De rol van functioneel beheerder komt bij vrijwel iedere corporatie terug. Maar in een wereld die steeds sneller verandert, is het essentieel dat deze werknemer meebeweegt. Hoe ziet de ‘functioneel beheerder van de toekomst’ eruit en wat levert het meebewegen een corporatie en haar huurders op? CorporatieGids.nl sprak erover met Andrea van der Vaart, Managing Partner van Chaptr2 en docent aan de Vakopleiding Functioneel Beheer.
De beweging naar SaaS, de stap naar best-of-breed, het gebruik van Microsoft 365, steeds meer procesgericht werken en de opmars van ‘low code software’. Het zijn volgens Andrea stuk voor stuk ontwikkelingen die vragen om een nieuwe invulling van de functioneel beheerder-functie: “Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat wij een verschuiving zien van applicatiegericht functioneel beheer naar functioneel beheer dat zich meer focust op een specifiek proces of op een heel platform, zoals Microsoft365.”
Facilitator en verbeteraar
“De nieuwe rol van functioneel beheerder (zie kadertekst) houdt in dat deze persoon nog meer als verbinder en verbeteraar in de organisatie moet optreden,” gaat Andrea verder. “Hierin wordt de verbinding gelegd tussen ICT, informatievoorziening en de business. De functioneel beheerder acteert als spin in het web om nieuwe mogelijkheden in technologie en innovatie toepasbaar te maken en de organisatie verder te brengen. De rol als specialist van een softwarepakket zal vervagen door bijvoorbeeld SaaS-oplossingen en de functioneel beheerder zal meer en meer de rol van adviseur gaan vervullen.”
Werelden verbinden
Die linkende factor tussen I&A en de business is een functioneel beheerder volgens Andrea altijd al geweest: “Echter, functioneel beheerders zijn vaak nog voornamelijk bezig met beheren, gebruiken en het bewaken van bestaande oplossingen. Verbeteren van processen door middel van digitalisering wordt steeds belangrijker. Zoals ik al in een eerder interview noemde over digitaal DNA; er is bijna geen proces meer te bedenken waarin IT geen rol speelt. Om te begrijpen wat de business nodig heeft – maar ook om de business te inspireren wat IT voor ze kan betekenen – is het fijn om iemand te hebben die deze twee werelden kan verbinden. Dát is de rol van de functioneel beheerder van de toekomst.”
Proactief handelen
Niet alleen in de corporatiesector vindt deze verandering plaats, pleit Andrea: “Als docent van de Vakopleiding Functioneel Beheer spreek ik ook veel trainers en docenten buiten de sector. Ook hier zijn functioneel beheerders bijna allemaal op zoek naar hun ‘nieuwe’ plaats, omdat de stoel waarop zij zaten is verschoven. Een aantal van de organisaties waarvoor de vakopleiding wordt verzorgd, hebben meer dan tachtig applicaties in beheer. Dan heb je het nog niet over de integratie onderling. Het is een onbegonnen taak om in een team van functioneel beheerders alles in detail over deze applicaties én hun koppelingen te weten.”
“Dit heeft tot gevolg dat deze teams moeten professionaliseren, structureren en prioriteren. Permanent brandjes blussen werkt niet meer, maar het is zaak om proactief te handelen en de klant te helpen bij het oplossen van zijn vragen. Als functioneel beheerder hoef je geen wandelende encyclopedie te zijn, je moet weten waar je het antwoord kunt vinden.”
Helikopterview
Op de vraag wat het een organisatie oplevert, wanneer het een functioneel beheerder van de toekomst in dienst heeft, vertelt Andrea: “Je hebt dan iemand in huis die met een ‘helikopterview’ naar je organisatie kijkt, over applicaties en teams heen. De functioneel beheerder doet niet alleen aan verbeterinitiatieven mee, maar start deze ook zelf op. Ook helpt de functioneel beheerder bij het klantgerichter en efficiënter inrichten van processen.”
Type persoon
“Praktisch zien we dat steeds meer corporaties de functioneel beheerder om bovenstaande reden meer ruimte willen geven en daarom de rol van de kerngebruikers onderkennen door deze bijvoorbeeld vast te leggen in functieomschrijvingen. De kerngebruikers zijn de oren en ogen van de functioneel beheerder in de organisatie en geven hun de ruimte om breder te kijken en proactief namens de business te acteren. Ook zien we dat het type persoon dat gevraagd wordt voor een functie als functioneel beheerder verandert. Goede kennis van informatisering blijft een must, maar het spreekt niet meer voor zich dat een softwaregoeroe, een medewerker die al jaren kerngebruiker is of een ex-implementatieconsultant de rol goed zal vervullen.”
