Woningcorporaties hebben de laatste jaren veel stappen gezet omtrent plaats- en tijdsonafhankelijk te werken. Maar nu de vuurdoop voor thuiswerken plaatsvindt, hoe zorg je ervoor dat de productiviteit van het kantoor wordt meegenomen naar de woonkamer of keukentafel? CorporatieGids.nl sprak daarover met Ronald Verweij, eigenaar van The Sourcing Company.
“Er zit nog veel verschil tussen verschillende corporaties in hoe ver ze zijn met thuiswerken,” begint Ronald het gesprek. “De meesten hebben de techniek inmiddels geregeld en kunnen thuis aan de slag, hoewel ze dat wellicht nog niet eerder gedaan hebben. Daarbij zie je dat bij een aantal corporaties nog sprake is van koudwatervrees en men bijvoorbeeld wilt monitoren of medewerkers wel aan het werk zijn. Daar moet nog wat gewenning plaatsvinden.”
Data, Focus, Ritme
Want dat thuiswerken fundamenteel verschilt van hetzelfde werk op kantoor doen, staat volgens Ronald buiten kijf. “Bij The Sourcing Company hebben we thuiswerken voor onze medewerkers bij onze oprichting dertien jaar geleden al geïntroduceerd, en je merkt dat je hiervoor wel wat andere systemen moet inrichten.” De kern hiervan is het realiseren van ‘Data, Focus en Ritme’: “Als eerste is het verstandig een overzicht te creëren wat inzicht geeft in de voortgang van het werk, bijvoorbeeld via een dashboard. Wij monitoren hier bijvoorbeeld dat telefoontjes niet te lang in de wacht staan en houden de status van opdrachten bij. ”
‘Met elkaar’
“Daarnaast is het goed een dagelijks gesprek met medewerkers aan het begin van de dag in te plannen, en te kijken – via videobellen – hoe het met iedereen gaat,” gaat Ronald verder. “Tijdens deze check-in staan drie vragen centraal: hoe zit je in je vel, wat wil je vandaag bereiken en heb je hulp van collega’s nodig bij je werkzaamheden. Zo houd je het ‘met elkaar’ gevoel in stand.”
“Als laatste kan de angst dat er niets gebeurt wanneer er op afstand wordt gewerkt ook doorslaan. Dan ontstaat een situatie waarin medewerkers juist te weinig rust nemen en van het ene videogesprek naar de volgende vergadering vliegen. Zorg er daarom voor dat mensen ook hun rustmomenten weten te vinden, bijvoorbeeld door een paar keer per dag een duidelijke pauze te nemen.”
Extra alert
De stap naar thuiswerken is volgens Ronald technisch gezien snel gemaakt. “Het enige wat je immers nodig hebt is een goede verbinding. Waar je als organisatie wel goed naar moet kijken is security. Mensen werken nu vaak op eigen computers of laptops, en dat zijn systemen waar je geen controle over hebt. Als corporatie moet je daar aandacht voor hebben en monitoren, bijvoorbeeld door minimaal een keer per dag een viruscheck uit te voeren om eventuele malware te detecteren. Overigens is het gebruik van eigen hardware geen reden om in paniek te raken, maar je moet als organisatie wel een tikkeltje extra alert zijn.”
Microsoft Teams
The Sourcing Company kan woningcorporaties volgens Ronald helpen bij de stap naar thuiswerken. “We focussen daarbij op prettig en productiviteitsverhogend werken. Bijvoorbeeld door de stap naar Microsoft Teams te maken. Wanneer corporaties dit gebruiken als applicatie om met elkaar in contact te komen, de agenda bij te houden en als dashboard om het samenwerken te bevorderen, ondersteunt het de transitie naar een nieuwe manier van werken. Om het maximale uit Microsoft Teams te halen hebben wij onlangs ook een webinar beschikbaar gesteld, die corporaties gratis kunnen volgen.”
“Daarbij helpen wij corporaties met de stap naar de cloud,” gaat Ronald verder. “Teams is onderdeel van Microsoft365 en draait in de public cloud. Wij kunnen corporaties helpen bij de migratie hiernaar toe. Wanneer corporaties dat nu nog een te grote stap vinden, kunnen we hen ook begeleiden bij de stap naar een private cloud.”
Blijvertje
Volgens Ronald is het hek inmiddels van de dam wat betreft thuiswerken. “Ik sprak onlangs iemand van Microsoft die vertelde dat de digitale transitie door het coronavirus meer versnelt dan de jarenlange aandacht van CEO’s tot dusver. De nood breekt wet, maar ook na de crisis zal de wereld er anders uitzien op digitaal gebied. Er zal een mind shift plaatsvinden waarbij mensen doorhebben dat videovergaderen prima werkt en je niet per se naar het kantoor hoeft voor een meeting. Of dat medewerkers er sneller voor kiezen om een dag thuis te werken in plaats van ziek naar het kantoor te gaan, omdat ze weten dat dit door ICT wordt gesteund. Thuiswerken wordt dan ook een blijvertje, ook in de corporatiesector.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: The Sourcing Company
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
