• Home
• Nieuws

"Dankzij NEH hebben we niet alleen een fi jnere, maar ook een veiligere werkplek"

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 27 October 2023

KleurrijkWonen is een middelgrote woningcorporatie in het midden van Nederland. Met meer dan 16.000 verhuureenheden verspreid over zes gemeenten en een team van 180 medewerkers streeft KleurrijkWonen ernaar een warme en prettige leefomgeving te creëren voor huurders en kopers. De woningcorporatie wil de mogelijkheden van Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint beter benutten om zo efficiënter te kunnen (samen-)werken. Om de medewerkers goed te begeleiden bij deze transitie, zocht de organisatie de samenwerking met NEH. In dit artikel vertelt Pauline de Jager, senior adviseur HRM, hoe de samenwerking is bevallen en wat het KleurrijkWonen heeft gebracht.

Overstap naar Microsoft 365
We zijn een moderne woningcorporatie, maar onze werkwijze was tot voor kort vrij traditioneel. Onze bestanden stonden overal en nergens en een duidelijke structuur was er niet. Dit resulteerde in verschillende versies van documenten en veel zoekwerk. We werkten al wel met Microsoft Teams, dat we – zoals zoveel organisaties – versneld hadden geïntroduceerd aan het begin van de coronapandemie, maar we gebruikten dit vrijwel alleen voor videovergaderingen.

Met de andere functionaliteiten van het platform deden we weinig. We wilden meer uit de combinatie Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint halen. Op langere termijn willen we ook de andere Microsoft 365-oplossingen gaan inzetten. Zo’n traject is natuurlijk niet alleen een technisch feestje, je moet vooral je medewerkers stap voor stap meenemen in deze nieuwe manier van werken en samenwerken.

Nadruk op menselijke aspect
We hadden al eerder ervaring met bureaus opgedaan en NEH was er daar een van. Na het uitzetten van een offerteronde, kwam NEH voor ons als meest positieve keuze naar voren. Zij hebben enorm veel ervaring met adoptieprocessen en leggen sterke nadruk op het menselijke aspect. Vooral dat laatste is ook heel belangrijk voor ons. Bovendien leveren zij zowel een projectleider als een trainer én het kostenplaatje zag er goed uit.

Betrokken en benaderbaar
Wat we vooral positief vonden aan de samenwerking, waren de deskundigheid en ervaring van NEH. Ze deelden waardevolle tips en tricks. Bovendien hebben ze proactief meegedacht over de stappen in de implementatie, waarbij ze best practices en succesvolle scenario’s van andere organisaties met ons hebben gedeeld.

Waar we ook heel blij van werden was hoe betrokken en benaderbaar Sophie en Ouiam waren tijdens het hele traject. Veel partijen komen binnenvliegen, doen hun dansje en zijn weer weg. Dat doet NEH absoluut anders. Sophie en Ouiam hebben fysieke trainingen bij ons op locatie gegeven, eerst voor individuele teams en vervolgens aanvullende sessies voor degenen die wat extra ondersteuning nodig hadden. Ze hebben veel rondgelopen, gingen persoonlijk in gesprek met medewerkers, en organiseerden informele momenten zoals inloopuurtjes en pizzasessies. Zo maakten ze er echt een feestje van om vertrouwd te raken met de nieuwe werkomgeving.

Nog meer focus
Wat we hebben geleerd is dat het extreem belangrijk is om nauwkeurig vast te leggen wat binnen de scope van het project valt en wat erbuiten valt, en wie verantwoordelijk is voor wat. Doe je dat niet heel gedetailleerd, dan heb je soms toch te maken met verschillen in verwachtingen. Daarnaast nam Sophie zowel de rol van projectleider als die van trainer op zich. Dat was nu en dan best uitdagend voor haar. Als je die rollen uit elkaar trekt, zorgt dat voor nog meer focus.

Prettigere en veiligere werkplek
Het project is succesvol afgerond, maar we realiseren ons dat dit slechts het begin is. Onze medewerkers werken nu al veel effciënter en gestructureerder, maar er zijn absoluut nog vervolgstappen die we als organisatie moeten zetten. Dit was onze eerste stap richting het bevorderen van digitale samenwerking binnen Microsoft 365. Dankzij de deskundige aanpak van NEH hebben we niet alleen een verandering in werkwijze doorgemaakt, maar stappen gemaakt op het vlak van securitybewustzijn.

Op die manier heeft NEH niet alleen bijgedragen aan een fi jnere, maar ook een veiligere werkplek. Als ik in drie woorden moet beschrijven hoe we de samenwerking met NEH hebben ervaren, zou ik zeggen: deskundig, proactief en benaderbaar. Deze eigenschappen hebben ons echt geholpen tijdens het proces.

Vervolgtraject
Onze samenwerking krijgt nog een vervolg, wat op zichzelf al genoeg zegt over hoe positief onze ervaring is. Iedereen is nu actief met de nieuwe tools aan de slag gegaan, maar nu komen pas de echte vragen. Nog niet iedereen benut het volledige potentieel van deze tools. Er is ook zo veel mogelijk, dat is moeilijk in zo’n korte tijd te bevatten.

Er is ruimte is voor verdere groei en ontwikkeling, en daarbij maken we graag weer gebruik van de kennis en kunde van NEH. We hebben besloten om vervolgsessies te organiseren met onze teams, met Sophie als trainer. We kijken ernaar uit om samen met NEH de volgende stappen te zetten in dit traject.

Bron: NEH, Foto: KleurrijkWonen