Bazalt Wonen is sinds 1 januari actief als voortzetting van Woonlinie en Woonservice Meander. Samen één worden is – zeker in coronatijd – echter makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe heeft de uniformering van de bedrijfsvoering en de ICT-huishouding zich voltrokken? CorporatieGids Magazine vroeg het aan Willem Bijl, manager financiën en bedrijfsvoering, en Antoinette van Sonsbeek, applicatiebeheerder bij Bazalt Wonen.
Bazalt Wonen beheert circa 7.000 woningen en andere verhuureenheden in de regio in en rondom Zaltbommel en Altena. Daarnaast is dochteronderneming Bouwlinie actief als projectontwikkelaar, met name voor de eigen corporatie.
De naam Bazalt Wonen
Over de herkomst van de naam Bazalt Wonen zegt Willem: “Deze naam is ontstaan nadat we een prijsvraag onder collega’s hebben uitgeschreven. Wat je moet weten, is dat er rivieren door deze regio lopen. En onze woningen staan onder andere langs deze rivieren. Langs de oevers liggen ter versteviging basaltkeien. Wij hebben als corporatie de ambitie om, net als basaltkeien, stevig verankerd te zijn in de regio. Daarnaast geeft de naam ook mooi de combinatie van Zaltbommel en Altena weer, de gemeenten waarin wij actief zijn. Een naam die al met al bijzonder goed bij ons past.” Antoinette vult aan: “Van onze huurders hebben we alleen maar positieve opmerkingen gehoord over de naam. Het was gelijk ingeburgerd.”
Redenen fusie
Een van de voornaamste redenen om te fuseren is om samen groter en sterker te zijn, zegt Willem. “Samen kun je meer bereiken voor je huurders. En natuurlijk ook op financieel gebied. Daarnaast werkten we al geruime tijd samen en werd onze samenwerking steeds intensiever. Deze goede relatie en de wens om aan onze duurzaamheids- en bouwopgave te kunnen blijven voldoen, hebben ervoor gezorgd dat we in 2019 tot een fusie besloten. Zo kunnen we het schaalvoordeel optimaal benutten voor de opgave in de regio. Het is overigens ook voor onze gesprekspartners bij de plaatselijke overheden makkelijker om één aanspreekpunt te hebben.”
Moeilijke beslissingen
Zijn de argumenten voor een fusie op papier vaak klip en klaar, in de praktijk leidt het vaak tot praktische vraagstukken, zoals het kiezen voor en inrichten van één ICT-systeem. Als we ernaar vragen zegt Willem: “Bij de eerste gesprekken over de fusie hebben we als management afgesproken om de keuze voor de ICT-systemen zeker niet top down op te leggen. We hebben veel mensen in de organisatie bij de keuze betrokken en hebben daar later veel profijt van gehad.”
“De ICT-werkgroep voor de fusie is in maart 2020 gestart,” vult Antoinette aan. “Systematisch zijn we alle applicaties en systemen langsgegaan om te toetsen welke invloed de fusie daarop had. De rechtsvoorgangers van Bazalt Wonen hadden verschillende ERP-systemen in gebruik. Beide leveranciers ervan hebben we bevraagd op zaken als toekomstvastheid en gewenste functionaliteit. Uiteindelijk hebben we een keuze gemaakt voor Dynamics Empire van cegeka-dsa. Dat Microsoft de standaard is van het pakket speelde daarbij ook een belangrijke rol. Daarnaast is de integratie van de diverse onderdelen binnen dit pakket bijzonder goed geregeld. Het biedt ons veel mogelijkheden.”
‘Best practice’
De implementatie van het ERP-systeem bleek best gecompliceerd te zijn omdat Woonservice Meander naar een geheel nieuw systeem moest overstappen, terwijl Woonlinie als bestaande gebruiker van Dynamics Empire eerst een grote update moest uitvoeren. Willem: “Ons doel was om direct over te gaan op de SaaS-versie van Dynamics Empire maar op advies van cegeka-dsa maken we eerst een tussenstap. De implementatie hebben we zoveel mogelijk ‘best practice’ gedaan. Zo kunnen we de benodigde rapportages goed en makkelijk uit het systeem halen. En ook de koppeling met andere pakketten is makkelijker omdat je overal met dezelfde definities werkt. De verplichte rapportages richting de overheid zullen daardoor vrijwel volledig geautomatiseerd plaats kunnen vinden. Ook dat was voor ons een belangrijke overweging.”
