• Home
• Nieuws

Wooncompagnie maakt werk van standaardisering stuur- en verantwoordingsinformatie

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 27 June 2016

Woningcorporaties besteden veel kostbare tijd aan het aanleveren van verplichte financiële rapportages. Gebrek aan eenduidige definities tussen vragers en aanbieders van data maakt dat proces bovendien onnodig complex. Met Standaard Business Reporting (SBR) moet het verantwoordingsproces sneller, beter en eenvoudiger gaan verlopen. CorporatieGids Magazine sprak met Michael van Iersel, hoofd Informatisering & Automatisering bij Wooncompagnie, één van de corporaties die meedoet aan de SBR-pilot. “De tijd dat we appels met peren vergelijken is voorbij.”

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie juni 2016

Wooncompagnie beheert ruim 14.500 woningen in het gebied boven het Noordzeekanaal. De corporatie is verweven met haar werkgebied en het plattelandsdenken zit diep in de genen. Dat vind je terug in de identiteit en cultuur van de organisatie, maar ook in de structuur en de manier waarop complexe zaken worden platgeslagen. Bijvoorbeeld door deel te nemen aan de SBR-pilot, dat zich richt op een gestandaardiseerde manier van aanleveren van de jaarrekening met digitaal getekende controleverklaring bij CorpoData.

Slim en strak
“Wooncompagnie wil haar bedrijfsvoering zo slim en strak mogelijk organiseren,” start Michael zijn argumentatie waarom ze aan de SBR-pilot meedoen. “Elke euro die we intern besparen, kunnen we inzetten om de huren zo betaalbaar mogelijk te houden. Jaarlijks moeten wij veel energie steken in het aanleveren van verplichte financiële rapportages. Standaard Business Reporting (SBR) is de nationale standaard voor de digitale uitwisseling van alle bedrijfsmatige rapportages. Door de inzet van SBR willen we het aanleveren van onze financiële rapportages sneller, beter en eenvoudiger maken.”

Uitdaging
Op de vraag hoe de pilot verloopt en welke uitdagingen ze het hoofd moeten bieden, zegt Michael: “De grootste uitdaging op dit moment is het vrijmaken van tijd om de pilot echt voldoende aandacht te geven. Gelukkig worden we door Logius – die vanuit BZK de opdracht heeft gekregen om SBR te ontwikkelen – en onze business intelligence- partner SKARP goed ondersteund bij de uitvoering van de pilot.”

Eenduidige definities
Wooncompagnie was voorafgaand aan de SBR-pilot al een early adapter van SKARP’s filosofie over standaardisatie van stuur- en verantwoordingsinformatie. “Het komen tot eenduidige definities, het kunnen benchmarken met andere corporaties en het vereenvoudigen van onze verantwoordingsverplichtingen vinden we bij Wooncompagnie zeer belangrijk,” licht Michael toe. “Daarom kiezen we nadrukkelijk voor de open standaarden van CORA en VERA, die door onze business intelligence-partner praktisch toepasbaar zijn gemaakt in hun BI-platform. Onze definities worden ook in deze cloudoplossing opgeslagen en zijn daarmee altijd en overal centraal beschikbaar voor onze medewerkers. Deze tool is vervolgens gekoppeld aan ons BI-dashboard zodat de eindgebruiker direct ziet op welke definitie de KPI is gebaseerd.”

De waarheid
Gebrek aan eenduidige definities tussen de vele vragers en aanbieders van data maakte het aanleveren van data onnodig complex. Op de vraag wie de ‘de waarheid’ van de definitie bepaalt, zegt Michael: “In het SKARP-platform zijn de definities van alle deelnemers in principe openbaar en voor iedereen toegankelijk. Definities van de vragende partij – zoals CorpoData – worden door deze partij zelf in de cloudoplossing gemaakt en beheerd. CorpoData zorgt voor afstemming met de sector door de inzet van de CORA/VERA standaard en de SKARP-community. Hierdoor werkt Wooncompagnie dus altijd met kloppende, actuele definities bij het verzamelen van informatie voor verantwoording.”

