• CorporatieGids
• Nieuws

Remko Hoekstra (WoodWing Xtendis): Grip op informatie begint met weten waar je documenten staan

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 13 July 2026

Woningcorporaties beschikken over steeds meer data en documenten, verspreid over verschillende applicaties en systemen. Dat maakt informatiebeheer niet alleen complexer, maar vergroot ook de risico’s rond vindbaarheid, bewaartermijnen, privacy en datasoevereiniteit. Volgens Remko Hoekstra, Sales Director van WoodWing Xtendis, zit het grootste risico voor woningcorporaties juist in het ontbreken van overzicht en regie op de documenthuishouding. CorporatieGids.nl sprak met hem over het verkrijgen van grip op informatie, veilig documentbeheer, AI, datasoevereiniteit en waarom corporaties een duidelijke visie op hun informatiehuishouding nodig hebben.

De grootste risico’s rond informatiebeheer zitten volgens Remko niet alleen in techniek, maar vooral in het gebrek aan overzicht: “Wat we binnen en buiten de sector zien, is dat organisaties veel verschillende applicaties gebruiken waarin documenten kunnen worden opgeslagen. Daardoor is het de vraag of informatie wel goed vindbaar is, of het retentiebeleid helder is en of je kunt aantonen dat je documenten op het juiste moment bewaart of vernietigt. Daar wordt soms te makkelijk over gedacht. Als documenten op allerlei plekken staan, of juist zonder duidelijke structuur in één omgeving worden geplaatst, ontstaat al snel het risico dat informatie niet meer goed wordt beheerd. Dan weet je niet altijd waar documenten staan, wie erbij kan en of je nog voldoet aan wet- en regelgeving. Zeker in combinatie met geopolitieke ontwikkelingen en vraagstukken rond datasoevereiniteit wordt dat risico alleen maar groter.”

Grip op informatie
Veel organisaties denken bij informatiebeveiliging al snel aan hacks of cyberaanvallen, maar volgens Remko begint het risico vaak al bij die documenten die overal en nergens staan: “Zodra informatie wordt gedeeld met bijvoorbeeld ketenpartners of huurders, zie je dat documenten worden gedownload, in een e-mail worden gezet en worden doorgestuurd. Op dat moment ben je de controle over die data kwijt. Je kunt beter slim delen, met duidelijke restricties. Dat betekent overigens niet dat cyberaanvallen geen risico vormen, maar wel dat de combinatie met slecht informatiebeheer gevaarlijk is. Als je documenten veilig op één plek opslaat en toegang goed inricht, zorg je ervoor dat informatie ook bij een incident niet zomaar toegankelijk is. Grip op informatie gaat dus niet alleen over bewaren, maar ook over veilig delen en beheersen wie waarbij kan.”

Duidelijke visie
Aan de slag gaan met grip op informatie begint volgens Remko met een duidelijke visie op documenthuishouding: “Als je niet nadenkt over de manier waarop je met documenten omgaat, gaat het niet werken. Je moet eerst bepalen waar je documenten opslaat, hoe je omgaat met retentiebeleid, hoe je informatie vindbaar houdt en hoe je documenten veilig deelt. Daarbij hoort ook de vraag welke eisen een corporatie stelt aan security, certificeringen en datasoevereiniteit. Die visie wordt nog belangrijker door de opkomst van AI. Corporaties zijn daar allemaal mee bezig, maar veel organisaties hebben hun informatiehuishouding nog niet voldoende onder controle. Een groot deel van de data is ongestructureerd. Als je AI verantwoord wilt gebruiken, moet je daar eerst structuur in aanbrengen. Anders loop je het risico dat AI bijvoorbeeld documenten naar voren haalt waar iemand helemaal geen toegang toe zou mogen hebben.”

Centraal en beheersbaar
“WoodWing Xtendis helpt corporaties bij het verkrijgen van grip op informatie door kennis uit de praktijk te combineren met een oplossing die documentbeheer centraal en beheersbaar maakt,” zegt Remko: “We werken met veel woningcorporaties en kunnen daardoor onze visie en expertise delen, ook op basis van ervaringen bij andere corporaties. We leveren geen consultants die een volledige visie komen schrijven, maar we kunnen wel adviseren over hoe je grip krijgt op je documenthuishouding. Xtendis zorgt er daarbij voor dat documenten veilig op één plek worden beheerd, vindbaar zijn voor de eindgebruiker en – los van het gekozen ERP-systeem – toegankelijk blijven. Ook retentiebeleid, certificeringen en het moment waarop documenten moeten worden vernietigd, worden daarin meegenomen. Daarbij werken we nauw samen met OneXillium, waardoor we het inrichten van de informatiehuishouding integraal kunnen oppakken.”

Geen IT-feestje
Volgens Remko verschuift het gesprek over informatiebeveiliging en informatiebeheer steeds meer van IT naar de organisatie en het bestuur: “Vroeger werd IT vaak als eindverantwoordelijk gezien, maar de gevolgen van incidenten landen uiteindelijk op bestuursniveau. Daarom zie je dat we steeds vaker spreken met managers bedrijfsvoering, wonen of andere afdelingen die de verbinding maken tussen IT en directie, en dat het onderwerp iets wordt van de hele organisatie.”

Visie, structuur en bestuurlijke urgentie
Die bestuurlijke aandacht wordt de komende jaren alleen maar belangrijker, sluit Remko af: “De hoeveelheid informatie binnen corporaties neemt verder toe, security-eisen blijven zich ontwikkelen en de integratielaag verschuift steeds meer richting best-of-breed oplossingen. Tegelijkertijd verandert ook de organisatie zelf. Nieuwe generaties medewerkers willen geen frustrerende processen maar juist snel bij informatie kunnen en makkelijker tot een resultaat komen. Daar moet je als corporatie nu al rekening mee houden. Hetzelfde geldt voor AI en RPA: je kunt niet denken dat je daar ‘over een paar jaar wel mee begint’. Dan ben je te laat. Grip op informatie vraagt vandaag al om visie, structuur en bestuurlijke urgentie.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: WoodWing Xtendis