CorporatieGids Magazine

JUNI 2025 I 25 24 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE het verloop van medewerkers betekent dit continue afstemming en training. Hiervoor maken we gebruik van werkinstructies en meerdere opleidingsprogramma’s. We hebben een I&A- beheerorganisatie opgezet met op elke afdeling medewerkers die functioneel beheer als rol naast hun functie hebben gekregen. De rol is beschreven en we hebben hiervoor per functioneel beheerder structureel tijd beschikbaar gesteld. We evalueren na een jaar hoeveel tijd daadwerkelijk nodig is voor het invullen van deze rol.” Olifantenpaadjes Het nieuwe ERP-systeem biedt Mijande Wonen de mogelijk- heid om op één manier te werken en te denken over data. Franca: “We realiseren ons dat collega’s ‘oude’ werkwijzen gewend zijn en deze proberen te handhaven of te integreren in Zig365. De bekende olifantenpaadjes. We investeren daarom veel tijd en energie in de adoptie van de nieuwe manier van werken en denken over data. Door bijvoorbeeld het gezamenlijk optimaliseren van de bedrijfsprocessen, verbeteren van de inrichting van Zig365, het aanbieden van het opleidingsprogramma van Zig en de dagelijkse ondersteuning van collega’s door functioneel beheerders. We willen dat de I&A-organisatie breed wordt gedragen. Ons uitgangspunt daarbij is dat I&A van ons allemaal is.” Bewustwording “Het door collega’s juist en op de afgesproken wijze registreren van gegevens en het eenduidig gebruik van informatie, is daarbij een bewustwordingsproces voor de gehele organisatie,” vervolgt Franca. ”Als medewerkers zich realiseren dat onjuiste of ontbrekende gegevens een probleem zijn voor collega’s, zijn ze eerder bereid om hier meer aandacht aan te besteden. Vaak zijn medewerkers zich niet bewust van de gevolgen van slechte datakwaliteit. Om de bewustwording te verbeteren, doorlopen we onze processen met alle bij dat proces betrokken medewerkers. Verkeerde dataregistratie is geen kwestie van organisatiecultuur of onwil, maar eerder onwetendheid door gebrek aan kennis van het volledige proces.” Vertrouwen in informatie Op de vraag wat de nieuwe manier van werken Mijande Wonen tot dusver heeft opgeleverd, vertelt Richard: “Eén centrale bron van betrouwbare data zorgt ervoor dat medewerkers vertrouwen hebben in de informatie die ze gebruiken of verstrekken aan klanten en collega’s. Hiermee voorkom je dat data op meerdere plekken worden onderhouden en dat medewerkers zelf allerlei lijstwerk bijhouden. Neem bijvoor- beeld leefbaarheidsdossiers of projectadministraties die centraal worden onderhouden en toegankelijk zijn voor daartoe bevoegde collega’s. Die zijn veel efficiënter dan dossiers of administraties die op geheel eigen wijze door een collega worden onderhouden op een locatie die slecht toegankelijk is of waarvan het bestaan zelfs niet eens bekend is bij collega’s.” Garbage in is garbage out Voor corporaties die aan de vooravond staan van een digitale transitie, raadt Richard aan om vooral veel aandacht te besteden aan datakwaliteit en toegankelijkheid van informatie: “Zorg dat je je data op orde hebt vóór je veranderingen door- voert. Garbage in is garbage out. Realiseer je dat medewerkers vaak eigen lijsten bijhouden, bijvoorbeeld in mailboxen of op OneDrive – locaties die niet toegankelijk zijn voor anderen in de organisatie. Het verzamelen, opschonen, classificeren en structureren van data – inclusief het digitale archief – is een flinke klus die je absoluut niet moet onderschatten.” Een belangrijk doel van de informatievoorziening van Mijande Wonen is dat deze juist, tijdig en volledig is, begint Richard het gesprek: “Om dat te realiseren hebben we een aantal rand- voorwaarden voor de I&A opgesteld, zoals de eenduidigheid van onze gegevens. Daarvoor leggen we data één keer vast om zo meer grip te krijgen op de juistheid en volledigheid van gegevens van ons bezit, huurders en woningzoekenden. Hiervoor is kritisch naar ons applicatielandschap gekeken, waarbij we zagen dat het niet voldeed aan onze doelen en randvoorwaarden. Dat heeft geleid tot de keuze voor een nieuw ERP-systeem.” One-stop-shopping Gaandeweg de oriëntatie op een nieuw systeem zag de corporatie de voordelen van een one-stop-shoppingstrategie voor een corporatie met de omvang van Mijande Wonen. Franca: “We zijn geen IT-bedrijf en willen voornamelijk de regie kunnen voeren op IT en niet continu zelf hiermee bezig zijn. En hoewel je er soms niet aan ontkomt, willen we zo min mogelijk applicaties die aan elkaar geknoopt zijn door verschil- lende leveranciers zonder garanties voor de goede werking.” Eén informatiewaarheid Uiteindelijk leidde dit tot de keuze voor Zig365. Richard: “Hiermee maken we gebruik van één informatiewaarheid binnen de organisatie. Deze manier van werken vraagt om continue aandacht voor de inrichting van onze processen, ondersteuning van de processen door Zig365 en het juiste gebruik van Zig365 door onze collega’s. Het optimaliseren van de processen doen we zelf, de inrichting doet Zig. Voor het juiste gebruik van de systemen maken we gebruik van het opleidingsprogramma en consultancy van Zig. Belangrijkste aandachtspunten voor ons zijn de digitale vaardigheid van onze medewerkers en op de afgesproken manier met de beschikbaar gestelde systemen werken.” Efficiëntere bedrijfsvoering Het werken met één informatiewaarheid levert onder andere een efficiëntere bedrijfsvoering op, zegt Franca. “Vooropgesteld dat de informatie juist en snel beschikbaar is. Dan kunnen bijvoorbeeld de vragen van onze klanten sneller, juist en vollediger beantwoord worden. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid bij onze huurders. Maar ook tot meer werkplezier bij onze collega’s. Ze hoeven niet keer op keer op zoek in de organisatie naar de juiste antwoorden. Belangrijke voorwaarde daarbij is dat de kwaliteit van de data op orde is. Dit is de verantwoordelijkheid van Mijande Wonen en vraagt eigenaarschap van data binnen de corporatie.” Werken op dezelfde manier Iedereen op dezelfde manier met informatie laten werken en juist interpreteren is lastig, gaat Richard verder: “Mede door Foto's: Susan Rekers