Teams meekrijgen
Soft skills op het communicatie- en verandermanagementvlak worden steeds belangrijker, gaat Andrea verder: “Waar je in het verleden vaak vanuit je basis van specialist kon acteren, moet je nu teams meekrijgen, als projectleider fungeren, verschillende belangen overzien en deze faciliteren. Daarnaast vraagt functioneel beheer van de toekomst zijn ook om kennis over nieuwe werkwijzen, zoals LEAN en Agile en tools als A3 of de prioriteitenmatrix. Als laatste moet de werkgever ook mee willen gaan in deze verandering. Veel corporaties zijn te klein om een volledige fte vrij te maken voor functioneel beheer, de taken worden dan vaak verdeeld over meerdere personen of belegd bij de IT-afdeling. Ik denk dat veel corporaties er daarom bij gebaat zijn om de samenwerking meer op te zoeken. Dit geeft ruimte voor enige specialisatie bij functioneel beheerders, verlaagt de vraag naar inhuur en helpt om kennis en ervaring meer intrinsiek te borgen.”
Integrale aanpak
“Chaptr2 helpt corporaties bij het inrichten van deze rol met een integrale aanpak rondom denken, doen, leren en innoveren,” vervolgt Andrea. “Wij adviseren bij de inrichting van corporaties op het gebied van informatiemanagement, waarbij de rol van de functioneel beheerder van cruciaal belang is. We hebben zelf ook functioneel beheerders in dienst om klanten te ondersteunen bij capaciteitstekort. Maar wij zien ook steeds vaker dat onze functioneel beheerders worden gevraagd om waarde toe te voegen aan het bestaande team door hun kennis en ervaring te delen.”
“Om kerngebruikers en functioneel beheerders klaar te stomen voor de toekomst, bieden wij de Vakopleiding Functioneel Beheer aan. In 2022 komt daar ook de opleiding Procesmanagement voor Functioneel Beheerders bij. Beide opleidingen bieden wij aan in samenwerking met de VFB Academy van Daniël Brouwer, schrijver van de bestseller ‘Hét Handboek voor de Functioneel Beheerder’. Als laatste ondersteunen wij op het gebied van innoveren. Wij merken dat veel functioneel beheerders weinig verbeter- of innovatietijd hebben. Daarom besteden wij in onze opleidingen ook tijd aan prioriteren en focusmanagement, zodat ze hier wél tijd voor kunnen vrijmaken. Daarnaast hebben we een leuke innovatiemethode ontwikkeld waar wij workshops in geven. Tijdens de workshop ‘Innoveren kan je leren’ gaan we met een echt probleem aan de slag om te kijken of wij hier samen een innovatieve oplossing voor kunnen vinden.”
Tijd en ruimte
Een steeds sneller veranderende wereld zal om snelle aanpasbaarheid van functioneel beheerders vragen, sluit Andrea af: “De snelheid waarmee de techniek zich ontwikkelt is bijna niet bij te houden, en daarom is het belangrijk dat de werkgever tijd en ruimte geeft aan de functioneel beheerder om bij te blijven en zich te ontwikkelen naar de vraag van de toekomst.”
Kadertekst
In dit artikel gaat het om de rol van de functioneel beheerder. Deze rol wordt bij corporaties vaak op verschillende manieren ingevuld en ook de naam kan verschillen per corporatie: Functioneel Beheerder, I&A adviseur, ICT adviseur, Proces- en Informatie Adviseur, Kerngebruiker, Key user, proces expert. Primaire taak van de Functioneel Beheerder volgens Hét Handboek van de Functioneel Beheerder (auteur Daniël Brouwer): Zorgen voor een betrouwbare, wendbare, schaalbare en innovatieve informatievoorziening. Hierbinnen worden 3 verantwoordelijkheidsgebieden onderscheiden: 1. Gebruiken, beheren en bewaken, 2. Verzamelen, vertalen en bepalen en 3. Realiseren, Accepteren en Implementeren.
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
