CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2025 I 69 68 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Grip en inzicht verkrijgen Omdat Plavei nauw samen ging werken met twee onderhouds- partijen, was het een logische stap om de onderhoudsprocessen zelf ook goed onder de loep te nemen. Linda: “We maakten al wel gebruik van een aannemersportaal. Daarmee automatiseer je deze processen, maar niet alles. Als een huurder met een probleem belde, noteerden wij de problemen bij de intake. Via het portaal en via e-mail werd de aannemer geïnformeerd – waarbij zij ook informatie handmatig moesten overtikken – en kregen we na een tijdje een factuur terug en wisten we ‘het is opgelost’. Maar de grip op en inzicht in de processen ontbrak.” Optimaal ketenproces De corporatie heeft daarom gekozen voor een DICO-koppeling, die loopt via DataRotonde, om het contact met de aannemers te automatiseren. Linda: “Een optimaal ketenproces betekent dat beide partijen in hun eigen systeem werken en toch van elkaar in realtime weten wat de status is. Een DICO-koppeling zorgt ervoor dat de informatie en statuswijzigingen via XML- berichten heen en weer worden gestuurd, waarmee de eigen systemen steeds geüpdatet worden. Om dit technisch te regelen, heb je een ‘stekkerdoos’ nodig die met zowel ons systeem als die van onze aannemers kan praten. DataRotonde vervult dat met hun DICO-koppeling en monitort daarnaast het berichten- verkeer. Wanneer een bericht niet helemaal goed wordt doorgezet, proberen zij het nog een keer en brengen ons vervolgens op de hoogte. Dat zorgt voor grip én efficiëntere processen bij ons en onze partners.” “Omdat we hierbij gebruikgemaakt hebben van een standaard koppeling en vooraf onze processen en die van de aannemers op elkaar hadden afgestemd, hebben we snel kunnen imple- menteren. Achteraf gezien misschien zelfs iets te snel. Een gedegen voorbereiding met alle partners en het managen van verwachtingen bij alle partijen is daarbij randvoorwaardelijk. Net als kennis van ieders systemen: hoe gaat ieders systeem om met de data en functionaliteit die standaard via de koppeling geleverd wordt? Dat laatste hebben we achteraf gezien in de voorbereiding te weinig aandacht gegeven.” Kennis van elkaars processen Nauwe samenwerking met onderhoudspartners begint volgens Frank bij goede afspraken maken aan de voorkant: “Je kijkt hoe je samen wilt werken, wat je van elkaar verwacht en maakt samen prestatieafspraken. Daarbij neem je ook het technische deel met elkaar door. Hoe worden reparaties gemeld, hoe krijgen wij statusupdates hiervan en hoe verloopt de financiële afhandeling? Deze processen teken je samen uit, zodat iedereen weet wat de ander nodig heeft. Dat is niet alleen voor externe samenwerking belangrijk, maar ook binnen onze eigen organisatie. Iedereen moet niet alleen weten hoe onze processen lopen, maar ook hoe die van de aannemers zijn ingericht. Met die kennis weten ze welke input nodig is voor een goede werkopdracht en welke informatie ze moeten meegeven om de juiste output te krijgen. Dat inzicht is essentieel voor een efficiënt onderhoudsproces.” Optimalisering Op het moment van schrijven – eind oktober – maakt Plavei bijna vier maanden gebruik van de koppeling. Linda en Frank vertellen: “We merken dat de informatie nu automatisch wordt doorgezet naar de aannemer, wat een enorm voordeel is. Na de livegang kom je uiteraard achter nieuwe issues waar je een oplossing voor moet bedenken. Zo hebben we tijdens de implementatie vooral gekeken naar de ‘happy flow’: werkt het proces als het in een optimaal scenario loopt? In de praktijk merkten we echter dat wanneer er een aanvulling op de werkopdracht mee werd gestuurd, deze niet of niet goed bij de aannemer terecht kwam. Hierdoor moest de aannemer toch weer handmatige handelingen doen om de opdracht kloppend te krijgen. En doordat dit niet goed ging aan de voor- kant, liep de rest van het proces ook niet meer. Dus geen status- updates retour en geen mogelijkheid om de factuur via de DICO te verzenden. Het duurde even voordat we precies wisten waardoor dit kwam, maar inmiddels is dit issue verholpen.” Doorontwikkeling De nieuwe koppeling én ketensamenwerking staan inmiddels bij Plavei: “Maar dat betekent niet dat we ‘klaar’ zijn,” sluit Linda af. “Wat je ziet is dat Ketenstandaard de DICO-standaard steeds verder doorontwikkelt. Volgend jaar komt een nieuwe versie waar je meer mee kunt omtrent mutatieonderhoud. Je kunt dan bijvoorbeeld – wanneer je te maken hebt met meerdere opdrachten zoals een keukenrenovatie, vervanging van deuren en schilderwerk – alle werkopdrachten direct bundelen in één factuur. Nu moet dat nog handmatig geknipt en geplakt worden, maar dat kan dan automatisch. Zo blijven we ook in de toekomst kijken hoe we ketensamen- werking efficiënter kunnen inrichten, om onze onderhouds- processen stap voor stap verder te optimaliseren.” Foto’s: Jeroen van Rooijen