• Home
• Nieuws

Wybrand Kamerling (Bo-Ex): Organisatie ontlasten door outsourcing afrekening warmte- en opwarmkosten

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 6 January 2021

Het verrekenen van warmte- en opwarmkosten is voor veel woningcorporaties ieder jaar vaste prik. Digitalisering én outsourcing in dat proces kunnen ervoor zorgen dat de effectiviteit toeneemt, huurders bewuster omgaan met energie en corporaties zich meer bezighouden met hun kerntaken. CorporatieGids.nl sprak over hoe je dat aanpakt met Wybrand Kamerling, Juridisch Medewerker bij Bo-Ex uit Utrecht.

De belangrijkste uitdaging bij de afrekening warmte- en opwarmkosten voor Bo-Ex is dat bewoners niet meer dan noodzakelijk betalen, begint Wybrand: “Dat houdt uiteraard in dat we de warmte- en opwarmkosten na het einde van het stookseizoen snel en correct afrekenen. Maar het gaat ook verder dan dat. Bijvoorbeeld via nachtverlaging in complexen die door stadsverwarming verwarmd worden, wat inhoudt dat tussen middennacht en zes uur ’s ochtends het warme water dat we afnemen van een lagere temperatuur is en huurders dus minder kosten maken.”

Specialisme
Het berekenen van warmte- en opwarmkosten is een specialisme, beaamt Wybrand. “Vroeger deden we dat zelf. We inden de voorschotten en betaalden de facturen van de energieleverancier. Onze samenwerkingspartner ista verdeelde de kosten over de bewoners en wij rekenden daarna zelf af met onze huurders.”

Outsourcen
Toen de warmtewet in 2014 in werking trad, besloot Bo-Ex het proces te outsourcen. “We zijn immers een verhuurder en geen energieleverancier. Woningcorporaties kregen de tijd om hun installaties aan te passen en zo goed mogelijk te bemeteren. Vanaf 2016 maken wij gebruik van de  dienst Debicasso van ista waardoor het grootste gedeelte van ons werk werd overgenomen. Vanaf dat moment inde ista de voorschoten bij de huurders, betaalde gedurende het jaar de facturen van de energieleverancier, verdeelde de kosten en maakte na het einde van het stookseizoen ook de eindafrekening op. Ook beantwoorden ze de vragen van onze huurders. Het blijft wel zo dat wij als verhuurder verantwoordelijk blijven. Wanneer huurders het dus niet eens zijn met het antwoord van ista, kunnen ze met hun vragen alsnog bij Bo-Ex terecht.”

Automatisch aan- en afmelden
Op de vraag hoe Bo-Ex de samenwerking technisch heeft geregeld, vertelt Wybrand: “De systemen van Bo-Ex en ista staan los van elkaar en de enige verbinding is het aan- en afmelden van huurders. Dat is nu nog een handmatig proces dat door menselijke fouten weleens mis kan gaan. Dat is met name voor huurders vervelend die te laat worden aangemeld. Die missen dan een aantal voorschotten waardoor ze aan het einde moeten bijbetalen. We werken eraan om het aan- en afmelden te automatiseren waardoor het handmatig werk en de kans op fouten afneemt. Met deze koppeling – istaConnect genaamd – worden ista en ons ERP-systeem Dynamics Empire van cegeka-dsa middels de DE-OPEN-standaard gekoppeld. We zitten momenteel in de laatste testfase en hopen de automatisering in 2021 volledig in gebruik te nemen.”

Focus op kernactiviteiten
De grote meerwaarde van de samenwerking met ista is dat Bo-Ex veel werk uit handen wordt genomen, legt Wybrand uit. “Denk bijvoorbeeld aan financiële administratie en het beantwoorden van vragen, iets waar de afdelingen Financiën en Wonen normaal veel tijd aan kwijt waren. Voor ista is dit werk core business, daar werken allemaal specialisten op gebieden als bemetering, meten, verdelen en afrekenen. Wij hebben hierdoor meer tijd over voor onze kernactiviteiten.”

Gedragsverandering
“Maar ook voor de huurders is de samenwerking een voordeel. Door het automatisch aan- en afmelden hoeven we verhuizingen nog maar één keer in ons systeem door te voeren waardoor menselijke fouten voorkomen worden. Ook kunnen huurders via de ista app nauwkeurig volgen wat hun verbruik is. Ze zien op de app hoeveel warmte elke radiator in huis verbruikt. Gedragsverandering kan in de praktijk lastig zijn om te bereiken, maar door huurders op deze manier te laten ‘meten en weten’ wordt je met je neus op de feiten gedrukt. Zulke financiële prikkels kunnen huurders overtuigen om te veranderen, en een middel zijn om bewuster om te gaan met het energieverbruik.”

Optimaliseren
In 2021 richt Bo-Ex zich op het verder optimaliseren van het proces rondom de afrekening van warmte- en opwarmkosten, sluit Wybrand af: “Zodra de koppeling voor het aan- en afmelden draait, ligt het hele proces bij ista. Alleen moeten klachten van huurders die het niet eens zijn met het proces nog door ons worden afgehandeld, waarbij ista ons uiteraard met de inhoudelijke afhandeling ondersteunt. Zo kunnen wij ons volledig focussen op onze kerntaken; het verhuren en onderhouden van onze woningen.”

Bron: CorporatieGids.nl, Foto: Bo-Ex