CorporatieGids Magazine

JUNI 2025 I 73 72 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Hoewel beide corporaties officieel nog geen gebruikmaken van AI in hun processen, zijn de experimenten in volle gang. Peter Tol: “Hierbij wordt onder andere gebruikgemaakt van bekende tools als ChatGPT en Copilot. Collega’s gebruiken deze tools bijvoorbeeld om teksten sneller te schrijven of om samenvattingen te maken. Dit helpt om tijd te besparen bij het opstellen van rapporten of brieven. We staan echter nog aan het begin, dus deze pilots zijn nu vooral kleinschalig en verkennend. Grootschalig hebben we AI nog niet ingezet, maar we kijken wel actief naar wat het voor ons zou kunnen betekenen. Bijvoorbeeld bij het analyseren van meldingen of het ondersteunen van administratieve taken.” Vragen over AI Beide corporaties werken – met collegacorporaties Beveland Wonen, Zeeuwland, Oost West Wonen en Clavis – samen binnen ZuidWestSamen. Peter Schouwenaar: “Binnen dit verband zoeken we elkaar op voor allerlei onderwerpen die de bedrijfs- voering van corporaties betreft. Zo ook op I&A-gebied. Uit onderlinge overleggen bleek dat alle corporaties worstelen met de vragen vanuit de organisatie rond AI. Daarom is besloten om ook op dit onderwerp gezamenlijk op te trekken. Door het delen van kennis en ervaringen ontwikkel je een betere oplossing.” Samen experimenteren “We staan allemaal voor dezelfde uitdagingen,” zegt Peter Tol hierover. “Denk aan een krappe arbeidsmarkt, stijgende werkdruk, digitalisering en veranderende verwachtingen van huurders. AI is nieuw voor ons allemaal en omdat de ontwikkelingen razendsnel gaan, kunnen we sneller goede toepassingen ontdekken door samen te werken en van elkaar te leren. Zo voorkom je dat iedere corporatie op zijn eigen eiland gaat experimenteren. Ook staan we samen sterker richting leveranciers, beleidsmakers of brancheorganisaties en kunnen we laten zien wat we als regio nodig hebben en waar we aan werken.” Roadmap als stappenplan Deze samenwerking resulteerde in een gezamenlijke AI-roadmap. Peter Schouwenaar daarover: “De roadmap is eigenlijk een soort stappenplan waarin we onderzoeken wat AI voor ons kan betekenen, nu en in de toekomst. Het helpt ons om niet zomaar ‘iets met AI’ te doen, maar bewust en gestructureerd te kijken naar bijvoorbeeld de risico’s en kansen, hoe we AI kunnen inzetten om het werk makkelijker, slimmer of sneller te maken, hoe we zorgen dat het mensgericht en verantwoord wordt ingezet én wat we moeten doen als organisatie om daar klaar voor te zijn. De roadmap is dus geen technisch document, maar een praktisch hulpmiddel waarmee we samen kunnen leren, keuzes kunnen maken en de juiste richting bepalen.” Gezamenlijk beleid De gezamenlijke AI-roadmap heeft ook geleid tot een gemeenschappelijk AI-beleid, vertelt Peter Schouwenaar: “Bij dit beleid is het fundament voor alle zes corporaties gelijk, maar is er wel ruimte om op bepaalde onderdelen af te wijken, afhankelijk van de eigen organisatiecultuur of werkprocessen. We zien het dan ook meer als een gedeelde basis met ruimte voor nuance.” Concreet en tastbaar Bij de realisatie van dit gedeelde beleid hebben de corporaties nauw samengewerkt met VVA. Peter Tol: “Zij hebben ons tijdens het hele traject rondom de AI-roadmap begeleid. Dankzij hun begeleiding konden wij de juiste stappen zetten, met ruimte voor eigen inbreng en praktijkervaringen. Belangrijk onderdeel van hun rol was het aanreiken van inspirerende voorbeelden. Zo werd AI iets concreets en tastbaars in plaats van een vaag, technisch begrip.” AI begint te leven Nu AI door de corporaties steeds professioneler wordt opgepakt, merken beide mannen dat het binnen de organisaties ook steeds meer leeft. Peter Schouwenaar: “Je ziet dat steeds meer collega’s