• Home
• Nieuws

Thuisvester: Laat data geen losstaand product zijn, maar onderdeel van processen

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 20 August 2021

Om de dienstverlening richting huurders zo goed mogelijk te laten zijn én te kunnen sturen op vastgoed, is goede datakwaliteit essentieel. Woningcorporatie Thuisvester uit Oosterhout is de afgelopen jaren aan de slag gegaan met het verbeteren van de datakwaliteit. Hoe halen de Brabanders meer uit hun data nu en in de toekomst? CorporatieGids Magazine sprak daarover met Programmamanager Kwaliteit Jean-Paul Oudenaarden, Woningcartotheek Beheerder Conny Dirven-Oomen en Opzichter Dagelijks Onderhoud Corné van Dongen.

Kunnen beschikken over data van goede kwaliteit is geen illusie, begint Jean-Paul het gesprek. “Maar dat vraagt wel om inzet en bepaalde competenties op plekken in de organisatie. Daarnaast zijn en worden de digitale vaardigheden van medewerkers steeds belangrijker, aangezien zij degene zijn die met data omgaan en het bewerken. Aan de andere kant hoeft absoluut niet alle data 100 procent te zijn. Het heeft ons erg geholpen om altijd vanuit onze drie kerndata– klantdata, vastgoeddata en contractdata – tabellen te redeneren. Heel zwartwit: zolang deze aanwezig zijn, kunnen we onze primaire processen uitvoeren. De andere gegevens komen dan later wel.”

Fundament voor de bedrijfsvoering
Thuisvester is in 2019 begonnen met het datakwaliteitstraject. “Eigenlijk begon het vanuit een ICT-probleem,” blikt Corné terug. “Het systeem waarin we voorheen onze woningplattegronden beheerden, werd al jaren niet meer ondersteund. Dat werd steeds nijpender, je wilt als corporatie immers je plattegronden en onderliggende data niet kwijtraken.”

De corporatie besloot daarom te zoeken naar een nieuwe leverancier om deze gegevens te kunnen behouden. Conny: “Tegelijkertijd zijn we vanaf begin 2019 wel programmatisch aan datakwaliteit gaan werken omdat het een belangrijk fundament is voor onze bedrijfsvoering. Vervolgens gingen er ook externe factoren spelen. Zo nam Thuisvester eind 2019 samen met acht andere corporaties het bezit van WSG uit Geertruidenberg over. Dat bezit was nieuw en niet van alle woningen bleek een plattegrond te bestaan. Voor dat deel wilden we zo snel mogelijk data verzamelen.”

Naar 3D groeien
“We hebben hierbij samengewerkt met COENCAD,” gaat Jean-Paul verder. “De meerwaarde zit hem in twee factoren. Allereerst het feit dat COENCAD het hele beheerproces van onze plattegronden zelf kan uitvoeren, waardoor wij deze werkzaamheden kunnen uitbesteden. Omdat het om heel specialistisch werk gaat, borgen we daarmee continuïteit en hebben we schaalbaarheid. Daarnaast sloot de standaard van COENCAD het beste aan bij onze uitgangspositie. Als we gelijk voor 3D-plattegronden en complete virtuele vastgoedmodellen hadden gekozen, was de stap in één keer te groot geweest. Nu kunnen we daar nog steeds naar toe groeien doordat in de manier van tekenen alle ingrediënten aanwezig zijn voor een 3D-plattegrond, maar dat we ons eerst op de basis kunnen richten.”

Gerichte slagen maken
Werken aan datakwaliteit betekent volgens Jean-Paul gerichte slagen maken in de data, in functie van wat de organisatie nodig heeft. “We zijn dus in bredere zin in 2019 begonnen aan de vastgoedzijde, waaronder de plattegronden, op basis van wat nodig is in processen en verantwoording. Daarvoor hebben we heel basaal nagedacht over waaraan een plattegrond voor verhuurdoeleinden moet voldoen, om zo onze doelen te kunnen bereiken.”

Optimaal woningen beheren
De basis op orde voor een goede dienstverlening is één van die doelen, vertelt Conny: “Dat is letterlijk één van de thema’s uit ons ondernemingsplan. We vinden dat van iedere woning een actuele plattegrond beschikbaar moet zijn, die gebaseerd is op betrouwbare en juiste data. Alleen dan kunnen we de woning optimaal beheren en de huurder van dienst zijn. Voor de langere termijn zien we op het terrein van vastgoeddata zelf vooral kansen om de verbeterde data nog beter te gaan gebruiken. Bijvoorbeeld met behulp van nieuwe technologieën, en waar mogelijk delen met ketenpartners.”

Iets van iedereen
Thuisvester heeft veel werk gestoken om het project iets van iedereen te maken, vertelt Jean-Paul. “We willen dat de data geen losstaand product voor twee of drie mensen zijn, maar onderdeel van onze processen. Daarbij moeten de gegevens uiteindelijk ook voor iedereen in de organisatie digitaal beschikbaar zijn, zoals woonconsultenten en financieel specialisten. En inmiddels zijn we bezig om te kijken of we geen makkelijkere manier kunnen vinden om de plattegronden in te voegen in advertenties. Zo wordt datakwaliteit echt organisatiebreed gestimuleerd en aangepakt.”

Inspectieproces onder de loep
Het project bood daarnaast een kans om het dagelijkse inspectieproces onder de loep te nemen, licht Corné toe. “Hoe check je namelijk de data en maak je zoveel mogelijk gebruik van natuurlijke momenten? Het begint echt aan de basis bij verhuizingen. Je kunt dan ter plaatse checken wat er uit signaleringen van Google Streetview komt, of aanbouwen of bergingen die niet op de plattegrond staan meenemen.”

Structureel aandacht voor data
Om ook in de toekomst gegevens up-to-date te houden, is er structureel aandacht nodig voor data, beaamt Jean-Paul. “Dat doe je door regie ín de teams zelf te organiseren. Binnen onze afdelingen Vastgoed en Wonen is er een nieuwe bedrijfsvoeringrol geïntroduceerd die de ‘verbindingsofficier’ op het gebied van data kan zijn. Deze persoon signaleert, analyseert en organiseert mee. Daarnaast bieden robotisering en automatisering meer instrumenten om ons te helpen en de kans op fouten te verkleinen. Op het gebied van robotisering doen we momenteel onze eerste ervaringen op die we weer op diverse terreinen in de organisatie kunnen inzetten, zoals gerobotiseerde datacontroles of het foutloos overzetten van data tussen systemen.”

Datakwaliteit voor en door Dummy’s
Toch blijft het menselijk handelen en bewustzijn de sleutel voor goede kwaliteit, sluit Jean-Paul af: “Data – en dus ook dataproblematiek – komen eigenlijk nooit vanzelf tot stand, maar door handelingen en bewerkingen van mensen. Keuzes die je maakt, dingen die je nalaat of naar jouw overtuiging op een bepaalde manier invult. Wij hebben een legio van zulke voorbeelden verzameld in een College Tour á la De Wereld Draait Door. Deze ‘Datakwaliteit voor en door Dummy’s’ hebben we vier keer gehouden en daarmee zo’n zeventig collega’s bereikt. We willen uitstralen dat ook wij niet altijd de juiste data en oplossingen hebben, we heel praktisch willen maken hoe belangrijk goede data zijn. Zo willen we op een creatieve en leuke manier het onderwerp onder de aandacht brengen en houden.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Else Loof