• Home
• Nieuws

Wouter Schmidt (66Controls): Verrekening stook- en servicekosten verder automatiseren om nauwkeuriger, sneller en efficiënter te werken

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 15 November 2023

Ieder jaar krijgen woningcorporaties te maken met de verrekening van stook- en servicekosten. Een proces dat door automatisering efficiënter kan worden ingericht. Dat zegt Wouter Schmidt, IT-Management Consultant bij 66Controls. In gesprek met CorporatieGids.nl vertelt hij over de grootste uitdagingen voor woningcorporaties, winstpotentieel voor de sector en de toenemende complexiteit.

“Als ik naar het proces kijk, zie ik vier belangrijke uitdagingen: wet- en regelgeving, fiscale aspecten, transparantie en diversiteit van diensten,” begint Wouter het gesprek. “Voor wet- en regelgeving is niet alleen gedegen kennis nodig, maar ook kennis van de specifieke vastgoedkenmerken die van toepassing zijn. Denk aan instemming van meerderheid van de bewoners voor schoonmaak of huismeester, of bewoners op de begane grond die geen gebruik maken van de lift en hier dus niet voor hoeven te betalen. Het verrekenen van de kosten voor blokverwarming heeft zijn eigen wet- en regelgeving waarbij rendementen van de installatie een rol spelen.”

Transparantie
Diverse btw-regimes voor verschillende onderdelen van de aanvullende diensten spelen ook een rol. “Zo is glasbewassing aan de binnenzijde laag tarief en aan de buitenzijde hoog tarief. Daarnaast is bij schoonmaak het verlegde btw-tarief van toepassing, waardoor de opdrachtgever verantwoordelijk wordt voor het afdragen van het juiste bedrag.”

“Als corporatie wil je ook transparantie naar bewoners kunnen overleggen. Oftewel het inzichtelijk kunnen maken van de gemaakte kosten, voor welk pand en door wie deze kosten zijn gemaakt. Opdrachtverlening is niet op het niveau van de begunstigde bewoner, maar gaat meestal over het pand of omgeving als geheel. De woningcorporatie mag geen winst maken, behalve een klein percentage beheerkosten, waardoor gedetailleerde administratie essentieel is wanneer onderbouwing gevraagd wordt.”

Diverse verrekeningen
De aanvullende diensten bij de verrekening van stook- en servicekosten zijn volgens Wouter inhoudelijk en kostentechnisch zeer divers. “Denk aan schoonmaak, groenonderhoud, elektra voor de centrale infrastructuur, riool en glasverzekeringen. Leveranciers zijn ook niet gewend dit op huurdersniveau te factureren. Dat terwijl de corporatie wel verantwoordelijk is voor een nette verrekening.”

Inzichtelijk in één oogopslag
In een optimaal afrekeningsproces voor stook- en servicekosten heeft de huurder inspraak op de te leveren diensten en het niveau hiervan, zegt Wouter: “Daarmee wordt meteen inzichtelijk wat de kosten per maand worden bij mutatie en over het jaar heen. In één oogopslag zijn alle relevante diensten inzichtelijk en wat de prestatieafspraken zijn met de betreffende leveranciers. Bij uitvallen van diensten zoals blokverwarming, wordt de huurder direct geïnformeerd. Bij overheidsmaatregelen die impact hebben op deze diensten, wordt de huurder vooraf geïnformeerd wat dit voor hem of haar gaat betekenen. Dit alles inzichtelijk op een huurdersportaal waar alle informatie bij elkaar komt.”

Voor én achteraf meten
Gezien de diversiteit is het niet te vorkomen dat voor elke component een aparte, geautomatiseerde verwerking wordt ingeregeld. Wouter: “Daarvoor zijn de verschillen te groot. In eerste instantie lijkt het eenvoudig factureren verzamelen en verdelen over de huurders, maar gezien de wet- en regelgeving moeten die kosten inzichtelijk worden toebedeeld aan de juiste huurder. Voor groen en schoonmaak is dit bijvoorbeeld te realiseren door een vaste methodiek voor kostenbepaling met de leverancier af te spreken. Aanvullend kun je uitsplitsen welk onderdeel voor welk deel van de bewoners van toepassing is. Voor elektra waar dit minder makkelijk in te regelen is, betekent dit het plaatsen van tussenmeters. Voor- én achteraf meten is dan ook de essentie verrekening te komen.”

Verregaande automatisering
“Het grootste winstpotentieel zit in de verregaande automatisering,” gaat Wouter verder. “Het verrekenen wat veel handwerk met zich meebrengt, kan daarmee nauwkeuriger, sneller en efficiënter worden uitgevoerd. Neem bijvoorbeeld het schoonmaakproces. Hiervoor zijn standaardpakketten afgesproken waarbij via een vaste formule de prijs wordt bepaald. Deze wordt vastgelegd met de vastgoedonderdelen en betrokken bewoners waar dit mee moet worden afgerekend. Bij de ordering wordt de kostenverrekening bepaald en conform deze vaste methodiek gefactureerd. Door de factureren conform te verrekenen, is het afrekenen van de services teruggebracht tot een eenvoudige afrekening zoals een standaard ERP-systeem biedt. Uitleg van de kosten voor de bewoners is door de vaste formule ook makkelijk transparant te maken.”

Clustermethoden
66Controls heeft een uitgewerkte methodiek ontwikkeld, ondersteund met een rekenmodule voor ordering en kostentoewijzing groenonderhoud, schoonmaak en elektra voor collectieve voorzieningen. Wouter: “We helpen corporaties met het bepalen van de bewoners waar de diensten mee verrekend moeten worden. Hiervoor hebben wij clustermethoden ontwikkeld en het resultaat via een geo-presentatiesysteem inzichtelijk gemaakt. Dit geldt ook voor elektra-, gas- en warmteverwerking waar we middels EAN-codes naar afrekenclusters toewerken. Dit maakt het werk voor een corporatie minder complex, efficiënter, transparanter én minder foutgevoelig.”

Steeds complexer speelveld
Dat helpt corporaties in te spelen op een steeds complexer speelveld, sluit Wouter af. “Door regelmatig overheidsingrijpen om wonen en energie betaalbaar te houden, veranderen de kaders continu. Vooral de snelheid waarmee dit tot stand komt, zoals bij de recente energieteruggave waarbij in eerste instantie de teruggave bij blokverwarming ontbrak. Veel corporaties zullen hiermee worstelen en misschien ook niet helemaal bekend zijn met alle aspecten van de uitvoeringsregels. Het goed samenwerken tussen vastgoedbeheer, ICT, financiële administratie en kennis over de uitvoeringsregelingen zal daarom steeds belangrijker worden.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: 66Controls