CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2025 I 25 24 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Met ruim 11.000 wooneenheden verspreid over meer dan 120 locaties, is Habion een landelijk actieve ouderenhuisvester. Wanneer je opereert in zo’n groot gebied, is goede document- management essentieel, begint Carla het gesprek. “We hebben de laatste tijd verschillende stappen moeten zetten om dit blijvend te kunnen ondersteunen, zoals de keuze voor een nieuw DMS. We hebben ruim vijftien jaar gewerkt met een DMS dat niet meer past bij de organisatie die we nu zijn. Het DMS was niet gekoppeld aan het primaire bronsysteem waardoor veel handmatige invoer nodig was met een grotere foutenkans tot gevolg. Bovendien kon maar een beperkt deel van de organisatie werken met het programma. Daarom werd de archivering door scanmedewerkers uitgevoerd in plaats van door de collega’s die de documenten opstelden. Dat kwam de kwaliteit niet ten goede.” DMS-strategie De kern van een goede documentstrategie noemt Carla dat je informatie overzichtelijk opslaat: “Allereerst maak je de keuze waar je het bewaart. Daar hebben we afspraken over gemaakt. In het DMS slaan we alle getekende documenten en corres- pondentie met huurders, leveranciers en aannemers op. Elk document slaan we bij voorkeur op één plek op en andere richtlijnen voor de opslag zijn dat elk document voorzien moet zijn van een datum en dat we niet met verschillende versies werken. Alleen definitieve versies mogen worden opgeslagen in het DMS.” Zelf verantwoordelijk Binnen deze strategie is iedere collega zelf verantwoordelijk voor het archiveren van documenten, legt Carla uit. “We bewaren veel met behulp van automatische koppelingen. Onze medewerkers zorgen voor de verdere archivering waarbij ze worden ondersteund door keuzemenu’s en verplichte invulvelden. Deze manier van werken draagt bij aan een hogere kwaliteit van de archieven. Van tevoren hebben we dan ook veel aandacht besteed aan de structuur van het archief en daar de inrichting van het keuzemenu op aangepast. Daarbij hebben we ook veel kunnen leren en overnemen van de werkwijze van andere corporaties wat ons veel tijd heeft bespaard. Een mogelijk verdere ontwikkeling van dit keuzemenu zal de integratie van AI zijn. Dat geeft dan sugges- ties voor de opslag wat het ook weer makkelijker moet maken.” Aansluiting CORA en VERA “Voor de inrichting van het archief hebben we aansluiting gezocht bij de standaarden van CORA en VERA,” gaat Carla verder. “Vrijwel alles kan op deze manier worden gearchiveerd en wat er dan buiten deze kaders valt, wordt door de mede- werker besproken met Functioneel Beheer. Binnen onze organisatie zijn zij uiteindelijk verantwoordelijk voor het totale proces. Onze ervaring is dat deze manier van werken alleen succesvol is als iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het op een juiste manier archiveren van documenten en zich houdt aan de spelregels voor het opslaan. Daarnaast