder. “We hebben samen met TSC een nieuwe robotoplossing gebouwd die via de cloud werkt. Inmiddels is deze Proof of Concept in de testomgeving goedgekeurd en gaan we hem nu in productie bouwen. Ook het tweede robotiseringsproces is inmiddels bijna klaar. De cloud heeft zeker voordeel op het slagen van deze PoC’s, want met de bestaande software binnen onze eigen omgeving lukt het ons niet dit te realiseren.”

Hybride oplossing
Bij de eerste stap naar de cloud koos Trivire voor de private cloud. “Nu evalueren we om over te gaan naar een hybride model omdat je hiermee het beste van beide werelden combineert. Het voordeel van de public cloud is dat je een bijna oneindige schaalbaarheid krijgt en de leverancier zorgt voor onderhoud en updates van de infrastructuur. Je betaalt over het algemeen ook per gebruik, bijvoorbeeld per hoeveel gebruikte capaciteit per maand. Het voordeel hiervan is dat je bij pieken snel kunt opschalen, zelfs automatisch.”

“Daarnaast willen we voor bepaalde applicaties wel de private cloud blijven gebruiken. Dit omdat wij behoefte hebben aan een hoge mate van veiligheid, zelf voorwaarden willen bepalen en volledige controle over data willen hebben en houden. Dat is voor ons enorm belangrijk, zelfs als dat ten koste gaat aan flexibiliteit of hogere kosten kan opleveren.”

Puzzelstuk
De komende periode staat in het teken van de migratie naar Dynamics AX 365 met A+, sluit Raymond af. “We hebben met acht andere corporaties A+ opgericht. Het gemeenschappelijke DNA van dit samenwerkingsverband is dat alle corporaties Aareon Dynamics AX 2009 gebruiken, en we allemaal ongeveer dezelfde omvang hebben. De komende drie jaar moeten we allemaal over – of een heel andere keuze maken – naar AX365 in de cloud. In overleg met de ERP-leverancier Aareon proberen we ons daar met een readyness programma goed op voor te bereiden. De stip op de horizon voor Trivire is daarbij zoals gezegd 2022, waarbij we volledig in de cloud willen zitten. Daarvoor maken we sinds vorig jaar al kleine stappen met alle software die daarvoor niet geschikt is, en eind 2021 willen we zeker weten dat alles wat we dan nog aan software gebruiken in de cloud zit of gaat. Zo wordt het ERP-systeem het laatste puzzelstuk om de beweging naar de cloud compleet te maken.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Trivire