nieuwsgierig zijn en bijvoorbeeld ChatGPT of Canva inzetten om sneller een tekst of presentatie te maken. Dat is een mooie eerste stap. Maar om AI echt goed verant- woord in te zetten, moeten aan een aantal belangrijke voorwaarden worden voldaan. Zo werkt AI op basis van data. Maar dan moeten die gegevens wel kloppen, volledig zijn, goed bijgehouden worden en niet verspreid staan over allerlei losse systemen. AI heeft duidelijke en betrouwbare informatie nodig om zijn werk goed te doen.” Peter Tol vult aan: “Daarbij is AI een hulpmiddel en geen vervanger van mensen. Daarom is het belangrijk dat collega’s leren hoe ze AI slim en kritisch kunnen gebruiken. Ze moeten bijvoorbeeld weten dat ze geen privacygevoelige gegevens in zo’n tool mogen stoppen. En dat een door AI geschreven tekst altijd moet worden gecontroleerd of het juridisch klopt, duidelijk is voor de huurder en de juiste toon heeft. Dat vraagt om een investering in bewustwording en praktische onder- steuning, zodat AI geen ‘spannend systeem’ is, maar een handige collega die je werk makkelijker maakt.” Veilig, verantwoord en transparant Bij de toepassing van AI zijn privacy en security belangrijke thema’s, gaat Peter Tol verder: “In ons beleid hebben we hiervoor allerlei richtlijnen opgesteld. Denk bijvoorbeeld aan uitgangspunten dat we in principe geen AI-systemen inzetten met een hoog risico. We willen ook altijd dat de mens uiteindelijk een definitieve beslissing neemt waarbij het AI-systeem advies geeft. We hebben daarnaast aandacht voor de datasets waarmee systemen worden getraind en leiden onze medewerkers op in het omgaan met AI, iets wat vanuit de AI-act is verplicht. Zo borgen we dat de inzet van AI veilig, verantwoord en transparant gebeurt.” Peter Schouwenaar geeft een voorbeeld: “Als een medewerker ChatGPT wil gebruiken om een brief op te stellen voor een huurder, mag dat alleen onder bepaalde voorwaarden. Zo mag de medewerker niet de volledige casus kopiëren – met naam en adres van de huurder – maar moet hij of zij ChatGPT vragen om een neutrale voorbeeldbrief over een huurverhoging te schrijven zonder specifieke persoonsgegevens. De medewerker past deze daarna zelf aan met de juiste gegevens.” Eerste use-cases Op de vraag welke praktische use-cases de samenwerking tot dusver heeft opgeleverd, zegt Peter Schouwenaar: “Meerdere collega’s zijn begonnen met het gebruik van AI voor alledaagse taken. We merken dat het helpt om sneller tot de kern te komen en teksten begrijpelijk te maken. Onze communicatieafdelingen kunnen daarnaast gaan werken met Canva, waarin AI helpt bij het vormgeven van presentaties, flyers en visuals. Daarnaast hebben we de eerste stappen gezet om Microsoft Copilot te verkennen voor bijvoorbeeld samenvattingen maken van vergadernotities in Teams en het automatisch opstellen van conceptmails of rapporten.” Gewoon beginnen “Andere corporaties zouden we graag willen meegeven: begin gewoon,” sluit Peter Tol het gesprek af. “Je hoeft niet te wachten tot alles perfect is geregeld of tot je een compleet beleid hebt liggen. AI begint juist vaak klein. Met een nieuws- gierige collega, een eenvoudige tool of een vraag uit de praktijk waar je net wat sneller of slimmer op wilt inspelen, kun je vaak al een heel goed begin maken. Wat voor ons daarnaast werkte, was om het niet ieder voor zich te doen. Door samen op te trekken en van elkaar te leren, kun je tempo maken zonder dat je alles zelf hoeft uit te zoeken. Wat ons betreft hoeft AI geen ingewikkeld thema te zijn. Kijk gewoon naar wat er nú speelt in de organisatie en hoe AI daar een steentje aan kan bijdragen. Dan blijft het overzichtelijk én relevant, kun je klein beginnen, al doende leren en jezelf de ruimte geven om te ontdekken wat wel en niet werkt.” Foto’s: Linda Hemmes