Een hele soepele overgang
Is een ERP-implementatie op voorhand al een flinke onderneming, de coronacrisis maakte het er niet eenvoudiger op, zegt Antoinette: “Ondanks een hele goede voorbereiding en uitgebreid testen, zijn we wel tegen uitdagingen aangelopen. Zoals trainingen die door de pandemie opeens met Teams gedaan moesten worden. En testen vanuit huis. Lastig was ook dat je niet even bij elkaar kon binnenlopen voor overleg. Een pluim voor onze medewerkers hoe snel en soepel iedereen het thuiswerken heeft opgepakt, naast de fusie en de implementaties.”
Willem vult aan: “Het is echt arbeidsintensief geweest en we moesten altijd scherp zijn. Ook het samenwerken met andere partijen speelde daarbij een rol. Wie doet wat en wanneer? Dat soort dingen. Daar kwam ook nog bij dat er andere implementatieprojecten als kantoorautomatisering en telefonie tegelijk liepen.”
Intensieve periode achter de rug
“Verder hebben we ook mensen ingehuurd om ervoor te zorgen dat het ‘normale werk’ door kon gaan. We kijken terug op een prachtige periode en de doelen zijn gehaald. Maar in december hebben we bijvoorbeeld wel vakantieverloven moeten intrekken om er zeker van te zijn dat alles ook daadwerkelijk goed zou gaan. En in januari lag er ook meer werk dan verwacht. Dit werd onder andere veroorzaakt doordat de werkprocessen in een nieuwe organisatie net wat anders zijn. Dat wisten we natuurlijk maar toch moet je het je dan nog eigen maken.”
Inzet & flexibiliteit collega’s
“De inzet en de flexibiliteit van al onze collega’s is voor het slagen van deze projecten en de hele fusie van bijzonder groot belang geweest,” gaat Antoinette verder. “Als management hebben we de structuren opgezet maar bijvoorbeeld de teamleiders waren ook laaiend enthousiast over het gehele fusieproject. En zij zaten ons op de nek om de belangen van de huurders te waarborgen. Dat gaf druk, maar ze hadden gewoon gelijk.”
Verreweg het grootste deel van alle ICT-projecten ging goed, geeft Willem als eindoordeel aan. “Het vervelende is alleen dat die kleinere zaken die niet goed gingen, veel tijd kosten. En dat sommige zaken net iets anders gingen dan voorheen. Om het toch zo soepel mogelijk te laten verlopen, hebben we flink geïnvesteerd in allerlei trainings- en communicatiemogelijkheden. We hebben hulp gevraagd aan de leveranciers en ook aan externe adviseurs. Dat bleek gewoon nodig en heeft goed uitgepakt. Maar uiteindelijk moeten onze mensen het natuurlijk zelf doen en dat gaat gelukkig heel goed.”
Huurders feedback
Op de vraag wat de huurders van het fusietraject hebben gemerkt, zegt Antoinette: “We hebben de huurders vooral middels communicatie bij de fusie betrokken. De website is gelijk vernieuwd en er is een nieuw klantportaal gekomen. Later konden de huurders ook een appeltaartje bij de plaatselijke bakker ophalen. Als gebaar.” Willem: “We hebben de huurders over de voor hen belangrijke zaken geïnformeerd. Natuurlijk waren we soms minder goed bereikbaar. En de coronacrisis gooide ook roet in het eten. Toch blijkt uit navraag dat de veranderingen goed zijn gevallen bij de huurders.”
Uitdagingen
Nu de nieuwe organisatie stevig is verankerd, zijn de ogen alweer gericht op de toekomst. “Betaalbaar en duurzaam bouwen, dat is een belangrijke uitdaging voor ons,” zegt Willem daarover. “Maar ook de sociaal-maatschappelijke problematiek die steeds diverser wordt, is iets dat steeds meer onze aandacht vraagt. Dat pakken we steeds vaker op samen met andere partijen. Verder zijn we aan het nadenken over hoe ver we willen gaan met het datagedreven of mensgedreven zijn, of misschien toch een combinatie. Daar moeten we keuzes over gaan maken. Hoe ver willen we gaan met digitaliseren en automatiseren? Willen we dat onze mensen zoveel mogelijk alles op afstand kunnen regelen voor onze huurders? Of willen we het sociale aspect in stand houden? Het is een uitdaging om daar op juiste wijze mee om te gaan. Maar de menselijke maat blijft voor Bazalt Wonen het allerbelangrijkst.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Murk Feitsma
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
