CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2025 I 19 18 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Hybride aanpak In 2024 pakte De Sleutels het SharePoint-project na de tijdelijke onderbreking weer op. Driss: “Op basis van de behoeften van de medewerkers, kozen we voor een hybride aanpak waarin metadata en een mappenstructuur worden gecombineerd. Deze aanpak is noodzakelijk omdat we alleen op deze manier de verschillende gewenste werkwijzen van alle afdelingen kunnen ondersteunen. Het biedt de medewerkers nu meer flexibiliteit en zorgt voor een betere vindbaarheid van documenten. Bovendien zorgt de herkenbare structuur voor een snellere en hogere adoptiegraad.” Complexere inrichting systemen De hybride aanpak betekent volgens Driss wel een complexere inrichting van de systemen, omdat de metadata en de mappenstructuur beide beheerd moeten worden. “Uit de pilot bleek ook het risico van inconsistent gebruik van metadata. Inmiddels zijn daar afspraken over gemaakt met de afdelingen die deze metadata willen gebruiken. Door mensen vanaf het begin te betrekken, is er een goed draagvlak ontstaan waarbij collega’s elkaar helpen en stimuleren om de metadata consistent te gebruiken. De eerste ervaringen zijn positief omdat we nu de mogelijkheid hebben om gelijktijdig aan documenten te werken, ook met externe partijen, wat zorgt voor veel tijdswinst. Transparantie is eveneens een groot voordeel, want iedereen kan aan de hand van voorgestelde wijzigingen zien hoe een ander ergens over denkt. Onze huurders zullen vrijwel niets merken van deze veran- dering, maar het betekent wel een betere dienstverlening omdat collega’s sneller relevante informatie kunnen vinden.” Hogere kwaliteit “Inmiddels is SharePoint (DMS Online) ook uitgebreid met een koppeling naar Zig Maintenance, wat zorgt voor een directe integratie tussen onderhoudsverzoeken en bijbehorende documentatie,” legt Driss enthousiast uit. “Medewerkers kunnen onderhoudsgegevens nu eenvoudig en direct inzien en verwerken in Dynamics Empire, wat niet alleen tijd bespaart en het risico op fouten verkleint, maar ook bijdraagt aan een hogere kwaliteit van dienstverlening.” Lerende houding Op de vraag wat de nieuwe manier van werken vraagt van de gebruikers, antwoordt Driss: “Betrokkenheid, digitale vaardigheden en een lerende houding. Een mooi voorbeeld van dat laatste is een complete afdeling die onlangs aangaf meer te willen weten over SharePoint. Ze hebben zelf een cursus uitgezocht en gezamenlijk gevolgd. Dat soort initia- tieven delen we actief op ons intranet om collega’s te inspireren. Daarnaast ondersteunen we de medewerkers actief bij de adoptie van nieuwe ICT-tooling en bieden we begeleiding via ambassadeursrollen en werkgroepen.” Sleutelprincipes “De feedback van de medewerkers is essentieel voor de inrichting en voortdurende verbetering van onze systemen. Organisatiebreed investeren we in digitale vaardigheden en voorzien we in heldere werkinstructies en begeleiding, zodat iedereen goed met de nieuwe systemen uit de voeten kan. Hersense adviseert ons bij dit project en is voor ons meer dan een strategische en technische partner. Zij begeleiden het leerproces rond digitale samenwerking en helpen bij het structureren van projecten, trainen van medewerkers en ondersteunen van verandermanagement. De aanpak van Hersense sluit goed aan bij onze sleutelprincipes, zoals ‘Als je blijft leren, kom je verder’ en ‘Samenwerken is de sleutel’.” Digitale transformatie Volgens Driss staat De Sleutels aan de vooravond van een volledige digitale transformatie: “Ik voorzie een strategisch traject dat op langere termijn diverse onderdelen van onze organisatie zal raken. Met digitale transformatie bedoel ik het opnieuw vormgeven van processen en de organisatie, gericht op het creëren van meer waarde voor zowel huurders als andere stakeholders. Dat zullen we doen door de inzet van technologie. Belangrijke wensen daarbij zijn de verbetering van data- kwaliteit en de integratie van AI, wat het mogelijk zal maken dat routinematig en administratief werk wordt geautomatiseerd. Het zal uitdagingen met zich meebrengen zoals de eerder genoemde adoptie en effectief beheer van de hybride structuur, maar ook zaken als data-eigenaarschap. Oftewel wie kun je waarvoor aanspreken op het gebied van data?” Inzetten op datagedreven werken Collegacorporaties die ook aan de vooravond staan van de modernisering van hun informatiehuishouding, voorziet Driss van enkele afsluitende tips: “Processen, klantbediening, visie en strategie moeten leidend zijn in de keuze voor techno- logie-oplossingen. Zet daarom in op datagedreven werken, verbetering van digitale vaardigheden door training en nazorg én integrale samenwerking. Adoptie door de medewerkers, eigenaarschap en continue verbetering moeten centraal staan bij elke ICT-verandering. En betrek je medewerkers ook actief bij veranderingen via ambassadeurs en werkgroepen.” Foto’s: Rhalda Jansen