Extern is intern
Voor de interne sturing probeert Wooncompagnie dezelfde indicatoren te gebruiken als voor externe verantwoording. “Onze afdeling Reporting is bij alle proceseigenaren langs geweest en heeft input verzameld met welke de indicatoren zij hun proces willen gaan meten. Op basis van deze input heeft de afdeling Reporting een voorstel voor de KPI’s aan dezelfde proceseigenaren voorgelegd. Die zijn hiermee akkoord gegaan.”

KPI’s
Voor het transparant organiseren van sturingsinformatie zijn centrale definities voorwaardelijk. Michael legt uit waarom dat voor Wooncompagnie zo belangrijk is. ‘’Binnen Wooncompagnie maken we gebruik van KPI’s om onze organisatie te sturen. We meten of we als organisatie goed op koers liggen om onze bedrijfsdoelstelling te halen. De definities van deze KPI’s zijn centraal belegd en worden beheerd door onze afdeling Reporting. Soms komt het voor dat KPI’s op afdelingsniveau tegenstrijdig met elkaar zijn. De KPI voor leefbaarheid kan bijvoorbeeld haaks staan op de KPI voor betaalbaarheid. Daarom is het van belang dat de definitie afdelingsoverstijgend wordt vastgesteld waarbij het totale bedrijfsbelang goed in de gaten wordt gehouden.”

Appels en peren
Michael maakt het belang van eenduidige definities duidelijk met een voorbeeld: “Een definitie van onze KPI vertrekmutatiegraad is bijvoorbeeld: ‘gederfde bruto huuropbrengsten als percentage van de totale bruto huuropbrengsten’. Onder deze definitie hangen dan nog een aantal rekenregels en bedrijfsregels. Bijvoorbeeld: ‘wat verstaan we onder bruto huuropbrengsten’? Dit is ook allemaal centraal vastgelegd. Als de medewerkers van Wooncompagnie naar de rapportages kijken die gebaseerd zijn op basis van centrale definities, dan weten ze zeker dat ze naar juiste gegevens kijken. Ze vergelijken geen appels met peren.”

Metertjes
Wie aan business intelligence denkt, ziet vaak metertjes voor zich waarbij de wijzer in het rood, oranje of groen kan staan. Op de vraag of de crux zit in de end-user tooling of een gedegen organisatie van de onderliggende gegevensstroom, zegt Michael: “Beide zijn belangrijk. Allereerst moet natuurlijk de onderliggende gegevensstroom op orde zijn. Dit is de basis waarop gerapporteerd wordt. Daarnaast is het ook belangrijk dat deze gegevens op een aansprekende wijze gevisualiseerd worden zodat het ook daadwerkelijk informatie wordt voor onze eindgebruikers.”

Kennis van de business
Het streven naar eenduidige definities wordt soms bemoeilijkt door de wens om ervan af te wijken. “Dat klopt,” beaamt Michael. “Als we toch andere definities willen gebruiken dan stemmen wij dit af binnen onze organisatie. De definities zijn namelijk losgekoppeld van de techniek. Er is dus geen ICT-kennis, maar kennis van de business nodig om de juistheid van de definities te bepalen.”

Wat is SBR?
SBR is de nationale standaard voor de digitale uitwisseling van alle bedrijfsmatige rapportages. Samen met organisaties uit de markt, zoals accountants, boekhouders, softwareleveranciers en banken heeft de Nederlandse overheid SBR ontwikkeld. Met SBR worden de gegevens in de bedrijfsadministratie eenmalig op een standaard manier vastgelegd. De gegevens zijn eenvoudig her te gebruiken voor verschillende rapportages aan overheidsinstellingen en een aantal banken, doordat de bedrijfsadministratie het bronbestand is. Met één druk op de knop worden rapportages opgesteld en digitaal verzonden naar verschillende partijen. Zo hebben ondernemers en intermediairs minder werk aan het samenstellen en aanleveren van verschillende (verplichte) rapportages.

Bron: CorporatieGids Magazine