• Home
• Nieuws

Vincio Wonen: RAPP is de tool die onze woningcorporatie veel tijd bespaart

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 17 May 2023

Voor woningcorporaties kosten periodieke rapportages veel tijd die ze graag anders zouden gebruiken. Ponthus/PWCo ontwikkelde de rapportagetool RAPP waarmee het efficiënter en correct opleveren van rapportages binnen handbereik komt. Mattie van de Kragt is binnen Vincio Wonen kartrekker van het RAPP-project en vertelt over hun ervaringen. 

Een ambitieus plan
Toen Vincio Wonen een aantal jaren geleden begon met een nieuw team en een nieuwe naam waren de verwachtingen hooggespannen. Het voormalige ‘De Voorzorg’ stond onder beheer van een toezichthouder. “Een groot gedeelte van de woningen voldeed niet aan de kwaliteitseisen van Vincio Wonen, er was duidelijk sprake van achterstallig onderhoud. Zo’n ambitie vergt veel, zeker van een kleinere corporatie met veel allrounders en minder specialisten. Toen Luc Wolfs van Ponthus/PWCo vertelde over RAPP trok hij meteen mijn aandacht. Ik zag een tool om onze vastlegging en rapportering te stroomlijnen. “ 

Rapportagetool naar onze behoeften
Net als elke woningcorporatie, moet Vincio Wonen periodiek rapportages opstellen ter sturing en verantwoording. “We worden door onze externe toezichthouders op dezelfde manier uitgevraagd als grotere corporaties. We hadden behoefte aan een tool die ons kon helpen data te verzamelen en rapportages samen te stellen op een efficiënte en correcte manier. De tool gebruikt data uit eigen ERP en andere databronnen en combineert dit tot de benodigde rapportages. Als kartrekker binnen dit project inventariseer ik op de werkvloer waar behoefte aan is en waar we over willen rapporteren. Vervolgens breng ik dit over op Ponthus/PWCo en gaan zij bouwen zodat de juiste informatie uit onze systemen gehaald kan worden. Ook kijk ik wat onze medewerkers nodig hebben om de tool zelfstandig in te kunnen vullen, want uiteindelijk moeten we het wel zelf doen, natuurlijk.”

Waarom werkt RAPP?
RAPP is een gedreven rapportagetool die alle data voor het maken van de rapportages op één plek verzamelt. Per indicator kunnen de gewenste rapportageperiode en de verantwoordelijke medewerker worden vastgelegd, waarna de medewerker enkel de cijfers periodiek hoeft in te vullen. “Medewerkers ontvangen een mail en toegang tot RAPP waarin ze moeten noteren waar we eerder om vroegen. Doordat RAPP alles bewaart, kun je daar op terugvallen. Ik hoef niet meer overal achteraan te gaan en voor medewerkers zijn rollen en verantwoordelijkheden duidelijk. Van de werkvloer krijg ik terug dat het rust geeft in het hoofd en dat het veel efficiënter werkt. Geen Excel-bestanden, geen gekopieer, gewoon één plek waar alles samenkomt.”  

Haal meer uit RAPP
Mattie ziet veel meer mogelijkheden voor de rapportagetool. “Het is de bedoeling om RAPP ook voor tactische en strategische doeleinden te gebruiken en tijdig te kunnen sturen bij afwijkingen. Als een begroting bijvoorbeeld niet gehaald wordt, kunnen vroegtijdige winstwaarschuwingen ervoor zorgen dat we maatregelen kunnen nemen om bij te sturen. Natuurlijk vraagt dat ook wat van ons als medewerkers, want je moet echt gaan kijken naar trends, hoe die zich ontwikkelen en waar we kunnen ingrijpen. Maar als kleinere corporatie zijn we gewend dat medewerkers verschillende petten op hebben. 

Ik zie dat RAPP en de samenwerking met Ponthus/PWCo onze organisatie nog veel verder gaat brengen.”

Bron: PWCo, Foto: PWCo