De tijd dat kantoorautomatisering bestond uit een primair systeem zonder koppelingen en integraties ligt inmiddels ver achter ons. Talloze systemen staan bij iedere corporatie continu met elkaar in verbinding. De opkomst van de cloud maakt dit helemaal een dynamisch speelveld. Hoe zorg je er als corporatie voor dat je IT-landschap binnen deze dynamiek optimaal functioneert en data één waarheid blijft? CorporatieGids Magazine sprak erover met Albert van Heugten, I&A-manager bij Wonen Zuid.
In de afgelopen vijftien jaar is het IT-landschap voor woningcorporaties sterk veranderd, begint Albert het gesprek: “Waar vroeger iedere corporatie over een primair systeem beschikte zonder koppelingen en integraties, is dat veranderd naar een landschap waarbij voor vrijwel elk taakveld een expertsysteem beschikbaar is. Naast een dominant ERP-systeem is een schil ontstaan waar soms wel tientallen toepassingen op gegevensniveau belang hebben bij dezelfde dataset. Daarnaast moeten we mee in de vaart der volkeren en is de cloud een technologie waar je eigenlijk niet langer omheen kunt. Om die reden zijn we vorig jaar ook overgestapt op de 365-versie van ons ERP-systeem, ter voorbereiding van overstap naar de SaaS-versie in 2024.”
Data als fundament
Kwalitatief goede data zijn voor woningcorporaties een fundament geworden voor de informatievoorziening. “In een landschap waar tientallen applicaties worden toegepast, is het vrijwel onmogelijk om handmatig alle gegevensbronnen synchroon te houden. Een mooi voorbeeld daarvan is onze website. Deze houden we voor wat betreft het woningaanbod ‘te huur’ in sync met het woonruimtebemiddelingsportaal én ons ERP-systeem. Wonen Zuid wil namelijk de bezoeker van de site confronteren met het volledige portfolio, naast ‘te huur’ ook inzicht in het bredere aanbod. De overige 14.000 woningen in exploitatie publiceren we dus ook. Dit is een dataset die dagelijks aan mutaties onderhevig is.”
Eén waarheid
Vanwege de opkomst van SaaS in applicatielandschappen ontstaat een situatie waarbij je op een behoorlijk aantal locaties de expertsystemen laat hosten, vervolgt Albert: “Voor een gemiddelde corporatie die volledig in de public cloud zit, kunnen dat zo tientallen verschillende plekken zijn. Het koppelen van systemen is dan een grote uitdaging. Niet alleen functioneel, maar ook de monitoring op het proces. Een andere uitdaging is het werken vanuit één datawaarheid. Wanneer je verschillende databases hebt, moet je veel informatie handmatig invoeren of overtypen. Bijvoorbeeld bij een nieuwe woning in exploitatie of een huurovereenkomst. Dat is niet efficiënt en zeer foutgevoelig. We hebben daarom gekozen voor DataRotonde. Hiermee borgen wij goed werkende koppelingen én synchronisatie, wat volgens mij de sleutel is om systemen goed met elkaar te laten communiceren.”
Geen interpretatieruimte
Sectorstandaarden zijn daarbij eveneens van groot belang. Albert: “Niet alleen op de koppeling zelf, maar ook op de gegevensdefinities. Wonen Zuid omarmt de sectorarchitectuur en -standaarden. Dat maakt onze informatievoorziening en bedrijfsvoering veel efficiënter. Ik constateer gelukkig dat veel leveranciers CORA en VERA omarmen. Dat is mooi, maar ik zie ook dat ze vaak maar deels overgaan tot adoptie of het versiebeheer niet goed wordt gevolgd. Standaardisatie geeft geen ruimte voor interpretatie, dus goed en tijdig uitlijnen is mijn oproep. Gebeurt dat niet, dan blijven corporaties met een ‘vakantiestekker’ rondlopen om goed te kunnen koppelen.”
Stap naar de public cloud
De stap naar de cloud is iets waar Wonen Zuid zelf middenin zit. “We hebben vorig jaar de stap naar Dynamics Empire op basis van Microsoft Dynamics Business Central 365 gemaakt,” licht Albert toe. “Daarbij maken we nog wel gebruik van onze eigen private cloud. Naar verwachting trekken we ons ERP-systeem in 2024 naar de public cloud, maar dat vraagt wel dat geen enkele traditionele koppeling meer in exploitatie mag zijn. We zijn ver met het traject en bouwen de laatste koppelingen momenteel om. Wat zo’n project zoal vraagt van onze samenwerking met softwarepartners? Het is een enorm intensieve klus waar je met meerdere partijen gelijktijdig aan moet werken. Denk aan onze softwareleveranciers, maar ook aan DataRotonde die ondersteunt in de coördinatie van het project.”
Databronnen scheiden
Voor woningcorporaties is het niet een vraag of je gebruik gaat maken van de cloud, maar wanneer, sluit Albert af. “Je ontkomt er niet aan, de ene na de andere applicatie maakt de beweging naar de cloud. Dat betekent dat je je nu al moet voorbereiden. Begin op tijd want doorlooptijden zijn lang, projecten complex en arbeid en specialisaties schaars. Op de langere termijn zie ik hierdoor een landschap ontstaan waarbij databronnen van applicaties gescheiden worden. Een belangrijke architectuurwijziging waarbij je een breed toepasbare databron krijgt waar je applicaties op aansluit. De initiatieven liggen er al, ze moeten alleen nog in de sector landen.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Astrid Roox
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
