CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2025 I 11 10 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Wat zijn volgens jou de belangrijkste procesmanagement- uitdagingen waar woningcorporaties mee worstelen? De eerste belangrijke ontwikkeling is de standaardisering die plaatsvindt in de sector. Dat is een hele mooie ontwikkeling, waarbij wetgeving en benchmarks steeds meer worden verweven in standaard kaders zoals CORA en VERA. De uitdaging is om hieruit een standaard voor de eigen corporatie te definiëren die aansluit op de specifieke situatie. Ontwikkelingen als fusies en schaalvergroting – maar ook kaderstellende thema’s als verduurzaming en privacywetgeving – zorgen daarnaast voor een toenemende complexiteit in kernprocesketens als verhuurmutatie en onderhoud, waarbij steeds meer kennis en expertise nodig is om de afstemming met het proces te behouden. De grootste uitdaging ligt in het verlengde hiervan: hoe zorgen we nou dat iedereen ook daadwerkelijk op diezelfde manier en binnen die kaders werkt? Je wil acties niet afdwingen en procesmanagement wordt vaak op een kleine, centrale plek belegd en beheerd. Medewerkers hebben de neiging om vast te houden aan oude gewoonten, daarom moet het proces de meest logische en efficiënte werkwijze zijn. Wat zijn de gevolgen als procesmanagement op een kleine, centrale plek wordt belegd en beheerd? De inhoudelijke kennis van het proces en de activiteiten ligt bij de betrokken afdelingen en medewerkers. Zij zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het proces, dus ook voor het tijdig en juist verwerken van wijzigingen en optimalisaties. Tegelijk is het doel om te werken vanuit één bron van waarheid en binnen de juiste kaders van de corporatie qua strategie, wet- geving, KPI’s en risico’s. Dit laatste argument is vaak de reden dat procesmanagement centraal belegd en beheerd wordt. Hier zit een tegenstrijdigheid in en dat vormt potentieel een ‘probleem’. Wat is volgens jou de manier waarop procesmanagement wél belegd moet worden binnen een corporatie? De oplossing ligt volgens ons in het scheiden van de beleids- en beheertaken. Wat ik hiermee bedoel is dat je centraal de kaders wilt stellen en bewaken, maar de invulling en aanpassingen belegd witl zien binnen de verantwoordelijke afdelingen. Op beide plekken in de organisatie kan in eigen tempo en vanuit het eigen perspectief aan procesmanagement worden gedaan. Beleid en kaders worden zo optimaal afgestemd op de praktijk en andersom. Veel corporaties kijken naar hoe procesgericht denken en werken sterker en breder ontwikkeld kan worden binnen de organisatie. Hoe gaat een corporatie daarmee aan de slag? Procesgericht denken en werken gaat vooral om betrokkenheid en verantwoordelijkheid. Dat zijn de kernwaarden die je eigenlijk sterker en breder wil ontwikkelen. De eerste stap is dat je zorgt dat iedere medewerker de werkwijzen kent. Dit moet toegankelijk en eenvoudig gepresenteerd worden, zodat verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Een volgende stap is het periodiek instellen van review- momenten om te bespreken of het proces nog optimaal is gemodelleerd. Externe factoren of veranderende werkwijzen zorgen voor een continue aanpassing van het proces. Deze reviewtaken of andere procesacties wil je het liefst vanuit het gemodelleerde proces geautomatiseerd uitzetten. Een heel belangrijke stap hierbij is communicatie. Door interactie en het geven van feedback op beschreven processen, krijgen de betrokkenen de ruimte om aanpassingen of verbetersuggesties te doen. Tot slot is het belangrijk om betrokkenen in een proces zelf ruimte te geven om verbeteringen door te voeren, mits binnen duidelijk gestelde kaders en conventies. Door het nemen van deze stappen wordt zowel de betrokkenheid als verantwoordelijkheid aanzienlijk vergroot. Hoe helpt Sensus corporaties daarbij met procesgericht denken en werken? Wij hebben onze software de afgelopen jaren doorontwikkeld naar een platform waarin de genoemde stappen mogelijk worden gemaakt. Binnen dit platform kan er bijvoorbeeld samengewerkt worden via communicatie, het uitzetten van acties, het delegeren van procestaken of reviews. Ook het vergelijken van versies en het publiceren van definitieve versies binnen andere kernapplicaties is nu mogelijk. Daarnaast maken we met het nieuwe Rechtenmanagement en de BPM Designer Lite licentie die we recent hebben uitgegeven echte interactie mogelijk, door procesverant- woordelijken de ruimte te geven om aanpassingen te doen binnen de relevante processen. Na het indienen van de wijzigingen worden deze gecontroleerd, eventueel besproken en aangepast en vervolgens definitief gemaakt. Hiermee is de cirkel van procesgericht werken en denken rond. Hoe zie je procesmanagement de komende jaren ontwikkelen binnen de sector? De sector is continu in beweging en daar moeten wij én woningcorporaties op anticiperen. Een belangrijke ontwikkeling hierbij is de komst van AI. We kijken bij AI naar de waarde 'na de hype': hoe kan het werk sneller, efficiënter of makkelijker worden? Zo hebben we al corporaties geholpen met de snelle migratie van processen vanuit een tekening naar onze software. De toekomst van procesmanagement in de corporatiesector kenmerkt zich door een verschuiving naar datagedreven besluitvorming, waarbij het vertrouwen op intuïtie afneemt ten gunste van gevalideerde data. De stijgende complexiteit als gevolg van technologische ontwikkelingen en wetgeving maakt continue verandering noodzakelijk. Dit vereist van corporaties veel flexibiliteit en dwingt hen tot de continue optimalisatie van processen. Woningcorporaties hebben de afgelopen jaren grote stappen gezet in het standaardiseren van hun processen. Kaders zorgen voor meer uniformiteit, wetgeving en benchmarks worden steeds beter geïntegreerd en procesdenken krijgt in veel organisaties vaste grond onder de voeten. Toch blijft één vraag centraal: hoe zorg je dat procesmanagement niet alleen centraal wordt vastgelegd, maar écht leeft binnen de hele organisatie? CorporatieGids Magazine sprak erover met Remco Mulder, CEO van Sensus process management. Remco Mulder (Sensus process management): De sleutel van procesmanagement ligt in eigenaarschap en betrokkenheid Foto: Theo Scholten