CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2025 I 27 26 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE moeten de medewerkers beschikken over voldoende digitale vaardigheden en bewustzijn rond informatiebeveiliging en privacy. In het DMS zijn namelijk ook bewaartermijnen opgenomen. Van elk document is dus benoemd hoe lang het moet worden bewaard. Zodra deze termijn is verstreken, komt het document op een vernietigingslijst te staan en na een laatste controle wordt het document dan verwijderd.” Ontwikkeling digitale vaardigheden Om de ontwikkeling van deze digitale vaardigheden en het bewustzijn te ondersteunen, faciliteert Habion diverse ICT- trainingen. Carla: “Ook voor het nieuwe DMS doen we dat. Niet alleen voor nieuwe medewerkers, maar ook voor collega’s die hun kennis willen opfrissen of de verdieping zoeken. Op het gebied van AI zetten we ook stappen. Inmiddels hebben alle collega’s de cursus ‘AI-geletterdheid’ afgerond. Een deel van de organisatie werkt al met Copilot en de rest volgt in de loop van volgend jaar. Daarnaast is er een koplopersgroep gestart die actief onderzoekt hoe AI ons werk kan onder- steunen. Ook volgen we de ontwikkelingen in de markt nauw- gezet om te kijken of er slimme AI-oplossingen zijn die we kunnen toepassen. Je kunt dan denken aan het doen van onderhoud op afstand van warmte- en elektrische installaties.” Beschikbare koppelingen De keuze voor het nieuwe documentmanagementsysteem is gevallen op E-Content365 van Archive-IT. Over de redenen waarom, zegt Carla: “Een belangrijke overweging was dat ons primaire bronsysteem Tobias365 al vele beschikbare koppe- lingen heeft met E-Content365. Dat heeft ons vele maanden aan implementatietijd en frustraties bespaard, want dit soort koppelingen gaan niet vanzelf. Daarnaast wist Archive-IT op heldere wijze te verwoorden hoe E-Content365 zich verhoudt tot ons vorige documentmanagementsysteem. Deze combinatie van technische aansluiting en duidelijke communicatie gaf ons vertrouwen in de keuze. De samenwerking met Archive-IT in dit traject is prettig verlopen. Er is veel expertise aanwezig binnen hun team en men blijft rustig en oplossingsgericht wanneer bepaalde onderdelen nog niet soepel verlopen.” Later instappen werkt prima “Om E-Content365 optimaal te laten werken, hebben we het gekoppeld aan de andere systemen waarin brieven en documenten worden verstuurd. In deze systemen moet het mogelijk zijn om relevante metadata toe te voegen, zodat de informatie op de juiste wijze zichtbaar wordt in het DMS. Gelukkig zijn er al veel woningcorporaties die ons hierin zijn voorgegaan waardoor er diverse koppelingen gerealiseerd en beschikbaar zijn. Daar maken wij dankbaar gebruik van. Habion hoeft dus geen ‘early adopter’ te zijn en later instappen werkt prima voor ons.” Enige gewenning Het nieuwe systeem is gebruiksvriendelijk maar het vereist volgens Carla wel enige gewenning: “Collega’s zijn nu zelf verantwoordelijk voor het archiveren. Daar staat tegenover dat informatie veel sneller en eenvoudiger terug te vinden is. En omdat medewerkers nu zelf betrokken zijn bij de archive- ring en dus beter weten hoe het werkt, kunnen zij sneller inspelen op vragen of problemen van huurders. Een ander voordeel voor huurders is dat zij minder vaak hun verhaal opnieuw hoeven te doen, omdat de informatie makkelijker beschikbaar is en goed wordt vastgelegd. En omdat alle collega’s nu werken met dezelfde informatie, krijgen de huurders eenduidige antwoorden.” Wensen Richting de toekomst heeft Habion nog een aantal wensen op het gebied van documentmanagement en ICT. Afsluitend zegt Carla daarover: “We willen ons nieuwe DMS verder optimaliseren met een koppeling om documenten digitaal te kunnen laten ondertekenen. En op het bredere vlak van ICT zijn we als regiecorporatie de afgelopen jaren sterk gegroeid. Daar willen we werkzaamheden zoveel mogelijk automatiseren en data toegankelijker maken voor externe partijen via ons dataplatform, zoals de bedrijven aan wie we het operationeel beheer hebben uitbesteed.” Foto’s: Theo Scholten