• Home
• Nieuws

Richnald Mercera (Dudok Wonen): Ontzorging in het waarderingsproces zorgde voor structuur en overzicht

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 14 December 2023

Iedere woningcorporatie krijgt jaarlijks te maken met het waarderingsproces. Een proces waar specifieke kennis voor nodig is en voldoende tijd aan moet worden besteed om tot de juiste uitkomsten te komen. Maar wat als in de voorbereiding plotseling een medewerker wegvalt? Richnald Mercera, Controller ad interim bij Dudok Wonen, licht in gesprek met CorporatieGids.nl toe, hoe de Hilversumse corporatie een plotseling gat vulde en continuïteit vond door het waarderingsproces uit te besteden.

In de zomer van 2021 overleed onverwacht een dierbare collega bij Dudok Wonen, blikt Richnald terug: “Onze collega was in rol en functie verantwoordelijk voor het gehele waarderingsproces. De directe teamleden hadden te weinig kennis van het waarderingsproces om een coördinerende rol te kunnen spelen. Hiernaast hadden zij geen ervaring met de taxatiemanagementsoftware en ze konden het pakket dan ook niet zelfstandig gebruiken. Toen het tijd was om het waarderingsproces op te starten, hadden wij binnen Dudok Wonen nog geen geschikte vervanger gevonden. Daarom zijn we extern gaan kijken wie ons hierbij kon ontzorgen.”

Snel van start
Dudok Wonen kwam al snel uit bij Ortec Finance, de leverancier van de binnen Dudok Wonen gebruikte software: TMS, WALS en SAM. Richnald: “Ortec Finance gaf aan dat ontzorging niet alleen zou betekenen dat we bij het gebruik van TMS konden worden ondersteund, maar dat zij daarnaast ook een coördinerende rol in het waarderingsproces konden spelen. We wilden zo snel mogelijk van start, dus dit was voor ons de perfecte oplossing.”

Tijd over
“Ortec Finance heeft ons ontzorgd door een consultant – Stefanie Buffing – voor een aantal uren per week beschikbaar te stellen,” legt Richnald uit. “We hebben de keuze gemaakt om zoveel mogelijk te worden ondersteund zodat er vanwege de beperkte capaciteit toch voldoende tijd over zou blijven om alle overige noodzakelijke werkzaamheden op te pakken. Concreet betekende dit dat wij in het waarderingsproces alleen de taken uitvoerden die wij zelf gemakkelijk konden oppakken. Denk hierbij aan de verzameling van de vastgoedgegevens, de verwerking van wijzigingen in de financiële administratie en het toelichten van de cijfers ten behoeve van de jaarrekening.”

Structuur en overzicht
“Bij alle overige werkzaamheden in het waarderingsproces zijn we geholpen,” gaat Richnald verder. “De planning werd opgesteld op basis van onze interne en externe deadlines. Dit zorgde voor structuur en overzicht waardoor alle betrokkenen wisten wat, wanneer, door wie zou worden opgepakt. Met name de door Ortec Finance uitgevoerde analyse van de vastgoedgegevens en de output, denk aan de beoordeling van de kengetallen en rapportages, bleek van grote toegevoegde waarde. De uitkomsten van de analyses werden tijdens voortgangsoverleggen met elkaar besproken, waardoor er een lerend effect ontstond. Dit hielp onze organisatie om de kwaliteit van de vastgoedgegevens te verbeteren en gewenste resultaten te behalen.”

Dienstverlening van hoog niveau houden
De eerste ervaringen smaakten naar meer, want ook het opvolgende jaar heeft Dudok Wonen een beroep gedaan op Ortec Finance. “De reden hiervoor was dat als gevolg van personele wijzigingen, nog steeds te weinig expertise in huis was om het waarderingsproces te waarborgen. Onze collega’s beschikten over te weinig kennis van het taxatiemanagementsysteem en moesten hierin worden opgeleid. Door gebruik te maken van de dienstverlening van Ortec Finance, hebben we nu het waarderingsproces kunnen structureren en dat jaar met succes en conform planning kunnen doorlopen.”

Ruimte vrijmaken
Op de vraag wat de ontzorging van de organisatie zelf vraagt, legt Richnald uit: “Uiteindelijk vrij weinig, alleen is er ruimte nodig om de werkzaamheden op te pakken die je niet kunt of wilt uitbesteden. Het vraagt echter niet iets van aanpassingen op interne systemen omdat de aanlevering van de vastgoedgegevens door middel van een Excel-template plaatsvindt.”

Verdere kennis opdoen
“Onze kennis rondom TMS is aanzienlijk vergroot door de kennisdeling die centraal stond tijdens de ontzorging,” blikt Richnald afsluitend terug. “We hebben meer inzicht in onze data gekregen en kunnen overzien wat de gevolgen zijn van foutieve invoer. We kunnen nu zelf de nodige analyses uitvoeren en rapportages doorgronden. Hiermee is een basis gelegd om de software zelfstandig te gebruiken.”

“Daarnaast maken we gebruik van de planning en structuur en nemen deze mee in de nieuwe waarderingsronde. Hierdoor zijn we beter voorbereid en overzien we welke werkzaamheden wanneer moeten worden opgepakt Als gevolg hiervan konden we tijdig starten met de voorbereiding van vastgoedgegevens ten behoeve van de waarderingsronde 2023 en zullen er minder verrassingen zijn bij de totstandkoming van de daadwerkelijke waardering. Onze collega’s hebben inmiddels een TMS Gebruikersopleiding gevolgd, zodat hun kennis kan blijven groeien. De komende waarderingsronde gaan we grotendeels zelfstandig aan de slag. Maar ook deze waarderingsronde blijven we samenwerken met Ortec Finance om verdere kennis op te doen en de kwaliteit van het waarderingsproces te waarborgen.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Dudok Wonen