• Home
• Nieuws

Bianca Bergsma (Woonborg): Processen continu optimaliseren om elke dag een stapje beter je werk te doen

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 26 April 2023

Iedere dag een stapje beter je werk doen is voor veel woningcorporaties een continu streven. Maar wat vraagt die continue innovatie van je processen van de organisatie? Wat zijn daarbij de belangrijkste uitdagingen en welke rol is hierbij weggelegd voor Power Automate? CorporatieGids.nl sprak erover met Bianca Bergsma van Woonborg uit Vries.

Digitalisering en automatisering bieden woningcorporaties volop kansen, begint Bianca het gesprek: “Onze visie is dat deze kansen kunnen bijdragen aan een betere dienstverlening. Door te kijken naar wat digitaal beter kan, ontstaat ruimte voor persoonlijk contact waar dat nodig is. Voor een optimale dienstverlening leggen we processen vast en optimaliseren we deze verder voor al onze processen.”

Processen professionaliseren
Woonborg is afgelopen jaar overgegaan op Microsoft 365. Bianca: “Per toeval kwamen we daarna een artikel tegen over Power Automate en zijn we ons daarin gaan verdiepen. Deze tool biedt ons mogelijkheden om bestaande processen verder te professionaliseren. Na overleg met onze ICT-afdeling om te kijken of het binnen onze ICT-visie past, hebben we besloten een pilot te starten om te kijken wat het onze organisatie brengt. In deze pilot kijken we naar het proces ‘MT-overleggen’. Met de gecreëerde flow automatiseren we bijna alle administratieve handelingen in dit proces vanaf het aanleveren van MT-voorstellen tot het archiveren van bestuursbesluiten. Door middel van flows denken we meer tijd te besparen. Bovendien is het gebruik van Power Automate vrij intuïtief, en hoef je geen programmeur of IT-expert te zijn om het te gebruiken.”

Menselijke fouten voorkomen
Op de vraag hoe dit verschilt van ‘normale’ automatisering, legt Bianca uit: “Wanneer dingen handmatig ingevoerd worden, kunnen er menselijke fouten worden gemaakt. Het achteraf rechtzetten daarvan kost veel tijd. Door digitalisatie voorkomen we deze menselijke fouten. We updaten bestaande situaties – zoals de overstap naar Microsoft 365 – en we willen nieuwe wegen inslaan door werkprocessen te automatiseren.”

Organisatie meenemen
Bij het gebruik van Power Automate is het van belang dat de organisatie wordt meegenomen, gaat Bianca verder: “Ik heb eerst contact gezocht met onze ICT-afdeling om te kijken hoe we deze tool kunnen inzetten. Daarnaast zijn ook de directeur-bestuurder en het MT betrokken, want zij moeten ermee aan de slag. Gelukkig zagen ze hier al snel de voordelen van in. Het is voor de MT-leden bijvoorbeeld nu veel makkelijker om besluiten op te zoeken en hoeven deze niet langer opgevraagd te worden bij het secretariaat. Het vraagt aan de ‘voorkant’ meer tijd, maar het levert uiteindelijk veel op. Nu moeten we er met elkaar voor zorgen dat het proces goed wordt geïmplementeerd.”

Meer aandacht
Ook de huurders moeten uiteindelijk voordeel ondervinden, legt Bianca uit: “Want door efficiënter te werken hebben we meer tijd voor die huurder waar dat nodig is. We werken vanaf januari met het verbeterde proces. Eerst als pilot, daarna als gefinetuned onderdeel van onze bedrijfsvoering. We hopen halverwege volgend jaar de balans op te kunnen maken en te zien wat het ons écht heeft opgeleverd.”

Pilot neerzetten
Bij de adoptie van Power Automate heeft Woonborg nauw samengewerkt met Chaptr2, blikt Bianca terug: “Zij hebben ons geholpen met de pilot neer te zetten in de organisatie. Het hielp dat we van tevoren wisten wat we wel of niet wilden. We gaven aan welk resultaat we wilden bereiken, en Chaptr2 hielp ons daar te komen.”

Blijvertje
Dat het gebruik van de tool procesoptimalisering een blijvertje is, staat volgens Bianca afsluitend buiten kijf: “Ik zie vooral veel kansen voor Woonborg. Op het gebied van P&O is er ruimte om werkstromen te stroomlijnen door digitalisering en het vergemakkelijkt bovendien de samenwerking tussen afdelingen. Volop mogelijkheden dus waar we de komende jaren meer in willen investeren.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Woonborg