• Home
• Nieuws

Andrea van der Vaart en Mirjam Cassée (Chaptr2): Klaar voor de toekomst door ontwikkeling van Digitaal DNA

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 15 July 2021

Digitalisering is de laatste jaren onmisbaar geworden in de sector. Daarnaast groeit ook het besef dat de ontwikkelingen elkaar razendsnel opvolgen. Om deze veranderingen bij te benen, is het bezitten van ‘digitaal DNA’ essentieel. Maar wat houdt dat precies in en hoe ontwikkel je het? CorporatieGids.nl sprak daarover met Andrea van der Vaart (foto links) en Mirjam Cassée (foto rechts) van Chaptr2, het zusterbedrijf van HC&H Consultants.

Digitaal DNA is een begrip wat verder gaat dan kunnen omgaan met automatisering en nieuwe systemen, begint Andrea het gesprek. “Het betekent eigenlijk bewust zijn van digitalisering over de hele linie. Hier valt het omgaan met systemen onder, maar ook digitaal samenwerken, digitaal veilig zijn én om kunnen gaan met veranderingen. Bij dat laatste is het niet nodig om precies te weten hoe alles werkt, maar dat je inziet wat voor impact innovatie op je werk heeft.”

Ruimte voor verbetering
Op de vraag of corporaties anno 2021 beschikken over digitaal DNA, vertelt Mirjam: “Sommige organisaties zeker maar er is altijd ruimte voor verbetering. Dat is iets wat corporaties zelf ook zien, wat bleek uit het onderzoek van HC&H Consultants naar ICT aan de MT-tafel. De corporatiesector is hierin overigens niet anders dan andere sectoren, die hebben ook nog stappen te zetten. Het besef dat digitalisering vandaag de dag onderdeel uitmaakt van alle corporatieprocessen is het begin.”

Doelen bereiken
Andrea geeft een paar voorbeelden van het belang van digitaal DNA: “Neem bijvoorbeeld het management van woningcorporaties. Zij willen woningzoekenden aan goede, betaalbare woningen helpen en huurders prettig laten wonen in een fijne omgeving. Digitale middelen kunnen daarbij helpen. Als het management over digitaal DNA beschikt, dan is zij beter in staat de rest van de organisatie mee te nemen in de adoptie van technologische ontwikkelingen. Dan blijft er meer tijd, geld en energie over voor de huurder.”

Veelomvattend
“Een ander voorbeeld is vervolgens de inzet van tooling. Veel processen maken gebruik van bijvoorbeeld het ERP-systeem of Microsoft 365. Maar in de praktijk worden deze tools niet altijd optimaal benut, en wordt maar een deel van de mogelijkheden gebruikt. En wanneer je vervolgens met deze systemen overweg kan, maar in de praktijk weinig stilstaat bij veiligheid of niet in staat bent om digitaal samen te werken, dan gaat het alsnog fout. Digitaal DNA is dus veelomvattend, maar wel essentieel om je doelen in de toekomst te blijven behalen.”

Innovatie stimuleren
Het ontwikkelen van digitaal DNA levert naast tijd, geld en energie besparen ook andere voordelen op, gaat Mirjam verder: “Het is voor de organisatie ook beter omdat je innovatie vanaf de werkvloer stimuleert. Medewerkers gaan zelf kijken wat efficiënter kan. Dat heeft enorm veel waarde, omdat zij de experts zijn die weten waar het verschil gemaakt kan worden. Daarnaast helpt digitaal DNA mensen zichzelf continu te verbeteren, waardoor ze relevant blijven wanneer het werk verandert. En het vergroot ook het werkplezier omdat medewerkers betrokken zijn bij de verandering.”

Zwakke punten blootleggen
Om digitaal DNA te creëren bij een organisatie, is het volgen van een training alleen volgens Andrea niet voldoende. “Het belangrijkste is om te werken aan het gedrag en de houding van de medewerkers. Dat doe je door bewustwording te creëren. Dat betekent onder andere de kansen, gevaren en oplossingen die digitalisering biedt inzien. Daar kunnen we met Chaptr2 bij helpen. We beginnen met een scan van de organisatie om te kijken waar het verbeterpotentieel ligt. Op basis daarvan stellen we een vervolgtraject op, waarin vragen beantwoord worden als op welk digitaal DNA-niveau wil de organisatie komen en wat is ervoor nodig om het gat te dichten? Welke coaching is hierbij nodig en welke tools heeft de organisatie hiervoor al in huis? Vervolgens hou je deze onderwerpen ‘warm’ door het te blijven herhalen. Zo wordt digitaal DNA iets van alle medewerkers en afdelingen.”

Verder kijken
Mirjam legt de werkwijze toe met een voorbeeld: “Wat ik vaak zie bij organisaties is dat ze specifieke digitale tools gebruiken voor speciale doeleinden. Medewerkers starten met deze nieuwe tool zonder uitleg of training. Vervolgens werkt het niet zoals ze verwachten en krijgt de tool de schuld. Er wordt gelijk gekeken naar vervanging.  Maar vaak is het beter om eerst goed te kijken wat de bestaande tool kan en of het op de juiste manier gebruikt wordt. Wat vaak blijkt, is dat de tool niet op de juiste manier wordt ingezet waardoor je niet het maximale er uit kan halen. Door medewerkers hier op te wijzen en ze hiermee te helpen, bouw je gelijk aan het digitale DNA van de organisatie en laten we zien dat vervanging van tooling niet altijd de oplossing voor een probleem is.”

Verandermanagement
Op de vraag wat de belangrijkste valkuilen zijn, vertelt Mirjam: “Mensen vallen vaak over de definitie van digitaal DNA. Vaak is het te vaag en groot voor medewerkers omdat het over zoveel vlakken gaat, terwijl anderen denken dat het puur training voor een applicatie is. Maar het belangrijkste van digitaal DNA is dat het geen project is, maar een continu verbeterproces. Het is dan ook meer een soort verandermanagement waarbij je je een nieuwe houding aanleert.”

Goed voorbeeld
“Daarnaast had ik het er net al over, maar de rol van de bestuurder of manager mag niet onderschat worden,” gaat Andrea verder. “Het is niet hun taak om precies te weten waar iets ingezet moet worden, maar om richting te geven aan de organisatie over hoe digitalisering een rol speelt. Daarbij doet goed voorbeeld goed volgen. Een paar jaar geleden was ik IT-manager bij Eigen Haard, in de periode dat we begonnen te werken met iPads. Het device van de bestuurder werkte plots niet meer omdat – zo bleek – nog nooit updates waren uitgevoerd. Dat moment werd als leermoment aangegrepen; de bestuurder verdoezelde het voorval niet maar wilde zelf de iPad updaten en er werd een stuk over geschreven op het intranet. Zo wakker je digitaal DNA van boven aan, door iedereen te laten zien hoe het moet.”

Langzaam aan meer aandacht voor digitaal DNA
Mirjam en Andrea zien dat hun visie op digitale ontwikkeling van medewerkers de afgelopen periode steeds meer gehoor krijgt. “En dat is belangrijk omdat het belang van digitaal DNA de komende jaren alleen maar zal toenemen. Functies binnen corporaties gaan door de snelle toename van de digitalisering veranderen. Technologie zal steeds meer taken overnemen waardoor hetgeen wat een medewerker doet verandert. Dan is het essentieel om over digitaal DNA te beschikken, zodat je begrijpt wat er gebeurt en je mee kunt in de verandering.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Chaptr2