Correcte en uniforme data voor de hele organisatie. Met dat doel besloot woningcorporatie BrabantWonen vorig jaar haar woningbestand te digitaliseren en gegevens over haar bezit te optimaliseren. Hoe pak je zo’n traject efficiënt aan en hoe zorg je ervoor dat data van hoog niveau blijven? CorporatieGids Magazine sprak daarover met adviseur bedrijfsbureau Ties van Hoof (foto rechts) en manager zorgvastgoed en bedrijfsbureau Wim van Helvoort (foto links)
De wens om data vanuit drie plekken in de organisatie – de vestigingen in Oss en Den Bosch en het zorgvastgoed – te uniformeren en optimaliseren, was voor BrabantWonen de aanleiding om de handschoen op te pakken. Wim: “Correcte gegevens zijn natuurlijk voor alle afdelingen van groot belang. Daarom wilden we de datakwaliteit van ons bezit verbeteren. Het resultaat moet straks zijn dat gegevens als plattegronden, bouwelementen én hoeveelheden voor gebruik in de MJOB en bij conditiemetingen te allen tijde betrouwbaar zijn.”
Eén definitie
De verschillen in de delen van de organisatie ontstonden omdat BrabantWonen voorheen niet gebruikmaakte van één definitie van kwalitatieve data. “Per vestiging kon de uitleg van een term weleens verschillen,” licht Ties toe. “En misschien is dat ook wel logisch, omdat iedere opzichter vanuit zijn of haar eigen uitgangspunt werkte. Door nu vast te leggen wat wij als organisatie verstaan onder betrouwbare vastgoeddata, kunnen we betrouwbaarder en uniform werken. Denk bijvoorbeeld aan de assetmanager die onze portfoliostrategie beter kan bepalen omdat hij met gegevens werkt die meer overeenkomen met de werkelijkheid. Ook de verantwoording naar accountants, Raad van Commissarissen en de overheid wordt zo beter geborgd en onderbouwd, én we komen richting de klant over als een professionelere organisatie.”
Slimme tekeningen
Het verbeteren van datakwaliteit begint volgens Ties bij het specificeren van welke data je wilt aanpakken. “Voorheen bestonden onze plattegronden bijvoorbeeld uit eenvoudige lijnplattegronden. In de basis is dit wellicht voldoende, maar in andere processtappen kunnen we daar geen informatie uit ontlenen. Door deze tekeningen ‘slim’ te maken, kunnen we de gegevens bijvoorbeeld weer gebruiken voor de woningwaardering of het berekenen van de gebruiksoppervlakte. Daarnaast krijgen we nu geveltekeningen waaruit de hoeveelheden voor de MJOB te halen zijn en een zogenaamde EPA-laag, waardoor de geometrie van het Energie Prestatie Advies ook meteen is opgenomen.”
Open standaarden
Bij het verbeteren van de datakwaliteit heeft BrabantWonen onder andere samengewerkt met COENCAD. Wim: “Met hun software kunnen we de verbeterde gegevens gemakkelijk uitwisselen tussen ons ERP-systeem Tobias AX en onze expertsystemen. Het is daarbij een groot voordeel dat COENCAD al eerder heeft samengewerkt met onze IT-partners, waardoor we sneller stappen konden zetten. Nu zijn de gegevens over ons bezit zo vastgelegd in het tekenwerk en de daarbij behorende data, dat de data van een betrouwbaar, gedetailleerd hoog niveau zijn.”
Het gebruik van open standaarden is volgens Ties essentieel bij het verbeteren van datakwaliteit. “Je moet immers de gegevens vanuit het tekenwerk vertalen naar je andere softwaretoepassingen. Door ervoor te zorgen dat iedereen met dezelfde definities werkt, is je data overal in de organisatie bruikbaar.”
Belangrijke momenten
Om ervoor te zorgen dat een goede datakwaliteit geborgd is, is het belangrijk dat tijdens of na bepaalde gebeurtenissen de gegevens worden bijgewerkt, zegt Ties. “Hierbij zijn mutaties, renovaties en nieuwbouw de belangrijkste momenten. Zo is tijdens een mutatie de opzichter verantwoordelijk voor het opmerken van veranderingen en aanpassingen, en wordt na een renovatie het tekenwerk geactualiseerd en eventueel de hoeveelheden en materialisering aangepast. Bijvoorbeeld het vervangen van houten voor aluminium kozijnen.”
Discipline
Continu de gegevens actueel houden vergt discipline van diverse bedrijfsonderdelen. Wim: “Denk bijvoorbeeld aan het bedrijfsbureau, projecten vastgoed en dagelijks onderhoud. Zij moeten het belang inzien wat actuele data inhoudt voor het hele proces. Door mensen te laten zien wat er allemaal aan dit proces vasthangt, proberen we hen te blijven motiveren.”
Betrouwbaarheid
Op de vraag wat tot dusver de behaalde resultaten zijn voor BrabantWonen, vertelt Ties: “We hebben in 2019 een voorzichtige start gemaakt met dit project en inmiddels zijn er zo’n 2.000 woningen gedigitaliseerd en voorzien van een conditiemeting. Hiermee hebben we een begin gemaakt met het opzetten van een realistische MJOB. De eerste winst zit hem met name in het uniformeren van de gegevens. Ook zien we de betrouwbaarheid van de data terug in bijvoorbeeld betere prijsvorming bij het uitzetten van werk bij derden. Met andere woorden; door de betrouwbare gegevens die in de MJOB worden verwerkt, kunnen we zuiverder begroten.”
Dynamische data
“Het project om data te optimaliseren loopt nog twee jaar door,” sluit Wim het gesprek af. “En ook daarna is het nog niet klaar, want het bezit van BrabantWonen is dynamisch; er worden continu woningen verkocht en aangekocht, gerenoveerd en gebouwd. Dit betekent dus ook dat de data dynamisch zijn. Echt af is het dus nooit, en daarom moeten we het up-to-date houden van de gegevens in onze processen borgen.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Ellis Rijkers
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
