CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2025 I 35 34 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE “De keuze voor het digitaliseren van het archief hebben we een aantal jaar geleden genomen,” opent Lisa het gesprek. “Een logische stap omdat het niet meer van deze tijd is om fysieke documenten te moeten terugzoeken. Daarnaast werken we steeds meer tijds- en plaatsonafhankelijk. Digitale docu- menten helpen daarbij omdat ze beter kunnen worden door- zocht, er meer mensen tegelijk bij stukken kunnen en digitale data veiliger zijn. Bovendien is digitalisering duurzamer omdat we minder papier nodig hebben. Binnen Zeeuwland zijn we inmiddels volledig op digitale archivering overgestapt, ook voor de nieuwbouwprojecten.” Mappenstructuur Het digitaliseringsproces is volgens Lisa qua techniek al lang afgerond: “Sindsdien is er echter op technisch vlak niet veel meer gebeurd. Waar we destijds over hebben nagedacht, is een mappenstructuur waarbinnen gewerkt en daarna dus ook gearchiveerd zou gaan worden. Maar dat is in de praktijk niet voor alle activiteiten – waaronder nieuwbouwprojecten – volledig opgepakt.” Pierre knikt en vervolgt: “Dat heeft er ook mee te maken dat we ondertussen gewoon doorwerken aan andere nieuwbouwprojecten. Omdat we digitaal werken, staan bestanden gedurende de projectfase opgeslagen in onze SharePoint-omgeving. Tot voor kort was het zo dat de bestanden daar bleven staan terwijl we deze na afronding van een nieuwbouwproject naar ons DMS, dus ons digitaal archief, willen overhevelen.” Veiliger en efficiënter Een goed en volledig gedigitaliseerd archief maakt het beheer van de data makkelijker door de centrale opslag en koppeling met andere systemen. Lisa: “Denk hierbij aan bijvoorbeeld een ERP-systeem of CRM. Verder maakt het de toekenning van de juiste rollen, rechten, bewaar- en vernietigingstermijnen mogelijk.” Pierre vult aan: “Voor mijn collega’s is er minder risico op verlies of beschadiging van documenten en is er efficiencywinst omdat digitale werkprocessen nu eenmaal sneller gaan. Onze huurders merken misschien geen voordelen omdat ze sowieso verwachten dat er een digitaal dossier is met alle correspondentie. Maar onze collega’s met veel klantcontacten kennen de voordelen van deze manier van werken waarbij zij de juiste gegevens gemakkelijk en snel in het systeem vinden.” Niet alles perfect gearchiveerd Hoewel de techniek dus staat, is volgens Lisa toch nog niet alles perfect gearchiveerd bij Zeeuwland: “Het grootste deel is inmiddels correct gearchiveerd, maar helaas geldt dat nog niet voor alle gegevens. Zo weten we niet zeker of alle data in ons DMS correct zijn opgeslagen. Daardoor moeten we regel- matig controles op de juistheid van de gegevens uitvoeren, bijvoorbeeld of er data wel of niet met een automatische koppeling zijn weggeschreven. Dat leidt tot werk dat eigenlijk onnodig is. Voor medewerkers kan het betekenen dat zij in specifieke gevallen – zoals bij net opgeleverde nieuwbouw- projecten – wat langer moeten zoeken naar de juiste docu- menten als bestanden niet logisch zijn opgeslagen. We hebben hier dus zeker nog wat te doen. Dit project staat daarom op mijn ontwikkelkalender.” Dataverzameling Het verzamelen van de juiste data voor de archivering van nieuwbouwprojecten levert vaak nog een extra uitdaging op, legt Pierre uit. “Zo heeft ieder bedrijf zijn eigen manier van aanleveren en zijn eigen namen voor tekeningen en coderingen wat voor verwarring zorgt. Laatst kregen we bijvoorbeeld nog gegevens op een USB-stick. Ik merk ook dat het voor collega’s steeds complexer wordt. Wat sla je bijvoorbeeld wel op en wat niet? Strikte richtlijnen hebben we daar voor Zeeuwland als geheel niet voor. Over sommige zaken worden soms honderden mails uitgewisseld. Wil je dan de hele mailwisseling naar een DMS sturen? Als je dat doet, krijg je het probleem hoe je ooit nog terugvindt wat je zoekt. Maar iets niet opslaan wil je ook niet. Dat kan een worsteling zijn.” Gezond verstand Pierre geeft aan hoe het in de praktijk werkt: “Met mijn collega’s heb ik daar afspraken over gemaakt waarbij we ons vooral richten op wat belangrijk is. Nu is er natuurlijk wel een zaakstructuur bij een nieuwbouwproject waardoor al veel duidelijk wordt over welke data waar opgeslagen dient te worden. Dat is een belangrijk houvast. Gezond verstand en ervaring van projectleiders is heel belangrijk in deze zaken. En niet alleen wij vinden archiveren niet het leukste klusje. Dat geldt ook voor partijen met wie wij samenwerken, met als gevolg dat we achter de documenten aan moeten gaan wat de overheveling naar het DMS weer vertraagt.” Veel corporaties hebben de laatste jaren stappen gezet rond de digitalisering van hun archief. Het vullen van dit digitale archief vraagt echter extra werk en tijd van medewerkers, ruimte die er vaak niet is omdat het volgende project zich alweer aandient. Hoe ga je als woningcorporatie om met deze prioritering en hoe trek je de digitale archivering weer vlot? CorporatieGids Magazine ging erover in gesprek met I&A Adviseur Lisa Weeber en Projectleider Nieuwbouw Pierre Ruyssenaars van Zeeuwland. Lisa Weeber en Pierre Ruyssenaars (Zeeuwland): Digitale archivering is meer dan alleen techniek