CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2025 I 17 16 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE De Sleutels begon in 2021 met de modernisering van haar informatievoorziening, opent Driss het gesprek: “Eén van onze zeven sleutelprincipes luidt: ‘Samenwerken is de sleutel’. Met het oog op het verbeteren van zowel de interne als externe samenwerking, zijn we gestart met de overstap naar SharePoint. Deze samenwerking vraagt om systemen die niet alleen modern en veilig zijn, maar vooral onze processen en klantgerichte dienstverlening ondersteunen. De pilot begon bij de afdeling Vastgoed, waar intensieve samenwerking met interne en externe partners de norm is, en dat later werd uitgebreid naar andere afdelingen. De resultaten waren echter niet volgens verwachting, en aangezien we ook met de migratie naar de cloud bezig waren, hebben we besloten om daar prioriteit aan te verlenen.” Centrale documentbibliotheek “De tegenvallende bevindingen in de pilot werden grotendeels veroorzaakt door de toenmalige visie van Microsoft om een documentbibliotheek te gebruiken waarin metadata leidend zijn,” zegt Driss hierover. “Maar dat bleek niet voor alle afdelingen goed aan te sluiten op hun werkwijze. Voor sommige afdelingen, zoals Financiën en Bedrijfsvoering, bleek het zoeken via metadata intuïtief en efficiënt. Zij konden snel documenten terugvinden op basis van codes, wat hun werkproces makkelijker maakte. Daarentegen had team Onderhoudsservice moeite met het loslaten van de vertrouwde mappenstructuur. Het ontbreken van hiërarchische mappen maakte het voor hen lastig om documenten te vinden, waardoor frustratie en knelpunten ontstonden. Dit onderstreept wat mij betreft dat de huurder en de medewerker het uitgangspunt moeten zijn voor de inrichting van systemen, en niet andersom.” De digitalisering van processen en documenten is bij veel corporaties in volle gang, maar in de praktijk blijkt dat techniek alleen niet voldoende is. Ook bij De Sleutels vroeg de overstap naar digitale archivering omaanpassingen, maatwerk en vooral: draagvlak binnen de organisatie. Manager Financiën en Bedrijfsvoering Driss Ousji vertelt hoe de Leidse corporatie leerde dat succesvolle digitalisering pas echt werkt als systemen de werkprocessen ondersteunen – en niet andersom. “Onze medewerkers vormen het vertrekpunt; technologie is er om hun werk én de dienstverlening aan huurders makkelijker te maken.” Driss Ousji (De Sleutels): Onze systemen moeten processen en dienstverlening ondersteunen